ارفع مستوى تجربة مستخدم Gmail لديك من خلال هذه الحيل الإنتاجية السبعة.
يعد Gmail أحد أشهر خدمات البريد الإلكتروني للاستخدام الشخصي. تقدم العديد من المؤسسات التي تستخدم Google Workspaces أيضًا Gmail كعميل البريد الإلكتروني. بشكل افتراضي، تقدم Google الكثير ميزات مثيرة للاهتمام في Gmail التي تعمل كما هو معلن. ولكن مع بعض التعديلات الطفيفة، يمكنك بالفعل المساعدة في رفع مستوى تجربة Gmail بأكملها.
هل سبق لك أن أرسلت بريدًا إلكترونيًا، ثم أدركت أنه مليء بالأخطاء المطبعية، وتمنيت لو أنك لم ترسله؟ ماذا عن اختصارات لوحة المفاتيح في Gmail؟ هل تعلم أنه يمكنك صياغة الاستجابات للروتين رسائل البريد الإلكتروني? إذا لم تكلف نفسك عناء العبث في قائمة الإعدادات في Gmail، فإليك سبع طرق سهلة لتصبح مستخدمًا قويًا لـ Gmail.
7 اختصارات لوحة المفاتيح
افعل كل شيء باستخدام لوحة المفاتيح
إحدى العلامات الرئيسية لكونك مستخدمًا قويًا لأي تطبيق هي معرفة اختصارات لوحة المفاتيح، بغض النظر عما إذا كنت تستخدم جهاز كمبيوتر يعمل بنظام Windows أو Mac أو جهاز Chromebook. مع Gmail، هناك حمولة كبيرة منها. تسهل عليك Google تذكر إجراء الاختصار الذي يفعل ماذا. ببساطة ضرب
التحول + ؟ ويتم تقديم اختصارات لك للتنقل والتنسيق واختيار قائمة المواضيع والتنقل عبر دردشة Google وغير ذلك الكثير.هل تريد إنشاء اختصاراتك الخاصة؟ ثم انقر على أيقونة الترس في الجانب العلوي الأيسر من متصفح Gmail. اذهب إلى رمز الترس >اطلع على جميع الإعدادات > خيارات متقدمة > اختصارات لوحة المفاتيح المخصصة وحدد تمكين. بمجرد التمكين، سترى علامة تبويب إعدادات لوحة المفاتيح، والتي تعرض جميع الإجراءات بالإضافة إلى المفاتيح المقابلة لها. يمكنك تخصيص هذا حسب رغبتك والنقر عليه حفظ التغييرات. فقط تأكد من أن الأمر الذي تقوم بتخصيصه لا يتعارض مع أوامر الاختصار الأخرى.
6 التراجع عن الإرسال
كيف تحصل على مزيد من الوقت لإلغاء إرسال بريد إلكتروني؟
لقد أرسلنا جميعًا، في مرحلة ما، بريدًا على عجل، فقط لندرك أننا فقدنا بعض الجوانب التي كانت كذلك لمناقشتها في الرد، كان البريد مليئًا بالأخطاء المطبعية، أو ما هو أسوأ من ذلك، تم إرسال البريد إلى الخطأ متلقي. يقدم Gmail أمرًا افتراضيًا للتراجع عن الإرسال مدته 5 ثوانٍ، ولكن يمكن زيادته إلى 30 ثانية.
اضغط على رمز الترس >راجع جميع الإعدادات > عام > تراجع عن الإرسال. من القائمة المنسدلة بجانبه، حدد بين 5 و10 و20 و30 ثانية من وقت التخزين المؤقت، ثم اضغط على حفظ التغييرات. الآن، عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا، سترى خيار تراجع في الشريط الأسود العائم الذي يظهر بعد إرسال بريد إلكتروني.
