في حياتي المهنية ، لقد أدهشتني كيف أن إجراء بعض التعديلات الصغيرة على عاداتي قد أدى إلى تحسين مخرجاتي وتجربتي اليومية. لقد تركني هذا الوحي أتساءل - ما هي حيل الإنتاجية الأخرى التي يمارسها الأشخاص ويمكنني الاستفادة منها إذا كنت أعرف عنها فقط؟ لذلك ، بالنيابة عنا ، طلبت من 11 محترفًا في العديد من المجالات لمشاركة الاستراتيجيات التي تجعل حياتهم أكثر إلهامًا وكفاءة في عام 2018.
من السهل أن تشعر بالرهبة من المشاريع الجديدة. أجد أن اتخاذ الخطوة البسيطة المتمثلة في فتح مستند وتمليكه وكتابة بعض النقاط يجعل المشروع ملموسًا وجاهزًا للتعمق فيه.
2. دفعة معالجة كل شيء
هل تكرر المهام التي تنطوي على نفس الخطوات أو خطوات مشابهة؟ يمكنك عادةً توفير الوقت عن طريق تجميع هذه المهام ومعالجة كل خطوة للجميع قبل الانتقال إلى التالي (على سبيل المثال ، اكتب مقالاتك للأسبوع ، وتحقق من الحقائق كلها ، ثم أضف الصور في نهاية).
3. استمع للموسيقى بدون كلمات
اعتدت الاستماع إلى موسيقى البوب أو الهيب هوب في العمل لكنني توقفت بعد أن وجدت نفسي أغني بدلاً من القيام بعملي بالفعل. اكتشفت مؤخرًا أن الاستماع إلى الموسيقى بدون كلمات يجعلني في المنطقة (جرّب قوائم التشغيل "Deep Focus" أو "Productive Morning" من Spotify).
المؤلف والبروفيسور برين براون هو أول شخص عرّفني على فكرة أنه عندما تشعر الأشياء بالفوضى ، تحدث الأشياء الجيدة عادةً. بالنسبة لي ، ينطبق هذا على اجتماعات العمل ذات الصورة الكبيرة ومشاريع الكتابة المعقدة. عندما أشعر بالإرهاق الشديد ولا أستطيع رؤية نهاية تلوح في الأفق ، فهذا هو الوقت الذي قمت فيه بأفضل ما لدي من عمل.
قبل أن أغادر العمل لهذا اليوم ، أكتب مهمتي التالية بالضبط حتى أتمكن من القفز مرة أخرى في صباح اليوم التالي دون فقدان الزخم.
11 المزيد من النصائح والحيل حول الكفاءة من كبار المحترفين
"تهيمن على رسائل البريد الإلكتروني."
آري بنايان
الشريك المؤسس لـ عش العادة
هناك بعض الاستراتيجيات التي يستخدمها فريقي للوصول إلى البريد الوارد صفر. أولاً ، قم بإلغاء الاشتراك من رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها أو قم بتجميع بعض الرسائل الإخبارية في بريد إلكتروني واحد باستخدام الأداة المجانية unroll.me. ثانيًا ، كن صارمًا بشأن الرد. شريكي المؤسس يحب استخدام Inbox Pause للتحكم في وقت ظهور رسائل البريد الإلكتروني. أخيرًا ، قم بتأجيل رسائل البريد الإلكتروني. أقوم بتأجيل رسائل البريد الإلكتروني لمدة تصل إلى شهر إلى شهرين فقط من أجل سلامة رؤية المهام الأكثر حساسية للوقت في صندوق الوارد الخاص بي.
"حقق 3-5 أهداف كل يوم... قبل أن تنظر إلى هاتفك! "
كيسي موران
مؤسس في الطريق الصحيح
إذا تمكنت من الفوز بصباحك ، فستربح يومك. اختر 3-5 أهداف في الصباح - ليس من الضروري أن تكون صعبًا (على سبيل المثال ، الاستحمام ، إعداد القهوة ، التأمل) ، ولكن المفتاح هو القيام بها قبل أن تمسك هاتفك! إذا نظرت إلى هاتفك أول شيء في الصباح ، فإنك تبدأ يومك في حالة رد الفعل. إذا حققت أهدافًا كل صباح قبل النظر إلى هاتفك ، فستبدأ يومك في السيطرة مع القليل من الانتصارات التي ستمتد إلى بقية يومك.
"حافظ على الصورة الكبيرة في المنظر."
