يمكن أن يكون لأخطاء البريد الإلكتروني عواقب محرجة ومكلفة. لمساعدتك في منع أخطاء البريد الإلكتروني ، قامت Microsoft بتطبيق Outlook MailTips. على سبيل المثال ، يمكنك إعداد MailTips لتشغيل تنبيه عندما تقوم بذلك اضغط على زر الرد على الكل. من الأفضل دائمًا أن تستغرق دقيقتين وتعيد قراءة بريدك الإلكتروني قبل إرساله إلى قائمة مستلمين كبيرة ، خاصةً إذا كانت تحتوي على معلومات حساسة.
إذا لم تكن قد استخدمت MailTips من قبل ، فقد وصلت إلى المكان الصحيح. في هذا الدليل السريع ، سنوضح لك كيفية استخدام MailTips في Outlook.
كيف تقوم بإعداد MailTips؟
ضع في اعتبارك أن هذه الميزة تتطلب حساب Microsoft Exchange Server. بمعنى آخر ، الميزة متاحة فقط على حسابات البريد الإلكتروني التي تديرها مؤسسة. يحتاج مسؤول تكنولوجيا المعلومات لديك إلى تمكين MailTips على حسابك ؛ وإلا فلن يكون الخيار متاحًا لك. في الوقت نفسه ، يمكن لمسؤول تكنولوجيا المعلومات لديك فرض إعدادات معينة في MailTips على حسابات المستخدمين.
يتم تمكين MailTips بشكل افتراضي في Outlook. إذا كنت ترغب في تعطيل الخيار أو تعديل إعداداتك ، فقم بتشغيل Outlook ، وانتقل إلى ملف، تحديد خيارات، ثم انقر فوق بريد.
اذهب إلى تلميحات البريد، وانقر فوق خيارات MailTips. حدد حسابك ، واختر الإجراءات التي تريدها لتشغيل تنبيهات MailTips.
إذا كنت تريد تعطيل MailTips ، فحدد لا تعرض تلميحات البريد مطلقًا خانة الاختيار.
كيف تعمل MailTips
بمجرد تمكين MailTips ، سيعرض Outlook رسائل متنوعة أثناء إنشاء الرسالة. يحلل Exchange محتوى البريد الإلكتروني الذي تكتبه. إذا اكتشف وجود مشكلة ، فسيقوم Outlook بإعلامك حتى تتمكن من ضبط الرسالة لتجنب المواقف المحرجة. على سبيل المثال ، إذا المتلقي خارج المكتب وتطلب منهم الرد بشكل عاجل ، ستعلمك MailTips أنهم غير قادرين على القيام بذلك.
تتضمن الأمثلة الأخرى للمواقف التي قد تؤدي إلى تشغيل MailTips ما يلي:
- صندوق بريد المستلم ممتلئ.
- تم تعطيل عنوان البريد الإلكتروني للمستلم مؤقتًا أو حذفه نهائيًا.
- ينتهك بريدك الإلكتروني سياسات مؤسستك أو قيودها.
- ليس لديك إذن بالاتصال بالمستلم أو إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى مستلمين خارجيين.
- صندوق بريد المستلم خاضع للإشراف ، مما يعني أنه يتطلب قبول الرسالة.
قيود MailTips
- الخيار غير متاح في وضع عدم الاتصال.
- إذا تضمنت قائمة المستلمين أكثر من 200 مستلم ، فلن تقوم MailTips بتقييم صناديق البريد الفردية.
استنتاج
MailTips هي ميزة مفيدة في Outlook تساعدك على تجنب المواقف المحرجة مثل إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى المستلمين الخطأ. على سبيل المثال ، إذا كان بريدك الإلكتروني ينتهك سياسات مؤسستك ، فسوف تنبهك MailTips بشأن هذه المشكلة. هل تخطط لاستخدام MailTips على Outlook؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات أدناه.