كيفية عمل قائمة منسدلة في Excel

لجعل مهام إدخال البيانات خالية من العيوب وسريعة ، يجب أن تتعلم كيفية إنشاء قائمة منسدلة في Excel.

Excel هو برنامج إدخال بيانات قوي. يمكنك استخدامه لاحتياجات إدخال البيانات الشخصية والمهنية مثل إنشاء قوائم اللوازم المكتبية ، وعمل قوائم اللوازم المنزلية ، وإنشاء مخزون لشركة صغيرة أو منزل ، وأكثر من ذلك بكثير.

في أي وظيفة لإدخال البيانات ، يجب عليك كتابة بيانات صغيرة مثل الأسماء والعناوين والكميات والمواقع والأسعار وما إلى ذلك. عندما يقوم شخص ما بتدقيق قاعدة البيانات هذه ، فقد يرغب في إدخال تعليقات مثل التدقيق ، المراجعة المعلقة ، العثور على خطأ ، وما إلى ذلك.

إذا بدأت أنت أو موظفك في القيام بذلك يدويًا ، فسيستغرق تحقيق الهدف أيامًا. ومن ثم ، يجب عليك أتمتة ورقة Excel حيث تلتقط البيانات. أمر القائمة المنسدلة في Excel هو أتمتة أساسية يمكنك استخدامها دون تعلم ترميز Visual Basic لبرنامج Excel. تابع القراءة لمعرفة كيفية إنشاء قائمة في Excel باستخدام القائمة المنسدلة.

ما هي القائمة المنسدلة في Microsoft Excel؟

قائمة Excel المنسدلة هي أداة التحقق من صحة البيانات لتطبيق Excel. يتطلب منك تحديد نطاق أو قائمة بيانات للقائمة المنسدلة. بعد ذلك ، ما عليك سوى تطبيق أمر التحقق من صحة البيانات للقائمة المنسدلة في الخلية المستهدفة أو نطاقات الخلايا للحصول على اقتراحات لإدخال البيانات.

تستبعد القوائم المنسدلة التخمين من مهمة إدخال البيانات. أيضًا ، لن ترتكب أي أخطاء إملائية وأخطاء أخرى عند استخدام ميزة القائمة المنسدلة في Excel. إنها أيضًا أداة أتمتة إدخال البيانات الأكثر استخدامًا على Microsft Excel.

فيما يلي بعض السيناريوهات التي يمكنك من خلالها تطبيق أمر التحقق من صحة البيانات هذا:

• أنت تُنشئ قاعدة بيانات في Excel ، وتحتاج إلى مشغلي إدخال البيانات لكتابة البيانات التي تحتاجها ، وليس المهملات.
• تريد فقط من مشغلي إدخال البيانات استخدام البيانات المصنفة عند إدخال المعلومات في ورقة عمل Excel.
• أنت تنشئ نماذج مجانية عبر الإنترنت أو بلا اتصال على Excel ، وتريد أن يقوم المستخدم بإدخال البيانات المتوفرة فقط في النموذج وليس أي شيء آخر.
• تتضمن قاعدة البيانات الخاصة بك أسماء مكررة وأرقام هواتف وعناوين وما إلى ذلك. أيضًا ، بناءً على هذه البيانات ، تدفع الفواتير أو الفواتير. ومن ثم ، فإن الدقة أمر بالغ الأهمية للمشروع. في مثل هذه الحالة ، يجب عليك استخدام القوائم المنسدلة في Excel.
• أنت تقوم بإنشاء ورقة Excel للمستلزمات المنزلية ، وتريد أن يقوم أفراد العائلة بإدخال إدخالات من قائمة العناصر المسموح بها فقط.
• يحب فريق إدخال البيانات استخدام اختصارات لوحة المفاتيح كثيرًا ، ولهذا ، توفر القوائم المنسدلة في Excel راحة لا مثيل لها.
• أنت تُنشئ قاعدة بيانات طلبات شراء أو مستلزمات مكتبية ، وتريد فقط من الموظفين إنشاء طلبات شراء للقرطاسية أو أجهزة تكنولوجيا المعلومات أو الملحقات المعتمدة مسبقًا.