كاتي تراوث تايلور
الرئيس التنفيذي ل محتوى لا يوصف
لا تتعلق الإنتاجية بالضغط على نشاط إضافي لتشعر كما لو أننا قد أنجزنا ، وأكثر من ذلك يتعلق بالتقدم المطرد نحو الأهداف طويلة المدى. بصفتي الرئيس التنفيذي لشركة ناشئة مملوكة للنساء ، أرى الإنتاجية مقياسًا للرؤية الاستراتيجية. كلما رأى فريقي بوضوح أهدافنا واستراتيجيتنا طويلة المدى ، زادت إنتاجيتنا. بصفتنا منشئ محتوى ، قمنا بتضمين رؤيتنا الكبيرة في روتيننا اليومي باستخدام ملف تريلو (مجانية) تسمى قائمة "لمحة سريعة عن الأسبوع". في هذه القائمة ، لدينا قائمة تحقق أصغر تعرض "الضرورات الإستراتيجية" السنوية - تلك الأهداف ذات الصورة الكبيرة التي يجب علينا تحقيقها بحلول نهاية العام. يتم تقسيم كل أمر حتمي إلى أهداف شهرية محددة. نظرًا لأن هذا التخطيط للصورة الكبيرة يكون مناسبًا في لمحة سريعة عن الأسبوع ، فإننا ننظر إليه كل يوم تقريبًا خلال اجتماعاتنا الصباحية التي تستغرق 15 دقيقة.
"خذ الكثير من فترات الراحة القصيرة."
همنا امجد
Community Manager في ريدستر.كوم
يجب أن تتساءل كيف يمكن أن تجعلك فترات الراحة أكثر إنتاجية. صدقني ، إنه يعمل! من الناحية المثالية ، يجب أن تأخذ استراحة من 10 إلى 15 دقيقة كل 90-120 دقيقة لتحديث عقلك حتى تتمكن من العمل بإخلاص وبكفاءة أكبر. سوف يساعدك على التركيز أكثر ويبقيك متحمسًا. لذلك ، ضع هاتفك المحمول (أو أي شيء آخر يشتت انتباهك) بعيدًا لمدة 90 دقيقة وابتعد عن وسائل التواصل الاجتماعي لتولي اهتمامًا كاملاً لعملك.
"خصص وقتًا للصخور ، وليس الرمال."
أوليفر بلانت
الرئيس التنفيذي ل Fleksy.com
احتفظ بتشبيه إدارة الوقت حول الحصى والصخور والرمل في جرة في كل ما أفعله. الجرة هي إجمالي وقتك المتاح لجميع مهامك ، والصخور هي مهامك الحاسمة ، والحصى مهمة ولكنها غير ضرورية ، والرمل هو حشو أساسًا. أخطط للحجارة والحصى في وقت مبكر ؛ إنها تتطلب وقتًا وهي أكبر المهام التي يجب أن أقوم بها. بالنسبة لي ، الرمال هي مصدر إزعاج أصغر مثل الإشعارات والمقاطعات. إذا ركزت عليهم ، فلن يكون لديك وقت للمهام الكبيرة. تذكر أنه يمكنك ملء جرة واحدة فقط في الأسبوع!
"ابحث عن نجمك الشمالي."
سكوت اميكس
المؤلف والشريك الإداري في اميكس فينتشرز
إن الانشغال ليس هو نفسه الإنتاجية. الإنتاجية الحقيقية تحرك الإبرة نحو شيء أعظم. عندما يكون لديك وضوح بشأن ما هو شغفك أو هدفك في الحياة ، عندها يكون لديك نجم الشمال. هذا أكبر من قرار العام الجديد. يجب أن تمتد الأفق الزمني لحياتك. بالنسبة للبعض ، قد يستغرق الأمر سنوات لمعرفة ذلك. حتى لو كانت لديك فكرة غامضة عما تريد أن يكون عليه إرثك ، مثل الرغبة في المساعدة في التحفيز الابتكار على نطاق عالمي ، وهذا يكفي للبدء في تفكيك هذا الهدف مدى الحياة إلى عدة سنوات الأهداف. الآن ، عندما تكون منتجًا ، يكون لديك دافع جوهري لأنك تعرف بوضوح كيف يرتبط أفعالك اليوم بالصورة الأكبر على مدى حياتك. فقط عندما نفعل الأشياء غير المريحة نبدأ في توسيع أنفسنا والنمو وتوسيع نفوذنا وقوتنا. لو لم تقم بهذه المخاطر ، فربما لم تقابل هذا الشخص (الأشخاص) أو تعرفت على تلك الفرصة ستغير مسار حياتك في النهاية لتقربك أكثر من تحقيق بيان مهمة حياتك.
"قسّم يومك."
