كيفية دمج المراسلات من Excel إلى Word بطريقتين

إذا كنت تكافح لإرسال رسائل بريد إلكتروني أو رسائل بريد إلكتروني مجمعة إلى العملاء والعملاء من خلال تخصيص محتوى كل مستند ، فيمكن أن يساعدك دمج البريد. لدمج البريد ، أفضل تركيبة هي Excel و Word. اكتشف هنا كيفية دمج البريد من Excel إلى Word بطريقتين سهلتين.

دمج البريد هو الشكل الأقل تكلفة لأتمتة العمل المكتبي على أجهزة الكمبيوتر المكتبية والمحمولة. تحتاج فقط إلى تكوين تطبيق Microsoft Word لجلب البيانات لنصوص العناصر النائبة من قاعدة بيانات مثل ملف Excel لمستند واحد.

بمجرد التعيين ، يمكنك إنشاء رسائل ومغلفات ورسائل بريد إلكتروني وأدلة وتسميات عناوين مخصصة وما إلى ذلك بنقرة واحدة. إذا تعلمت كيفية القيام بدمج البريد من Excel إلى Word ، فيمكنك إنشاء فواتير وفواتير شهرية ، تفاصيل الاشتراك والعديد من المستندات الرسمية الأخرى لمئات وآلاف العملاء في القليل نقرات.

من خلال تعلم كيفية القيام بدمج البريد في Word من Excel ، يمكنك إنشاء رسائل بريد إلكتروني ورسائل بريد إلكتروني غنية بالبيانات وتجنب الأخطاء البشرية التي تشكل خطرًا عند إنشاء مثل هذه المستندات يدويًا. لذلك دعونا نبدأ مع طرق القيام بدمج البريد من Excel إلى Word.

هناك طريقتان للقيام بدمج البريد من Excel إلى Word. الطريقة الأولى هي الطريقة اليدوية حيث تقوم بإضافة نصوص العنصر النائب بنفسك لمستند واحد ويقوم Word بالباقي لبقية رسائل البريد الإلكتروني أو رسائل البريد الإلكتروني. تعرف على خطوات دمج البريد اليدوي هنا:

أولاً ، تحتاج إلى إنشاء قاعدة بيانات من خلالها يقوم برنامج MS Word بجلب البيانات إلى حقول دمج المراسلات ضمن نموذج البريد الإلكتروني والبريد والفاتورة وما إلى ذلك. يجب عليك إنشاء قاعدة بيانات Excel بحيث تتوفر جميع البيانات المتعلقة بمستلم واحد في صف واحد.

يمكنك فصل البيانات المختلفة في صف واحد تحت رؤوس أعمدة مختلفة. ستعمل رؤوس الأعمدة هذه كنظير لحقول دمج المراسلات في Word. يمكنك إنشاء رأس العمود كما يحلو لك الآن. ولكن في وقت لاحق ، يجب إجراء تعديلات طفيفة في رؤوس الأعمدة لمطابقة الحقول في Word.

ابحث أدناه عن الخطوات الأساسية لإنشاء قاعدة بيانات لدمج البريد في Excel. سينشئ هذا البرنامج التعليمي فاتورة للأعمال التجارية الصغيرة أو المنزلية حيث يمكنك إرسال فواتير مجمعة و فواتير شهرية لآلاف العملاء بتكلفة معقولة دون الاعتماد على حلول مكلفة عبر الإنترنت أو طرف ثالث الوكالات:

• أنشئ ملف Excel فارغًا وأعد تسمية اسم الورقة إلى الفواتير.
• يجب ملء كافة البيانات لدمج البريد في ورقة العمل هذه.
• الآن قم بإنشاء العناصر التي تريد تضمينها في مستند دمج المراسلات كـ رؤوس الأعمدة. هذه سوف تعمل مثل حقول دمج المراسلات في كلمة.
• اكتب اسم العميل وجميع المعلومات الأخرى ذات الصلة تحت رأس العمود المعني في نفس الصف. إذا قمت بتغيير الصفوف الخاصة بالعميل نفسه ، فلن يتمكن Word من تعبئة المعلومات الصحيحة في المستند المدمج.

• مع زيادة قاعدة عملائك ، يمكنك البدء في إضافة أسماء عملاء جديدة ضمن رأس عمود العميل.
• يمكنك أيضًا إضافة بيانات جديدة للعملاء الحاليين أو الجدد ضمن رؤوس الأعمدة المحددة.
• في كل مرة تقوم فيها بتحديث قاعدة البيانات هذه ، سيقوم برنامج Word المدمج تلقائيًا بإنشاء مستند عميل جديد لإضافته العملاء ، قم بحذف العملاء إذا قمت بحذف بعضها ، وقم أيضًا بتحديث الأرقام الموجودة في المستند وفقًا للمعلومات الواردة في Excel قاعدة البيانات.
• دمج المراسلات في Word لن يستورد تنسيق الأرقام من Excel. للاحتفاظ بعناصر تنسيق الأرقام ، مثل الكسور العشرية ورموز العملات وما إلى ذلك ، تحتاج إلى إدخال رمز قصير في حقول دمج المراسلات المحددة. سأذكر الرمز والحيلة لاستخدامه لاحقًا في هذا البرنامج التعليمي.

