يعد Microsoft Excel أداة رائعة لتخزين معلومات الاتصال والعناوين الخاصة بالعميل، مما يجعله خيارًا مثاليًا لإنشاء وتنظيم قائمة العناوين البريدية لجهات الاتصال الخاصة بك. ومع ذلك، إذا كنت تريد طباعة ملصقات للأظرف وبطاقات التهنئة وما إلى ذلك، من قائمة العناوين التي قمت بإنشائها في Microsoft Excel، فيجب عليك استخدام ميزة "دمج المراسلات" في Microsoft Word.
وبشكل أكثر تحديدًا، يقدم Microsoft Word ميزة قوية تسمى "دمج المراسلات" والتي تسهل إنشاء التسميات وطباعتها من ورقة عمل Excel.
سنوضح لك في هذا الدليل خطوة بخطوة كيفية إنشاء قائمة عناوين بريدية في Microsoft Excel وكيفية طباعة التسميات من هذه القائمة باستخدام ميزة "دمج المراسلات" في Microsoft Word.
كيفية طباعة التسميات من ملف قائمة عناوين Excel باستخدام Word Mail Merge.
الخطوة 1. قم بإعداد القائمة البريدية في برنامج Excel لطباعة الملصقات.
قبل إنشاء التسميات البريدية وطباعتها، تحتاج إلى إعداد قائمة العناوين الخاصة بك في Excel بشكل صحيح. يتضمن ذلك إدخال رؤوس الأعمدة لكل عنصر متطلبات تريد إضافته إلى التسميات، مثل الاسم الأول واسم العائلة والعنوان والرمز البريدي وما إلى ذلك.
دعونا نرى كيفية إنشاء قائمة عناوين في Excel لطباعة الملصقات البريدية:
1. افتح Microsoft Excel وقم بإنشاء مصنف جديد.
2. أدخل رؤوس الأعمدة التالية لكل عنصر يجب أن يتضمنه عنوان المستلم:
- الاسم الأول
- اسم العائلة
- عنوان الشارع
- مدينة
- ولاية
- الرمز البريدي
3. الآن املأ المعلومات المعنية أسفل كل رأس عمود.
4. عند الانتهاء، تأكد من عدم وجود صفوف أو أعمدة فارغة، واحفظ ورقة العمل.
الخطوة 2. قم بتسمية القائمة البريدية (اختياري).
بعد إنشاء قائمتك البريدية في Excel، من المفيد أن تعطيها اسمًا. من خلال تسمية مجموعة البيانات، يمكنك الرجوع إليها بسهولة عند توصيلها بمستند Word لدمج البريد.
1. لتسمية القائمة البريدية، حدد قائمة العناوين، بما في ذلك الرؤوس.
2. اذهب الى الصيغ علامة التبويب وانقر على تحديد الاسم من مجموعة الأسماء المعرفة.
3. أدخل اسمًا للجدول في اسم مربع وانقر نعم.*
* ملحوظة: إذا كان الاسم يتكون من عدة كلمات، فاستخدم الشرطة السفلية "_" بينها وتجنب استخدام المسافات أو الواصلات.
4. يحفظ و يغلق مايكروسوفت اكسل.
الخطوه 3. قم بإعداد مستند دمج المراسلات في Word.
حان الوقت الآن لإعداد مستند دمج المراسلات في Microsoft Word، لطباعة التسميات الخاصة بك.
1. افتح مستند وورد فارغًا.
2. من المراسلات علامة التبويب، انقر فوق بدء دمج المراسلات وحدد تسميات الخيار من القائمة المنسدلة.
3. اختر بائع الملصق الخاص بك ورقم المنتج في خيارات التسمية نافذة الحوار.
4. التالي، انقر على تفاصيل الزر الموجود في الزاوية السفلية اليسرى من النافذة.
5. تابع ضبط هوامش التسمية والارتفاع والعرض ودرجة الصوت والحجم إذا كنت بحاجة إلى ذلك ثم انقر فوق نعم.
6. بعد ذلك، انقر فوق نعم في مربع الحوار "خيارات التسمية" لحفظ التغييرات.
الخطوة 4. تمكين تحويل تنسيق الملف بين Excel وWord.
لتوصيل مستند Word الخاص بك بورقة عمل Excel بقائمة العناوين، يتعين عليك التأكد من تمكين تحويل تنسيق الملف بين برنامجي Microsoft.
1. في برنامج Word، انقر فوق ملف علامة التبويب، ثم حدد خيارات في أسفل الشريط الجانبي الأيسر.
2. في نافذة خيارات Word، حدد متقدم في الجزء الأيسر.
3. الآن، قم بالتمرير لأسفل إلى أجناسقسم l، تحقق من تأكيد تحويل تنسيق الملف عند الفتح الخيار، ثم انقر فوق نعم.
الخطوة 5. حدد قائمة عناوين Excel للتسميات الخاصة بك.
انتقل الآن إلى "ربط" مستند Word بقائمة عناوين Excel الخاصة بك.
