وسط مخاوف جديدة من فيروس كورونا والشبكة التكنولوجية المتزايدة ، ينمو النشاط عبر الإنترنت كوسيلة بديلة للتواصل لزملاء العمل والطلاب لزيادة الإنتاجية. نمت شعبية العديد من مواقع الويب والتطبيقات لتسهيل أشكال أكثر كفاءة للتواصل والمناقشة داخل وخارج مكان العمل.
دعنا نلقي نظرة على Gmail و Slack ، وهما تطبيقان يمكن أن يكونا مفيدان إلى حد كبير للاستخدام في مكان العمل عند استخدامهما بشكل منتج.
المأجورون الإنتاجية لـ Gmail
يعمل Gmail كخدمة بريد إلكتروني تديرها Google. من خلال التطبيق ، يقوم الأشخاص بإرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني والمستندات والصور ومقاطع الفيديو وأحيانًا إشعارات الفصول الدراسية. يسمح Gmail لزملاء العمل والمعلمين والأشخاص بشكل عام بالاتصال ببعضهم البعض لأسباب مختلفة مع العديد من المرفقات المختلفة. بينما ثبت أن Gmail تطبيق مفيد ، فإليك عدة طرق إضافية لتحسين إنتاجية Gmail:
1. التطبيقات والإشعارات
قم بتنزيل Gmail لهاتفك الذكي من App Store أو Google Play Store. احفظه على الكمبيوتر المحمول الخاص بك. بافتراض أنك تمتلك حساب Gmail وتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك للتواصل مع الآخرين ، فإن القيام بهذه الأشياء يسهل عليك ذلك الوصول إلى حسابك وبالتالي تصبح أكثر استجابة واستباقية عندما يتعلق الأمر بالبقاء على رأس الإنتاجية الاتصالات. في كل مرة تتلقى بريدًا إلكترونيًا ، يمكنك تشغيل الإشعارات بحيث يمكنك الرد والبقاء على اطلاع دائم بسرعة كبيرة بالإشعارات المهمة جدًا.
2. قوائم البريد الإلكتروني
إرسال رسائل البريد الإلكتروني الجماعية مع قوائم البريد الإلكتروني. إذا كنت مديرًا أو قائد نادٍ وترغب في إرسال بريد إلكتروني جماعي إلى عدة أشخاص حول الاجتماعات ، فسيكون ذلك مفيدًا إنشاء مجموعات وإرسال البريد الإلكتروني إلى مجموعة ، بدلاً من كتابة البريد الإلكتروني الفردي لكل مستلم لكل فرد البريد الإلكتروني. للقيام بذلك ، استخدم جهات اتصال Google ، التي يمكن الوصول إليها من النقاط التسع في الزاوية اليمنى العلوية على gmail.com. حدد جهات الاتصال التي ترغب في إنشاء مجموعة لها ، واستخدم علامة التبويب المرجعية في الصف الموجود أسفل شريط البحث مباشرةً لتسمية المجموعة. عند إنشاء رسالة بريد إلكتروني في Gmail ، يمكنك الآن كتابة اسم المجموعة بدلاً من اسم كل فرد تحاول إرسال بريد إلكتروني إليه. سيوفر لك هذا حتمًا الكثير من الوقت.
3. جدولة البريد الإلكتروني
عندما تكون الساعة 3:37 صباحًا يوم الأحد / صباح الاثنين ، قد تدرك فجأة أنك نسيت إرسال معلومات مهمة إلى شخص ما عبر البريد الإلكتروني ، ولكنك أيضًا لا تريد إرسالها في ساعة غريبة. لتجنب نسيان إرسال البريد الإلكتروني في وقت لاحق ، يمكنك كتابة مسودة للبريد الإلكتروني والنقر فوق المثلث الموجود على يمين زر الإرسال ، ثم اختيار جدولة الإرسال. يمكنك إرسال هذا البريد الإلكتروني تلقائيًا في وقت لاحق حتى لا يشكك الأشخاص الذين يتلقونه في جدول نومك أو نسيانه.
مأجورون للإنتاجية لـ Slack
يعمل Slack كبرنامج بديل أكثر تعاونًا. إنه يشبه الرسائل النصية أكثر من البريد الإلكتروني. يركز Slack على العمل الجماعي والتكامل من خلال المزيد من الاتصالات الفورية. Slack هو أيضًا تطبيق مفيد للغاية ، ولكن إليك بعض الطرق الأخرى لتحسين إنتاجية الركود:
1. التطبيقات والتنبيهات
على غرار Gmail ، يعد جعل الوصول إلى Slack أكثر سهولة طريقة أساسية لزيادة إنتاجيتك من خلال البرنامج. قم بتنزيل التطبيق على هاتفك ، وهو متاح أيضًا كتطبيق أو رابط عبر الإنترنت لأجهزة الكمبيوتر المكتبية / المحمولة. في كل مرة يرسل فيها شخص ما رسالة ، يمكنك حينئذٍ التأكد من أنك تتلقى إشعارات وأنك على اطلاع دائم بالمعلومات المهمة.
2. قنوات النجوم
إذا كان لديك العديد من القنوات المختلفة وتجد أحيانًا صعوبة في العثور على القناة المناسبة ، فقد يكون من المفيد تمييز القنوات المهمة بنجمة. بهذه الطريقة ، تظهر القنوات المهمة في أعلى العمود الأيسر في Slack وتسمح بالوصول السهل. إذا غمرت الرسائل من Slack ولا تعتبرها جميعها بالضرورة ذات صلة ، فيمكنك تغيير إعدادات الإشعارات ضمن تفضيلات الإشعارات لقناة. من خلال القيام بذلك ، يمكنك التركيز على تحديد أولويات العمل المهم والتحقق من Slack من التحديثات الهامة التي تحتاجها حقًا.
3. البحث عن المحادثات
إذا كان هناك شيء مهم حقًا تم ذكره مسبقًا في القناة ، فيمكنك البحث عنه بسهولة من خلال شريط البحث في الجزء العلوي الأيسر. فقط اكتب الكلمات الأساسية وسيكون لديك وصول سهل إلى ملف قمت بتحميله مرة واحدة أو معلومات مهمة أرسلها شخص ما ذات مرة.
بشكل عام ، يعد هذان التطبيقان استخدامات رائعة للتكنولوجيا لزيادة إنتاجية مكان العمل. من خلال Gmail و Slack ، يصبح من السهل جدًا على الأشخاص التفاعل مع بعضهم البعض عبر منصات مختلفة ومشاركة المعلومات المهمة عبر شبكة كبيرة. سيساعدك استخدام بعض هذه النصائح المذكورة أعلاه على أن تصبح أكثر دراية باستخدام هذه التطبيقات و إنتاجيتك كطالب عامل ، ومعلم ، ومدير ، وكائن بشري متصل بالتكنولوجيا فقط يزيد.