هناك دائمًا سبب لإرسال رسائل بريد إلكتروني إلى مختلف الأشخاص. إليك كيفية إنشاء قائمة توزيع في Outlook.
بصفتك مستخدم Outlook ، قد تحتاج إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني رسمية أو شخصية مهمة إلى عدة أشخاص. في مثل هذه الحالات ، سيحتاج إرسال رسائل البريد الإلكتروني بشكل فردي إلى مزيد من الوقت والجهد.
يمكنك إعداد قائمة توزيع في Outlook والتخلص من متاعب إضافة عناوين بريد إلكتروني متعددة في الحقل "إلى".
لكن أولاً ، لنتعرف على المزيد حول قائمة التوزيع وأهميتها.
ما هي قائمة التوزيع في Outlook؟
قائمة التوزيع هي قائمة جهات الاتصال أو عناوين البريد الإلكتروني التي يمكن استخدامها لتوزيع رسائل البريد الإلكتروني أو إرسالها إليهم جميعًا.
لذلك ، فهي مجموعة من عناوين البريد الإلكتروني التي يمكنك استخدامها لإرسال بريد إلكتروني. تم ذكر هذه القوائم أيضًا في إصدارات Outlook المختلفة كـ قائمة الإتصال ومجموعة الاتصال.
إذا كانت لديك قائمة توزيع ، فستظهر في قائمة جهات الاتصال ودفتر العناوين.
لماذا تحتاج إلى قائمة توزيع في Outlook؟
قد يكون إرسال بريد إلكتروني إلى مختلف الأشخاص أمرًا صعبًا ، خاصة إذا كنت جزءًا من مؤسسة تضم مئات أو آلاف الموظفين.
تعمل قائمة التوزيع على أتمتة هذه المهمة العادية والمتكررة المتمثلة في إضافة عناوين البريد الإلكتروني بشكل فردي عندما تريد إرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة من الأشخاص.
يمكنك إنشاء القائمة مرة واحدة واستخدامها لسنوات ما لم ينضم أو يغادر بعض الموظفين المنظمة أو الفريق.
في هذه الحالة ، يمكنك أيضًا تحرير قائمة التوزيع بسهولة لتحديثها باستمرار. علاوة على ذلك ، تساعدك قائمة التوزيع على تجنب إضافة شخص ما عن طريق الخطأ كمستلم للبريد الإلكتروني الخاص بك.
الفرق بين قائمة التوزيع ومجموعة التوزيع ومجموعة الاتصال
ستجد أن المصطلحات مثل قائمة التوزيع ومجموعة جهات الاتصال تُستخدم بالتبادل في نظام Microsoft أو Outlook.
في حين أن هذه تعني نفس الشيء ، يتم استخدام قائمة التوزيع في الإصدارات القديمة من تطبيق Outlook.
قد يستخدم بعض الأشخاص أيضًا مصطلحات مثل مجموعة التوزيع وقائمة جهات الاتصال للإشارة إلى قائمة التوزيع.
في حالة اشتراكات Office 365 ، فإن قوائم التوزيع مخصصة للمؤسسة بأكملها.
إلى جانب إدارتها مركزيًا ، تتلقى هذه القوائم رسائل بريد إلكتروني من البريد الإلكتروني للمؤسسة بدلاً من عنوان البريد الإلكتروني الشخصي.
على العكس من ذلك ، يمكن إنشاء مجموعات جهات الاتصال على حساب بريد إلكتروني شخصي في Outlook.
إنشاء قائمة توزيع في Outlook من تطبيق الويب
أثناء الوصول إلى Outlook الخاص بك من تطبيق الويب ، يمكنك اتباع هذه الخطوات لإضافة قائمة جهات اتصال أو قائمة توزيع:
- يفتح الآفاق في متصفح الويب وانقر على الناس أيقونة.
- اضغط على سهم القائمة المنسدلة بجانب جهة اتصال جديدة لتحديد ال قائمة جهات اتصال جديدة.
- ستظهر نافذة منبثقة على الشاشة.
- تحتاج إلى إدخال اسم للقائمة.
- أضف عناوين البريد الإلكتروني لجميع الأشخاص الذين تريد تضمينهم في قائمة التوزيع هذه.
- إذا كنت تريد ، يمكنك أيضًا إضافة وصف.
- انقر منتهي، وقمت للتو بإنشاء ملف قائمة توزيع Outlook.
- عند إرسال بريد إلكتروني إلى المجموعة ، أضف اسم المجموعة في ملف إلى الحقل.
كيفية إنشاء قائمة توزيع في Outlook Desktop
حتى إذا كان لديك تطبيق Outlook على نظام التشغيل Windows ، يمكنك بسهولة إنشاء قائمة توزيع تُعرف باسم مجموعة جهات الاتصال. فيما يلي الخطوات السريعة لإنشاء قائمة توزيع Outlook هناك:
- افتح ال تطبيق Outlook وحدد ملف الناس فاتورة غير مدفوعة.
- اضغط على جهة اتصال جديدة سهم القائمة المنسدلة.
- يختار مجموعة الاتصال.
- سترى نافذة جديدة لتلك المجموعة أو القائمة.
- في ال حقل الاسم، أضف اسم القائمة.
- انقر فوق إضافة عضو زر.
- اختر من حيث (جهات اتصال Outlook ، دفتر العناوين ، جهة اتصال البريد الإلكتروني) تريد إضافة أشخاص إلى هذه المجموعة.
- حدد شخصًا ما ، وانقر فوق أعضاء زر لإضافتها إلى القائمة.
- لتحديد عدة أشخاص في وقت واحد ، اضغط على كنترول مفتاح أثناء اختيار جميع الأسماء.
- عند الانتهاء ، انقر فوق نعم للعودة إلى مجموعة الاتصال نافذة او شباك.
- انقر حفظ وإغلاق لتطبيق التغييرات.
كيفية إنشاء قائمة توزيع في Outlook لنظام التشغيل Mac
ميزة قائمة توزيع outlook متاحة أيضًا لمستخدمي Mac. لذلك ، يمكنك إنشاء قائمة توزيع في Outlook Mac من خلال الخطوات التالية:
- يفتح Outlook لنظام التشغيل Mac واختر الناس.
- يختار قائمة جهات اتصال جديدة تحت بيت فاتورة غير مدفوعة.
- قم بتعيين اسم للقائمة.
- انقر فوق يضيف زر واكتب الأحرف القليلة الأولى من اسم جهة الاتصال التي تريد تضمينها.
- حدد هذا الاسم لإضافته.
- اكتب عنوان البريد الإلكتروني لإضافة شخص غير موجود في قائمة جهات الاتصال.
- انقر على حفظ وإغلاق زر عند إضافة جميع الأسماء بنجاح.
خاتمة
الآن بعد أن عرفت كيفية إنشاء قائمة توزيع في Outlook ، يمكنك إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بسهولة إلى العديد من الأشخاص.
سواء كنت تستخدم Windows أو Mac ، فإن اتباع خطواتنا سيساعدك في إنشاء قائمة توزيع Outlook.
يمكنك التعليق لمشاركة تجربتك مع إعداد قائمة توزيع في Outlook. بعد إنشاء قائمة ، قد ترغب في مشاركة قائمة الاتصال مع مستخدم Outlook آخر.