1. في مستند Word، انتقل إلى المراسلات علامة التبويب مرة أخرى، انقر فوق حدد المستلمين ثم اختر استخدم قائمة موجودة من القائمة المنسدلة.
2. حدد موقع ملف Excel الذي يحتوي على القائمة البريدية وحدده، ثم انقر فوقه يفتح.
3. في مربع الحوار تأكيد مصدر البيانات، حدد ملفات قاعدة بيانات OLE DB وانقر نعم.
4. ثم حدد القائمة البريدية المسماة أو ورقة العمل التي تحتوي على قائمة العناوين وانقر فوق نعم.
5. يتم الآن ملء مستند Word بتسميات العناوين التي تشير إلى "السجل التالي".
الخطوة 6. تحرير قائمة المستلمين لدمج المراسلات.
بمجرد ربط مستند Word بالقائمة البريدية لـ Excel، تابع مراجعة قائمة المستلمين وتحريرها، إذا لزم الأمر، قبل الدمج النهائي.
1. في المراسلات علامة التبويب، انقر فوق تحرير قائمة المستلمين.
2. ستعرض نافذة "مستلمو دمج البريد" كافة المستلمين من قائمة العناوين الخاصة بك. تابع فرز المستلمين أو تصفيتهم أو إزالتهم إذا لزم الأمر عن طريق إلغاء تحديد مربع الاختيار الموجود بجوار أي مستلم لا تريد تضمينه. ثم اضغط نعم للتأكيد.
الخطوة 7. تخصيص حقول دمج البريد (عناصر التسمية)
انتقل الآن إلى تخصيص عناصر التصنيف ومظهرها وفقًا لاحتياجاتك.
1. اضغط على كتلة العنوان الخيار في المراسلات مجموعة "كتابة وإدراج الحقول" في علامة التبويب.
2. تابع وحدد تنسيق اسم المستلم، وذلك باختيار الاسم الذي تريده من قائمة الخيارات المتاحة ضمن "أدخل اسم المستلم بهذا التنسيق".
3. التالي، انقر فوق حقول المباراة زر لمطابقة الحقول الصحيحة من قائمة عناوين Excel.
4. في نافذة "مطابقة الحقول"، تأكد من تعيين الحقول المطلوبة للتسميات بشكل صحيح مع الحقول المقابلة (رؤوس الأعمدة) في قائمة عناوين Excel.
إذا لم تكن متطابقة، استخدم زر القائمة المنسدلة بجوار كل حقل وحدد عنوان العمود الصحيح لقائمة عناوين Excel. ثم اضغط نعم لتأكيد المباريات.
5. ثم اضغط نعم مرة أخرى لتطبيق التغييرات.
6. الآن، «حظر العنوان» سيظهر العنصر النائب على التسمية الأولى.
7. انقر تحديث التسميات (على ال المراسلات tab) لتحديث جميع التسميات الأخرى في مستند Word.
الخطوة 8. معاينة التسميات الخاصة بك وإنهاء دمج البريد.
الآن، دعونا نرى كيف ستبدو الملصقات بعد طباعتها.
1. في علامة التبويب البريد، انقر فوق معاينة النتائج زر.
2. انظر الآن كيف ستظهر الملصقات إذا تمت طباعتها. إذا كنت تريد تغيير مظهرها، فحدد التسمية الأولى واستخدم أدوات تنسيق النص في بيت فاتورة غير مدفوعة. عند الانتهاء، انقر فوق تحديث التسميات في المراسلات لتطبيق التنسيق على كافة التصنيفات.
3. إذا بدا كل شيء نعم، اذهب إلى المراسلات علامة التبويب، انقر فوق إنهاء ودمج الخيار وحدد تحرير المستندات الفردية من القائمة المنسدلة.
4. في نافذة دمج إلى مستند جديد، حدد الجميع ضمن دمج السجلات وانقر فوق نعم.
5. سيظهر مستند جديد مع التسميات البريدية التي تم إنشاؤها من قائمة عناوين Excel الخاصة بك ويمكنك تحرير هذا المستند وتنسيقه وطباعته وحفظه كما تفعل مع أي مستند Word آخر.
الخطوة 9.نصيحة إضافية: أضف حدودًا إلى التسميات. (خياري)
لتسهيل قص الملصقات (إذا لم تكن مقطوعة بالفعل)، أضف حدودًا إليها.
1. انقر على زائد (+) في الجانب العلوي الأيسر من المستند لتحديد كافة التسميات.
2. ثم انقر فوق حدود أيقونة في القائمة العائمة واختيار جميع الحدود من الخيارات.
3. ستتم إضافة الحدود بين كل ملصق مما يسهل قطعها.
4. الآن أصبحت ملصقاتك جاهزة للطباعة.
هذا كل شيء! اسمحوا لي أن أعرف إذا كان هذا الدليل قد ساعدك من خلال ترك تعليقك حول تجربتك. يرجى الإعجاب بهذا الدليل ومشاركته لمساعدة الآخرين.