يتم الآن طرح ملاحظات الاجتماع التعاوني لعملاء Teams وهم يفعلون بالضبط ما يقولونه في العلبة.
يعد الاتصال والتعاون عبر الإنترنت مجال تركيز رئيسي لبيئات العمل المختلطة ، ومن المهم لبرامج مثل Microsoft Teams مواكبة هذا الطلب. مايكروسوفت يقوم بانتظام بتحديث Teams بميزات جديدة وتحسينات لمواصلة جذب المستخدمين الجدد. الآن ، أضافت وظيفة مفيدة للغاية إلى Teams في شكل ملاحظات اجتماع تعاونية.
أصبح مستخدمو Microsoft Teams Public Preview الآن نفوذًا ملاحظات تعاونية في الاجتماعات. يفعلون بالضبط ما يقولون على القصدير بمعنى أنهم يسمحون لك بالمشاركة والتعاون في ملاحظات الاجتماع في مكان موحد بدلاً من جعلك تدون ملاحظات في الدردشة أو في مكان منفصل برنامج. الهدف هو جعل إجراءات الاجتماع أكثر كفاءة وملاءمة للجميع.
من خلال الملاحظات التعاونية ، يمكن للمستخدمين العمل معًا لتدوين الملاحظات وإنشاء جداول الأعمال وإنشاء عناصر الإجراءات. بالإضافة إلى ذلك ، ستتم مزامنة أي مهام تم تعيينها باستخدام الملاحظات التعاونية تلقائيًا مع تطبيق المهام في Teams و To Do و Planner لتتبع عناصر الإجراءات بشكل أفضل. علاوة على ذلك ، يمكن أيضًا استخدام مكونات Microsoft Loop في Teams للسماح للمستخدمين بالتعاون داخل رسالة محادثة. يمكّنهم ذلك من إبقاء الجميع على اطلاع حيث ستتم مزامنة الملاحظات عبر جميع الأجهزة.
لاستخدام ملاحظات الاجتماع التعاونية ، حدد موعدًا لاجتماع على Teams وأضف جدول أعمال متكررًا لجميع الاجتماعات عن طريق النقر فوق أضف أجندة يمكن للجميع تعديلها الخيار الموجود في الجزء السفلي من النموذج. بعد انضمامك إلى اجتماع Teams ، انقر فوق ملحوظات زر في شريط الأدوات في الجزء العلوي للوصول إلى الملاحظات التعاونية في جزء منفصل. يمكنك مراجعة أو إنشاء جدول أعمال في هذا الجزء ، جنبًا إلى جنب مع تدوين الملاحظات وتتبع المهام. كما ذكرنا سابقًا ، إذا تم تعيين مهمة لك ، فستتم مزامنتها تلقائيًا مع تطبيق المهام في Teams و Planner و To Do ، وسيتم أيضًا إرسال بريد إلكتروني إليك حول المهمة. يمكن أيضًا مزامنة الملاحظات مباشرةً مع OneNote الخاص بك بينما تتيح لك Loop عرضها في أي وقت ، مباشرةً في Teams.
نظرًا لأن هذه الميزة حاليًا في المعاينة العامة ، فمن المفهوم أن هناك بعض المشكلات المعروفة. يتضمن ذلك المستخدمين الخارجيين والضيوف الذين لا يتمكنون من الوصول إلى ملاحظات الاجتماع على الإطلاق ، ورسائل الخطأ إذا تحضر اجتماعًا مع أكثر من 100 مشارك أو إذا كنت حاضرًا في 300 اجتماع تتضمن مهام. علاوة على ذلك ، إذا كنت ترغب في وضع علامة على شخص ما بملاحظات مفتوحة في Microsoft 365 ، فستحتاج أولاً إلى منحه حق الوصول من خلال ملف مشاركة وإخطار الحوار.
وبالمثل ، هناك العديد من القيود أيضًا. ملاحظات الاجتماع غير مدعومة في المكالمات الفردية واجتماعات القنوات وخيار "لقاء الآن". بالإضافة إلى ذلك ، لا تعمل ملاحظات الاجتماع في تطبيق الأجهزة المحمولة حاليًا ، حيث يتم التخطيط لبدء التنفيذ في أغسطس 2023. أخيرًا ، لاحظت Microsoft أنه "إذا كان مالك الاجتماع يستخدم صندوق بريد مخزنًا على خادم Exchange داخل الشركة ، فلا يمكن إضافة الملاحظات التعاونية إلى الاجتماع في وقت الجدولة. لإضافة ملاحظات تعاونية ، سيحتاج مالك الاجتماع أولاً إلى إرسال دعوة الاجتماع ، ثم إضافة ملاحظات تعاونية لاحقًا. "
من حيث التوفر ، لا يمكن استخدام ملاحظات الاجتماع إلا بواسطة عملاء Teams Public Preview الذين يستخدمون Windows أو macOS أو إصدار الويب من Teams. في حالة عدم ظهور خيار لملاحظات الاجتماع ، هذا ما يحتاجه مسؤولو تكنولوجيا المعلومات والمستخدمون النهائيون لتمكين ملاحظات الاجتماع:
- إذا كان اتبع Office Preview تم تحديد الخيار ، فإنه يقوم تلقائيًا بتمكين ميزات Teams Public Preview لأي مستخدم مسجل في Office Current Channel (Preview). لا يوجد المزيد من الإجراءات المطلوبة من قبل المستخدم النهائي.
- إذا كان ممكن الخيار ، يجب على المستخدم النهائي أيضًا الاشتراك في المعاينة العامة لـ Teams في تطبيق Teams الخاص بهم للوصول إلى ميزات Teams Public Preview.
- إذا كان قسري يتم تحديد الخيار ، فإنه يقوم تلقائيًا بتمكين Teams Public Preview للمستخدم النهائي. لا يوجد المزيد من الإجراءات المطلوبة من قبل المستخدم النهائي.
بالطبع ، نظرًا لأن ملاحظات الاجتماع موجودة حاليًا في المعاينة العامة فقط ، تأكد من تقديم ملاحظات Microsoft مباشرةً من خلال ملف مساعدة> إبداء الرأي زر في تطبيق Teams.