هذا كل شيء! لقد نجحت في إنشاء قاعدة بيانات Excel لمشروع دمج البريد. عمل عظيم! لنبدأ في إنشاء قالب دمج المراسلات في Microsoft Word.

أولاً ، تحتاج إلى صياغة الفاتورة بالبريد الإلكتروني أو البريد الذي تريد إرساله إلى عملائك وعملائك. يجب أن تحتوي الرسالة على بعض المعلومات الأساسية عنك كما هو موضح أدناه. هذه ثابتة لجميع رسائل البريد الإلكتروني والبريد الإلكتروني.

• اسمك
• اسم عملك
• عنوان عملك
• شعار الشركة (إن وجد)
• خط التوقيع

الآن بعد أن أنشأت قالب Word الذي ستضيف عليه حقول دمج البريد ، دعنا نرى الخطوات أدناه:

• انقر فوق علامة التبويب المراسلات في شريط Word ثم حدد بدء دمج المراسلات.

• من قائمة منسدلة، اختر نوع المستند الذي تريد إعداده. دعونا نحدد رسائل البريد الإلكتروني.
• الآن ، انقر مرة أخرى المراسلات لكن هذه المرة اختر حدد المستلمون.
• نظرًا لأنك تريد إجراء دمج مراسلات من Excel إلى Word ، فحدد ملف استخدم قائمة موجودة خيار.

• الآن ، حدد موقع قاعدة بيانات دمج المراسلات التي تم إنشاؤها مسبقًا في Excel وحدد ملف الفواتير ورقة العمل في حدد الجدول صندوق المحادثة.
• الآن ، يجب أن ترى أن ملف كتابة وإدراج الحقول يتم تنشيط مجموعة الأوامر في قائمة شريط Word> المراسلات.

لقد قمت حتى الآن بتوصيل قاعدة بيانات Excel لدمج البريد بـ Word. بعد ذلك ، سنتعلم كيفية ملء الحقول المطلوبة في مستند قالب دمج المراسلات أدناه:

• انقر على خط تحياتي الخيار في علامة التبويب المراسلات وإنشاء سطر الترحيب الذي تريد إضافته. ال «خط الترحيب» سيظهر نص العنصر النائب.

• الآن ، يمكنك كتابة بيان يذكر دفع الفاتورة. سيكون هذا بيانًا ثابتًا ينتقل إلى جميع المستلمين.
• أسفل سطر الترحيب ، يمكنك إضافة حقول دمج بريد أخرى مثل البريد الالكتروني للمستخدم«البريد الإلكتروني للعميل»; رقم الفاتورة: «Invoice_Number»; تاريخ الفاتورة: «Invoice_Date»، إلخ.

• ثم ، انقر فوق أدخل حقل دمج خيار لبدء إضافة المكونات الديناميكية لمشروع دمج المراسلات.
• سيعرض الأمر "إدراج حقل دمج" كافة رؤوس الأعمدة المتوفرة في قاعدة بيانات Excel التي أضفتها إلى مستند دمج المراسلات. خذ وقتك لإضافة الحقول التي تريدها.

• على سبيل المثال ، يمكنك إضافة حقول الدمج هذه: «Services_Line_1»; «Date_Line_1»; «Amount_Line_1»; «Services_Line_2»; «Date_Line_2»; «Amount_Line_2»; "المبلغ الإجمالي_".

• الآن بعد أن أضفت جميع الحقول الديناميكية ، يمكنك إغلاق بريدك الإلكتروني عن طريق إضافة ملاحظة ختامية وسطر توقيع. مرة أخرى ، سيكون هذا مكونًا ثابتًا.
• يمكنك الآن النقر فوق معاينة النتائج زر تحت علامة التبويب المراسلات لعرض أول مستند مدمج.

كما ترى في المعاينة أن مبلغ الفاتورة لا يعرض العملة أو النقاط العشرية. لحل هذه المشكلة ، اتبع الخطوات الموضحة هنا:

• انقر بزر الماوس الأيمن فوق ملف «Amount_Line_1» حقل دمج المراسلات وانقر تبديل رموز الحقول.

• الآن ، يجب أن ترى MERGEFIELD ثم الحقل.
• أدخل الكود التالي كما هو موضح في الصورة أعلاه:

#$0.00

• الآن ، حدد الحقل مرة أخرى ، وانقر بزر الماوس الأيمن ، و تبديل رموز الحقول.