إميلي رايت
مدير العمليات والتسويق في شركة أونو تي شيرت
لدي وظيفة / مكتب غير منظم للغاية حيث لدي الكثير من الاستقلالية. لدي أيضًا اضطراب فرط الحركة ونقص الانتباه ، وهو نوع من المزيج السيئ! سرّي في الحفاظ على الإنتاجية هو تقسيم يومي إلى أنواع مختلفة من المهام باستخدام منبهات الهاتف الذكي. أول ساعتين من يومي للمهام الإدارية. عندما يرن المنبه ، آخذ استراحة قصيرة ، ثم أقوم بتبديل التروس إلى الاتصال بالعملاء. أبدأ يومي بمهام سهلة وأنهيها بمهام المنفذ الإبداعي المفضلة. قبل الغداء مباشرة عندما أتعامل مع المهام التي أكرهها ، وأعتقد أن تناول الغداء كمكافأة على اجتيازها!
"إيقاف Slack لمدة ساعة."
نيل أندرو
مدير تسويق في حماية قدرة شرائية
بصفتي مدير التسويق لشركة تقنية ناشئة ، غالبًا ما أتعرض للقصف من رسائل البريد الإلكتروني ورسائل Slack على مدار اليوم. لا يمكن أن يؤدي هذا إلى تشتيت الانتباه بشكل لا يصدق فحسب ، بل قد يكون أيضًا مرهقًا للغاية. لمساعدتي في تجاوز اليوم ، أوقف تشغيل جميع إشعارات Slack وأغلق رسائلي الإلكترونية لمدة ساعة واحدة في اليوم. هذا يسمح لي بالتركيز على المهمة الحالية دون أن يسألني الناس عما إذا كنت قد رأيت المكتب يتلاعب بالدوران في أي مكان.
"اغلق هاتفك."
الكسيس ديفيس
المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة ك. شركة برودكشنز
أقوم بإيقاف تشغيل هاتفي لفترة محددة من الوقت للمهام التي تتطلب تركيزًا شديدًا. من السهل الوصول إلى حالات الطوارئ والنصوص والمكالمات ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالأشخاص الآخرين. لقد تعلمت أنه يمكن للجميع الانتظار. من الضروري تحديد الأولويات والاهتمام بما أحتاج إلى القيام به أولاً. هذا درس استغرق مني بعض الوقت لأتعلمه.
"يمارس!"
ايمي م. عامل الحديقة
مدرب محترف معتمد مع أبوكروماتيك
يبدو الأمر غير منطقي ، لكنني وجدت أنه عندما أستثمر الوقت في التمرين ، فأنا أكثر إنتاجية وكفاءة ، ولدي المزيد من الطاقة. أنا أيضًا أقل عرضة لإضاعة الوقت أثناء النهار إذا كنت أعلم أنني بحاجة إلى الانتهاء من العمل في الوقت المناسب للوصول إلى صالة الألعاب الرياضية أو أنني بحاجة إلى النوم مبكرًا حتى أتمكن من الاستيقاظ مبكرًا.
"خذ استراحة من الشاشات."
جيك تولي
رئيس قسم الإبداع في TruckDrivingJobs.com
في بيئة العمل اليوم ، لدينا ميل طبيعي للانتقال من كمبيوتر العمل أو هاتف العمل إلى هاتفنا الشخصي عندما نأخذ قسطًا من الراحة. هذا الارتباط بالتكنولوجيا يجعل من الصعب التمييز بين وقت العمل والاسترخاء. بدلاً من استبدال شاشة واحدة ببعضها البعض ، فكر في استخدام استراحة للانفصال عن التكنولوجيا للذهاب في نزهة على الأقدام أو للقراءة أو التأمل. ستشعر بمزيد من الانتعاش عندما يتعين عليك العودة إلى إلكترونيات مساحة العمل الخاصة بك.
"أمثل يومك."
مارينا بيلبينكو
مدير تسويق، Actitime.com
أبدأ يومي بالمهمة الأكثر أهمية والتي تستغرق وقتًا طويلاً. بهذه الطريقة يكون لدي الجزء الأكبر من هذه المهمة في وقت الغداء. يمنحني الشعور بالإنجاز ويلهمني لبقية اليوم. أعرف إيقاعي البيولوجي وأنني أعاني من انخفاض في الإنتاجية حوالي الساعة 5 مساءً. أخطط ليومي حتى أقوم بأكثر المهام روتينية في هذا الوقت. لا أحب مغادرة المكتب عندما تنتهي المهمة نصفها. ثم يتعين علي قضاء بعض الوقت في اليوم التالي للعودة إلى العملية. أحاول ترك المهمة على الأقل لبعض المعالم.