هناك طريقتان لإنشاء قائمة في Excel باستخدام أسهم قائمة منسدلة. يستخدم أحدهما نطاق بيانات تم تكوينه مسبقًا ، والآخر يكتب الخيارات يدويًا. ابحث أدناه عن الخطوات الخاصة بالقائمة المنسدلة الأكثر تلقائية في Excel:

• قم بإنشاء ورقة عمل جديدة في Excel وقم بتسميتها قاعدة البيانات.
• الآن ، قم بإنشاء رأس عمود في الخلية أ 1 حسب النوع أو أي اسم آخر تفضله. على سبيل المثال ، أعطي القائمة المنسدلة رأس عمود أجهزة تكنولوجيا المعلومات في هذا البرنامج التعليمي.
• الآن ، انسخ البيانات والصقها من مكان آخر أو اكتب يدويًا لتعبئة الخلايا الموجودة أسفل رأس العمود بالعناصر التي تريدها في القائمة المنسدلة.
• أنا أكتب في خيارات طلب شراء جهاز تكنولوجيا المعلومات مثل الشاشة ، ومكبر الصوت ، وذاكرة الوصول العشوائي ، ووحدة المعالجة المركزية ، وحافظة الكمبيوتر ، ووحدة معالجة الرسومات ، ووحدة المعالجة المركزية ، وما إلى ذلك.

لقد نجحت حتى الآن في إنشاء قاعدة البيانات التي سيعرض منها أمر التحقق من صحة بيانات Excel خيارات القائمة المنسدلة أو الخيارات. الآن ، دعنا ننشئ القائمة المنسدلة الفعلية باتباع الخطوات المذكورة هنا:

• حدد الخلية حيث تريد إنشاء قائمة منسدلة في Excel.
• الآن ، انقر فوق بيانات علامة التبويب على قائمة شريط Excel.
• في ال أدوات البيانات قسم الأوامر ، انقر فوق تأكيد صحة البيانات سهم القائمة المنسدلة.
• سيتم فتح قائمة السياق مع بعض الخيارات. يختار تأكيد صحة البيانات.
• الآن ، يجب أن تشاهد ملف أمر التحقق من صحة البيانات أداة في ورقة العمل حيث تريد إضافة قائمة منسدلة لبرنامج Excel.
• يحتوي على ثلاث علامات تبويب. هذه هي رسالة الإدخال والإعدادات وتنبيه الخطأ.
• انقر إعدادات.
• تحت معايير التحقق من الصحة الخيار ، انقر فوق القائمة المنسدلة الموجودة أسفل ملف يسمح قائمة طعام.
• يختار قائمة من القائمة المنسدلة.
• بشكل افتراضي ، فإن ملف القائمة المنسدلة في الخلية و تجاهل الفراغ يجب فحص علامة الاختيار. إذا لم يكن كذلك ، تحقق منهم.
• انقر فوق السهم لأعلى في مصدر مجال. ال تأكيد صحة البيانات سيتم الآن تصغير مربع الحوار إلى شريط رفيع بحقل فارغ.
• اذهب إلى ورقة عمل قاعدة البيانات وحدد نطاق الخلايا في قائمة Excel المنسدلة.
• اختر بعض الخلايا الفارغة أسفل العنصر الأخير. سيساعدك في توسيع القائمة دون تعديل المصدر مرة أخرى.
• سيقوم Excel تلقائيًا بتعبئة البيانات المصدر للقائمة المنسدلة. تحتاج فقط إلى النقر فوق السهم لأسفل رقيقة تأكيد صحة البيانات حاجِز.
• يجب أن تشاهد الآن مربع الحوار الموسع التحقق من صحة البيانات مرة أخرى. ولكن ، هذه المرة ، سترى نطاق بيانات المصدر في مصدر مجال.
• فقط انقر نعم، وأنت على أتم استعداد.

تهانينا! لقد أنشأت أول قائمة منسدلة لك في Excel. الآن ، ما عليك سوى نسخ هذا في أي مكان آخر حيث تحتاج إلى إظهار نفس العناصر عندما يملأ موظف أو أي مستخدم آخر البيانات في ورقة إدخال البيانات.

قد ترغب في قفل ورقة عمل قاعدة البيانات بحيث لا يمكن لأي شخص إجراء أي تغييرات على قائمة الخيارات في القوائم المنسدلة في ورقة عمل إدخال البيانات. اتبع هذه الخطوات السريعة لتأمين عناصر القائمة:

• اختر نطاقات الخلايا التي تريد قفلها.
• انقر بزر الماوس الأيمن ثم حدد تنسيق الخلايا.
• اذهب إلى حماية علامة التبويب وحدد مقفل خيار.
• انقر نعم لتطبيق تنسيق الخلايا التغييرات.
• الآن ، انتقل إلى مراجعة علامة التبويب على شريط Excel.
• حدد ملف ورقة حماية أيقونة.
• على ال ورقة حماية في مربع الحوار ، أدخل كلمة مرور في الحقل الفارغ.
• أعد إدخال كلمة المرور ، وسيقوم Excel بإغلاق ورقة العمل للأبد.

