تعد القدرة على التعاون بسرعة مع أعضاء الفريق والشركاء الخارجيين أمرًا بالغ الأهمية في عالم الأعمال سريع الخطى اليوم.
يسمح Microsoft Office 365 للمؤسسات بالتعاون مع أشخاص من خارج المؤسسة. هذه الميزة تسمى مجموعات ويمكنك استخدامه لمنح المتعاونين الخارجيين الحق في الانضمام إلى محادثات المجموعة والوصول إلى الملفات وأحداث التقويم والمزيد.
ولكن كيف تسمح بالضبط للضيوف بالانضمام إلى مجموعات مؤسستك؟ سنقوم بسرد الخطوات التي يجب اتباعها في هذا الدليل المفيد.
أولاً ، إليك نظرة عامة سريعة على العملية:
- يضيف مالك المجموعة أو عضو المجموعة الضيف الجديد إلى المجموعة.
- مالك المجموعة هو الوحيد الذي يمكنه الموافقة على وصول الضيف وتحديد نوع المحتوى والملفات التي يمكن للمستخدمين الوصول إليها.
- يحصل المستخدمون الضيوف على بريد إلكتروني للتأكيد يمنحهم حق الوصول إلى محادثات المجموعة والملفات.
ضع في اعتبارك أن وصول الضيف تم إعداده بواسطة مسؤولي تكنولوجيا المعلومات.
كيفية إضافة ضيوف إلى مجموعات Office 365
إذا كان الضيف الذي تريد إضافته موجودًا بالفعل في دليلك بعد دعوة تلقاها ، فإليك هذه الخطوات التي يجب اتباعها:
- اذهب إلى مركز الإدارة → عرض الكل
- انتقل إلى إعدادات → إعدادات المؤسسة
- حدد ملف خدمات التبويب
- انقر فوق مجموعات Microsoft 365 والسماح للمتعاونين الخارجيين بالوصول إلى مجموعاتك
- ارجع إلى مركز الإدارة وانتقل إلى مجموعات → حدد ملف مجموعات صفحة
- حدد المجموعة التي تريد إضافة مستخدم ضيف جديد إليها (يجب أن تكون مرئية في دليلك)
- انقر مشاهدة الكل وحدد ملف أعضاء التبويب لإدارة أعضاء المجموعة
- يختار إضافة أعضاء وإضافة المستخدم الضيف الجديد
- احفظ التغييرات.
كيفية إزالة مستخدم ضيف من Office 365
إذا لم يعد فريقك أو مجموعتك تتعاون مع مستخدم ضيف ، فيمكنك إزالتها بسرعة من المجموعة لمنعهم من الوصول إلى المزيد من المحتوى والملفات المتعلقة بالمجموعة نشاط.
- انتقل إلى مركز إدارة Microsoft 365 الخاص بك
- وسعت المستخدمون
- يختار المستخدمون الضيوف
- حدد المستخدم الذي تريد إزالته
- انقر حذف لإزالة المستخدم الضيف المعني.
وهذه هي الطريقة التي يمكن بها لمالكي المجموعات ومسؤولي تكنولوجيا المعلومات تمكين وصول المستخدم الضيف في Office 365.