5 قوالب
تخلص من كتابة رسائل البريد الإلكتروني المتكررة
هناك أوقات تتطلب فيها بعض رسائل البريد الإلكتروني نفس الردود أو ردودًا مشابهة. في مثل هذه الحالة، لا يتعين عليك إعادة كتابة الرسالة بأكملها في كل مرة. يمكنك، بدلاً من ذلك، إنشاء استجابات نموذجية. اضغط على رمز الترس >راجع جميع الإعدادات > خيارات متقدمة > القوالب وحدد يُمكَِن و احفظ التغييرات.
الآن، عندما تكتب نصًا زائدًا في ملف رسالة جديدة (تأكد من حذف توقيع البريد الإلكتروني)، ويمكن حفظ هذا النص كقالب بالنقر فوق المزيد من الخيارات > القوالب > حفظ المسودة كقالب > حفظ كقالب جديد. يمكنك إعطاء القالب اسمًا. في المرة القادمة، عندما تريد الرد بنفس النص، ما عليك سوى تحديد القالب الضروري بدلاً من كتابة الرسالة مرة أخرى.
4 ضبط جزء القراءة
تحسين عرض العقارات
الطريقة الافتراضية التي يعرض بها Gmail رسائلك عند فتحها لا تحقق أفضل استفادة من مساحة العرض. هذا صحيح بشكل خاص إذا كان لديك شاشات عرض أكبر. يمكن تعديل ذلك عن طريق تمكين جزء القراءة.
اضغط على رمز الترس > حدد كافة الإعدادات > البريد الوارد > تمكين جزء القراءة. حدد إما حق البريد الوارد أو أسفل البريد الوارد خيار للحصول على أجزاء معاينة لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك والتي لا تتطلب منك إغفال رسائل البريد الإلكتروني الأخرى.
3 التبديل بين العديد من التوقيعات
الراحة من تغيير تفاصيل التوقيع يدويًا
في الإعداد الاحترافي، من المناسب أن يكون لديك توقيع بالبريد الإلكتروني. لكن في بعض الأحيان، قد لا ترغب في مشاركة تفاصيل معينة من توقيعك، مثل رقم هاتفك. من الممل إضافة أشياء أو إزالتها يدويًا من التوقيع. بدلاً من ذلك، يمكنك إنشاء توقيعات متعددة والتبديل بينها ببساطة اعتمادًا على السياق أو المستلم.
اضغط على رمز الترس > حدد كافة الإعدادات > عام > إمضاء. انقر فوق المربع إنشاء جديد لإضافة توقيع جديد. ستظهر التوقيعات الأقدم في المربع الموجود على اليسار. يمكنك تحديد الإعدادات الافتراضية للتوقيع من القوائم المنسدلة أدناه: لاستخدام رسائل البريد الإلكتروني الجديدة و عند الرد/الاستخدام الأمامي. ثم انقر على حفظ التغييرات. الآن، عندما تكون في مربع الإنشاء، سيؤدي النقر فوق رمز القلم إلى إظهار جميع التوقيعات التي قمت بحفظها. يمكنك ببساطة اختيار الخيار الذي تريد استخدامه.
2 تنسيقات نجوم متعددة
طريقة أكثر ذكاءً لتصنيف رسائل البريد الإلكتروني المهمة
سواء كان حسابك الشخصي أو المهني، هناك بعض رسائل البريد الإلكتروني التي تريد تمييزها بنجمة للوصول إليها بسرعة في القسم المميز بنجمة في Gmail. افتراضيًا، يتيح لك Gmail استخدام النجمة الصفراء فقط. إذا كان لديك الكثير من رسائل البريد الإلكتروني المميزة بنجمة، فقد يؤدي ذلك أيضًا إلى صعوبة تحديد موقع البريد الإلكتروني الصحيح الذي كنت تبحث عنه بسرعة.