إذا كنت تريد قائمة منسدلة قصيرة ، مثل نعم / لا ، مدقق / غير مدقق ، مخصص / مفتوح ، مكتمل / غير كامل ، وما إلى ذلك ، يمكنك استخدام القائمة اليدوية بدلاً من طريقة نطاق البيانات. أنه يوفر الوقت. إليك كيفية إنشاء قائمة منسدلة في Excel باستخدام عناصر القائمة:

• انقر فوق خلية لتعبئة قائمة منسدلة.
• يختار تأكيد صحة البيانات من بيانات علامة التبويب في قائمة الشريط.
• تحت يسمح القائمة ، انقر فوق قائمة.
• الآن ، ما عليك سوى كتابة قائمة العناصر في ملف مصدر مجال.
• تأكد من فصل كل عنصر بفاصلة.
• انقر نعم لتطبيق القائمة المنسدلة.

هذه هي الطريقة الأسهل والأسرع لإنشاء قائمة منسدلة بسيطة في Excel. ومع ذلك ، فإن الطريقة الأولى تكون أكثر موثوقية عندما تستخدم القوائم المنسدلة بكثرة.

قد لا تقول القائمة المنسدلة الفارغة الكثير لمشغلي إدخال البيانات. تحتاج إلى إضافة تعليمات محددة ، حتى لا يرتكبوا أي أخطاء. إليك كيفية إضافة رسالة إرشادية إلى القوائم المنسدلة في Excel:

• انقر فوق أي خلية تحتوي على ملف أمر التحقق من صحة البيانات.
• الآن ، انتقل إلى بيانات علامة التبويب> تأكيد صحة البيانات > انقر تأكيد صحة البيانات.
• داخل تأكيد صحة البيانات مربع الحوار ، انقر فوق رسالة الإدخال فاتورة غير مدفوعة.
• اكتب نصًا صغيرًا لملف عنوان ثم رسالة مفصلة في رسالة الإدخال مجال.
• انقر نعم لتطبيق التغييرات.

الآن ، عندما يحدد المستخدم خلية باستخدام أمر التحقق من صحة البيانات بالقائمة المنسدلة النشطة ، ستظهر لهم رسالة حول كيفية ملء الخلية باستخدام عناصر من القائمة المنسدلة.

إذا ارتكب شخص ما خطأ أثناء استخدام القوائم المنسدلة في ورقة إدخال بيانات Excel ، فيمكنك أيضًا إظهار رسالة خطأ. سيضمن هذا اتخاذ المستخدم إجراءات لحل الخطأ وعدم تخطي الخلية. فيما يلي خطوات تنشيط عرض تنبيه خطأ:

• اتبع الخطوات المذكورة سابقًا حتى تحصل على ملف تأكيد صحة البيانات صندوق المحادثة.
• الآن ، حدد ملف تنبيه خطأ فاتورة غير مدفوعة.
• اختيار نمط الخطأ من ثلاثة خيارات: إيقاف ، تحذير ، ومعلومات.
• ثم اكتب نصًا قصيرًا لملف عنوان التابع تنبيه خطأ.
• الآن ، أدخل رسالة مفصلة في ملف رسالة خطأ مجال.

عمل عظيم! مع تنشيط عرض تنبيه خطأ ، ستعرض ورقة العمل مربع حوار خطأ إذا قام شخص ما بكتابة أي شيء بخلاف العناصر المذكورة في القائمة المنسدلة في Excel.

أنت الآن تعرف كيفية إنشاء قائمة في Excel باستخدام قائمة منسدلة بطريقتين مختلفتين. يمكنك تجربة طرق إنشاء قوائم Excel المنسدلة وإنشاء نماذج إدخال البيانات لمساعدة موظفيك.

يمكنك أيضًا إنشاء قائمة لوازم منزلية سهلة الاستخدام لمحلات البقالة والأجهزة والملابس والأدوات المساعدة والمزيد باستخدام القوائم المنسدلة في Excel.

لا تنس التعليق أدناه إذا كنت تعرف طريقة رائعة أخرى لإنشاء قائمة منسدلة في Excel.

بعد ذلك ، تعلم أن إظهار الصفوف أو الأعمدة في Excel و البعض قوالب تقويم Excel لأي عام.