مع وجود الكثير من المعلومات الرقمية الواردة والصادرة من أجهزتك ، يمكن أن تكون إدارة الملفات الإلكترونية مهمة يجب القيام بها. تنتقل هذه الملفات من مكان إلى آخر دون توقف وغالباً بسرعة. إنه لأمر جيد أن تلحق التكنولوجيا بهذه المشكلات.
تنظيم الملفات 101
تجعل التكنولوجيا المشاركة والتخزين والاسترجاع فعالة وأقل صعوبة. أصبح الوصول السلس إلى الملفات الضرورية ممكنًا الآن. ستناقش هذه المقالة بعض النصائح الأساسية للمساعدة في تحسين كفاءة إدارة الملفات وإرشادك في فرز الأشياء.
1. تحسين عملية مشاركة الملفات الخاصة بك
عندما تتحدث عن تنظيم الملفات الفعال ، فأنت لا تتحدث فقط عن التخزين. سيكون من الأفضل معالجة كيفية التعامل مع هذه المستندات أو إرسالها أو مشاركتها مع أعضاء القسم.
على سبيل المثال ، يعد الفاكس طريقة قياسية لمشاركة المستندات ينفذها الجميع في عالم الشركات يوميًا. تميل المؤسسات التابعة للمالية والقانون والحكومة إلى استخدام هذا كأحد أدوات التواصل. ماذا لو كانت هناك طريقة لتعظيم إمكاناتها مع جعل مشاركة الملفات عملية فعالة مثل
فاكس بدون جهاز فاكس? ألن يساعد في تنظيم الأشياء حول مكتبك؟إذا حدثت عملية مشاركة الملفات داخل مكان العمل ، فيمكنك إنشاء خادم ملفات أو شبكة لمشاركة الملفات. سيساعد الأشخاص الذين لديهم إمكانية الوصول لاسترداد ملفاتهم.
2. قم بتخزين المستندات في مكان واحد
قضية تنظيم الملفات ابتليت بها الشركات لفترة طويلة الآن. إنه مصدر قلق متزايد بين الشركات لأن الكثير من ملفاتها الإلكترونية غالبًا ما يتم وضعها في غير مكانها أثناء التخزين والنقل. تزيد هذه المشكلة من تعقيد الموقف لأن الشركات تميل إلى مشاركة العديد من الملفات مع زملاء العمل.
لمكافحة هذا ، يقترح الخبراء إنشاء مجلد جذر واحد للسماح بالوصول السهل إلى الملفات التي تحاول استردادها. في هذه الطريقة ، قم بتخزين جميع ملفات العمل الخاصة بك في مجلد. بالنسبة لمستخدمي الكمبيوتر الشخصي ، الإعداد الافتراضي هو My Documents.
في بيئة مشتركة ، يمكنك أيضًا إنشاء مجلد Shared Documents. تتيح كلتا العمليتين لزملائك العثور على الملفات الأساسية منذ البداية. علاوة على ذلك ، فإن القيام بذلك يمهد الطريق لسهولة النسخ الاحتياطي والأرشفة عند انخفاض مساحات التخزين.
اقرأ أيضا: 13 من أفضل برامج إدارة الملفات المجانية لنظام التشغيل Windows 10 في عام 2021
3. تجنب تخزين الملفات على سطح المكتب الخاص بك
هذا الموضوع هو متابعة للنقطة الثانية أعلاه. تذكر ، يجب ألا يكون سطح المكتب هو مساحة التخزين الأساسية لملفاتك. بدلاً من ذلك ، يجب أن تكون نظيفة ومرتبة. يمكن أن يؤدي وضع العديد من الملفات وتركها بعيدًا إلى جعل المساحة بأكملها تبدو مزدحمة.
علاوة على ذلك ، قد يبدو أن تنظيف مساحة التشغيل الخاصة بك يمكن أن يكون مسعى مستهلكًا للوقت. بالنسبة لسطح المكتب غير المنظم بدرجة كبيرة ، يوصى باستخدام التطبيقات التي تساعد في مسح المستندات وفرزها.
4. اتبع إرشادات تسمية الملفات المحددة
قبل حفظ عملك الملفات في التخزين السحابي الخاص بك أو المجلد الجذر ، حاول مراقبة أنظمة تسمية الملفات المعمول بها. عادة ، ستحاول الشركات حل الانقسام بين آلاف المستندات التي تتحرك في كل قسم من خلال وضع القواعد والمبادئ التوجيهية لتسمية الملفات. قم بتدوين الشخصيات المألوفة مثل الشرطات السفلية والشرطات والنقاط.
يوصى أيضًا باستخدام الاختصارات القياسية والأسماء الوصفية. لا تنس أن تضيف التواريخ وأن تكون محددًا إذا لزم الأمر. الهدف من تسمية الملفات هو إخبار المحتويات بشكل صحيح دون الحاجة إلى فتحها. يمكنك اتباع بعض اصطلاحات التسمية القياسية مثل ما يلي:
- حسب تاريخ الوثيقة ؛
- حسب نوع الوثيقة ؛ و
- حسب القسم أو الشركة.