اضغط على رمز الترس > مشاهدة جميع الإعدادات > عام> النجوم. هنا يمكنك الاختيار بين نجمة واحدة، و4 نجوم، وجميع النجوم، حسب تفضيلاتك، متبوعة بـ حفظ التغييرات. يمكنك الآن التبديل بين النجوم من خلال النقر على أيقونة النجمة تباعًا. بهذه الطريقة، يمكنك الحصول على إشارات مرئية رائعة لأنواع مختلفة من رسائل البريد الإلكتروني ذات الأولوية. سيؤدي تحريك الماوس فوق النجمة إلى إخبارك باسمها. عندما تكون في القسم المميز بنجمة وتريد فقط عرض رسائل البريد الإلكتروني المميزة بنجمة النجم الأزرق، ما عليك سوى كتابة هذا الأمر في مربع بحث Gmail: لديه: النجم الأزرق. يمكنك أيضًا تعيين رموز نجوم معينة لأنواع معينة من رسائل البريد الإلكتروني.
1 تصفية رسائل البريد الإلكتروني مع مثال
قم بتعزيز البريد الوارد الخاص بك
تعد هذه إحدى أقوى ميزات Gmail، وإذا تم استخدامها بعناية، فيمكن أن تساعدك حقًا في تنظيم صندوق الوارد الخاص بك، والتخلص من رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها، وإنشاء مجلدات لأنواع معينة من رسائل البريد الإلكتروني. على الرغم من أن Gmail يحتوي على علامات تبويب مثل الترويج والتحديثات والاجتماعية، إلا أنه في بعض الأحيان تمر بعض رسائل البريد الإلكتروني من خلال تلك العلامات وتظهر في علامة التبويب الأساسية. تريد أن تحتوي علامة التبويب الأساسية على رسائل البريد الإلكتروني المهمة للغاية فقط.
اضغط على إظهار خيارات البحث، الموجود على الجانب الأيمن في شريط البحث في Gmail. الآن، اعتمادا على الهدف الذي تريد تحقيقه، يمكنك إضافة التفاصيل في الحقول المعنية لإنشاء المرشحات.
لنفترض أنني أريد إضافة رسالة إخبارية (من المتصفح) التي تظهر في علامة التبويب "الأساسية" الخاصة بي، في المجلد الذي أحتفظ فيه بجميع الرسائل الإخبارية التي اشتركت فيها. في هذه الحالة، سأضيف معرف البريد الإلكتروني الخاص بـ المتصفح النشرة الإخبارية وانقر إنشاء مرشح. في الشاشة التالية، يتم تقديم المزيد من الخيارات لي. أنا اخترت تخطي البريد الوارد, تطبيق التسمية (اسم المجلد النشرة الإخبارية)، و قم أيضًا بتطبيق الفلتر على المحادثات المطابقة. سيضمن هذا أن كل بريد إلكتروني من المتصفح سيصل إلى مجلد النشرة الإخبارية الخاصة بي ولن يظهر في صندوق الوارد الخاص بي.
يمكنك القيام بالعديد من الأشياء، مثل أرشفة رسائل البريد الإلكتروني التسويقية تلقائيًا، ومسح البريد الوارد في Gmail إذا إنه يمتلئ، ويحذف رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا من معرفات بريد إلكتروني معينة، أو مجلد البريد العشوائي، وغير ذلك الكثير أكثر.
تولي مسؤولية حساب Gmail الخاص بك
من المؤكد أن الاختراقات السبعة التي تمت مناقشتها أعلاه ستعمل بالتأكيد على تحسين تجربة Gmail الخاصة بك إلى حد ما. من المؤكد أن التعرف على قائمة الإعدادات في Gmail وإظهار خيارات البحث سيحولك إلى مستخدم قوي لـ Gmail. يؤدي استخدام هذه النصائح أيضًا إلى توفير الكثير من الوقت الذي كان من الممكن إنفاقه على المهام الزائدة عن الحاجة. لا تنس أيضًا التحقق من كيفية القيام بذلك إدارة كلمات المرور الخاصة بك مع جوجل.