• بعد ذلك ، راجع المعاينة لتأكيد ما إذا كان دمج البريد يستورد تنسيق الأرقام أم لا.
• يمكنك الآن إدخال الرمز أعلاه في حقول دمج البريد الأخرى بأرقام مثل «Amount_Line_2» و "المبلغ الإجمالي_".

يمكنك تمييز البيانات المهمة في قالب البريد الإلكتروني الآن. سيحمل دمج المراسلات في Word التنسيق في كافة المستندات الأخرى التي تقوم بإنشائها في مشروع دمج المراسلات هذا.

بمجرد أن تصبح جاهزًا ، انقر فوق إنهاء ودمج > تحرير المستندات الفردية > الجميع في ال دمج السجلات صندوق المحادثة. انقر نعم لإنشاء جميع المستندات المدمجة لكل عميل في قاعدة بيانات Excel.

سينشئ دمج المراسلات في Word مستندًا جديدًا مع رسائل البريد الإلكتروني المدمجة. لذلك ، يجب عليك حفظ الملف بشكل منفصل أو إرسال رسائل البريد الإلكتروني على الفور.

الطريقة الثانية للقيام بدمج المراسلات هي باستخدام معالج دمج المراسلات في Microsoft Word. ومع ذلك ، فهذه طريقة صعبة. يجب تعديل قاعدة البيانات المصدر في Excel وفقًا لحقول دمج المراسلات المتوفرة في Word. إليك ما عليك القيام به لتجربة الدمج التلقائي للبريد في Word:

• قم بإنشاء مستند Word القالب ثم انقر فوق المراسلات > بدء دمج المراسلات > نوع الوثيقة التي تريد إنتاجها.

• ثم اضغط بدء دمج المراسلات مرة أخرى ثم حدد معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة.

• ستظهر الإرشادات في ست خطوات في جزء التنقل الأيمن من Word.
• تحتاج إلى تنفيذ المهمة الموضحة في الخطوة الأولى ثم النقر فوق التالي: بدء المستند لاتباع المعالج.

يمكنك دمج البيانات في Word من Excel تلقائيًا باستخدام ميزة دمج المراسلات في Word. لهذا ، يجب أن يكون لديك ملف Excel معك. بعد ذلك ، قم بإنشاء مستند Word جديد وابدأ في كتابة بريدك الإلكتروني أو بريدك. في الأماكن التي تريد استيراد القيم فيها من Excel ، انقر فوق حقل إدراج دمج المراسلات وأضف القيمة المطلوبة.

قبل القيام بذلك ، يجب عليك إضافة قاعدة بيانات Excel بالانتقال إلى المراسلات> تحديد المستلمين> استخدام قائمة موجودة واختيار ملف Excel. بمجرد إنشاء مستند القالب يدويًا ، قم بإنهاء دمج البريد وسيقوم Word بإنشاء جميع رسائل البريد الإلكتروني أو رسائل البريد الأخرى تلقائيًا للمستلمين المعنيين.

يمكنك إنشاء دمج مراسلات من بيانات Excel كما تفعل عادةً مع قائمة جديدة من جهات الاتصال أو جهات الاتصال من Outlook. ولكن ، لاستخدام البيانات من ورقة عمل Excel ، اتبع الخطوات التالية:

• احفظ ملف Excel وقالب دمج المراسلات في Word على التخزين المحلي.
• افتح ملف Word وانقر فوق المراسلات.
• الآن ، اختر خيار تحديد المستلمين وانقر فوق استخدام قائمة موجودة.
• انتقل الآن إلى محرك الأقراص حيث يوجد ملف Excel ، وحدده ، ثم انقر فوق فتح.
• هذا كل شيء! لقد نجحت في ربط ملف Excel لدمج البريد.

وفقًا لمعالج دمج المراسلات خطوة بخطوة ، فيما يلي الخطوات الست لدمج البريد في Word:

• حدد نوع المستند مثل الأحرف والمغلفات والأدلة وما إلى ذلك.
• حدد مستند البداية مثل المستند الحالي أو المستند الحالي
• حدد المستلمين من قائمة موجودة (Excel) أو جهات اتصال Outlook أو قائمة جديدة
• اكتب رسالتك
• معاينة رسائلك
• أكمل الدمج

أنت الآن تعرف كيفية دمج المراسلات من Excel إلى Word باتباع الطريقة اليدوية أو معالج دمج المراسلات في Word. جرب أيًا من الطرق بناءً على مستند دمج المراسلات وقاعدة البيانات ودرجة التخصيص التي تحتاجها.

لا تنس التعليق أدناه إذا كنت تعرف أي طرق أخرى سهلة حول كيفية القيام بدمج البريد في Word من Excel. قد ترغب أيضا في معرفة كيفية طباعة الملصقات من Excel باستخدام دمج البريد في MS Word و دمج التعليقات والتغييرات من مستندات متعددة.