على سبيل المثال ، إذا كان الملف متعلقًا بخطاب متأخر ، يمكنك اختيار شيء يتوافق بشكل مناسب مع رسالتك. إذا بدت كل هذه الأمور مربكة ، فتذكر دائمًا أن هذه التفاصيل الصغيرة ستساعدك في تحديد الملف واسترجاعه.
اقرأ أيضا: أفضل 11 برنامجًا لتقطيع الملفات لنظام التشغيل Mac في عام 2021
5. أداء النسخ الاحتياطية للملفات بانتظام
يعد إجراء النسخ الاحتياطي للبيانات جزءًا مهمًا لضمان التدفق السلس للعمليات التجارية والاستمرارية. يحمي الشركة من الأحداث المؤسفة مثل فقدان البيانات الذي يمكن أن يكون نتيجة لما يلي:
- هجوم البرمجيات الخبيثة
- الأضرار التي لحقت محركات.
- محركات التخزين المسروقة ؛
- هجوم رانسوم وير
- قرصنة حسابات التخزين ؛ و
- حذف الملف.
يمكن تجنب هذه الأشياء إذا قمت بإنشاء بروتوكول نسخ احتياطي. لتوفير حماية كافية لعملك ، تحتاج إلى تنفيذ نظام نسخ احتياطي شامل للبيانات باتباع هذه المجموعات من العمليات:
- إجراء نسخ احتياطية للبيانات بانتظام ؛
- تخزين البيانات على محركات الأقراص والخدمات السحابية ؛ و
- لديك كلمة مرور للمجلدات والملفات
- احتفظ بمحركات التخزين في مكان خاص.
إذا كان أي فقد للبيانات سيؤدي إلى تدخل تجاري ، فقم بعمل نسخة احتياطية من المستندات الضرورية. الملفات المحذوفة قابلة للاسترداد إذا قمت بتثبيت برنامج الاسترداد. ومع ذلك ، فإن بعض التفاصيل من معاملة تجارية لا يمكن استعادتها على الأرجح إذا تم اختراق ملفات التخزين أو تلفها أو فقدها.
6. احذف الملفات القديمة وغير الضرورية
يمكن أن يكون حذف الملفات القديمة أمرًا مرهقًا للأعصاب. ومع ذلك ، يجب أيضًا مراعاة أن هذه المستندات غير الضرورية تضيف فوضى إلى نظام ملفات فوضوي بالفعل. تحقق من إرشادات شركتك حول عمليات حذف الملفات وتأكد من أنك لن تحتاج إلى ملفات العمل هذه مرة أخرى.
إذا لم تكن متأكدًا ، فأنشئ مجلدًا داخل المجلد الجذر الخاص بك وقم بتسميته "غير نشط" أو "قديم". قم بتخزين تلك الملفات القديمة في المجلد لحفظها حتى تتأكد من عدم استخدامها بعد الآن.
7. إنشاء الاختصارات والمفضلة
هذه الميزات رائعة للملفات والمجلدات التي تستخدمها كل يوم. بدلاً من شق طريقك عبر عدد لا يحصى من مواقع التخزين ، حاول إنشاء وصول لهذه الملفات. يمكن أن يكون حول علامة التبويب Finder لمستخدمي Mac أو الشريط الجانبي لـ File Explorer إذا كنت تستخدم جهاز كمبيوتر. سيؤدي استخدام هذه الخيارات إلى جعل البحث في ملفك أمرًا سهلاً.
اقرأ أيضا: أفضل 22 برنامج تحديث مجاني لنظام التشغيل Windows 10 و 8 و 7 في عام 2021 [محدث]
الأفكار الختامية: التنظيم هو المفتاح
من الضروري دائمًا أن تتذكر أنه من الأفضل تحديث ملفاتك وتنظيمها للحفاظ على التماسك أينما تخزن مستنداتك. هدفك الأساسي هنا هو ضمان أنه لا يزال بإمكانك العثور على ما تبحث عنه بعد إنشائه في نظام إدارة الملفات.
علاوة على ذلك ، تعتبر الإدارة السليمة للملفات الإلكترونية وتنظيمها أمرًا بالغ الأهمية بلا شك في إعداد بيئة مشتركة. إذا لم يكن زملاؤك في الجوار ، يمكنك تحديد موقع الملفات التي تم إنشاؤها بواسطتهم والوصول إليها بسرعة.
أثناء قيامك بمهامك اليومية ، ضع في اعتبارك الأفكار المذكورة هنا لفرز الملفات التي لديك. على المدى الطويل ، سيكون مناسبًا لك ولمؤسستك.