С толкова много цифрова информация, която влиза и излиза от вашите устройства, управлението на електронни файлове може да бъде доста трудна задача. Тези файлове се движат от едно място на друго непрекъснато и често с бързане. Хубаво е, че технологията е настигнала тези проблеми.
Организация на файловете 101
Технологията прави споделянето, съхраняването и извличането ефективни и по-малко караница. Вече е възможен безпроблемен достъп до необходимите файлове. Тази статия ще обсъди някои основни съвети, които ще ви помогнат да подобрите ефективността на управлението на файловете и ще ви насочим в сортирането на нещата.
1. Импровизирайте процеса на споделяне на файлове
Когато говорите за ефективна организация на файлове, вие не говорите само за съхранение. Най-добре е да се обърнете към начина, по който обработвате, изпращате или споделяте тези документи с членовете на отдела.
От една страна, факсът е стандартен метод за споделяне на документи, който всеки в корпоративния свят прилага ежедневно. Институциите, принадлежащи към финансите, правото и правителството, са склонни да използват това като един от инструментите за комуникация. Ами ако има начин да увеличите максимално потенциала му, като същевременно направите споделянето на файлове ефективен процес като факс без факс машина? Няма ли да ви помогне да организирате нещата около вашия офис?
Ако процесът на споделяне на файлове се случва на работното място, можете да създадете файлов сървър или мрежа за споделяне на файлове. Това ще помогне на хората, които имат достъп, да извлекат своите файлове.
2. Съхранявайте документи на едно място
Проблемът с организацията на файловете измъчва бизнеса от дълго време. Това е нарастваща загриженост сред компаниите, защото много от техните електронни файлове често се изгубват по време на съхранение и прехвърляне. Този проблем допълнително усложнява ситуацията, тъй като бизнесът е склонен да споделя много файлове с колеги.
За да се борят с това, експертите предлагат да създадете една главна папка, за да позволите лесен достъп до файловете, които се опитвате да извлечете. При този метод съхранявайте всичките си работни файлове в папка. За потребители на компютри по подразбиране е Моите документи.
В споделена среда можете също да създадете папка за споделени документи. И двата процеса позволяват на вашите колеги да намират важни файлове още от самото начало. Освен това, това проправя пътя за лесно архивиране и архивиране, когато местата за съхранение се изчерпят.
Прочетете също: 13 най-добри безплатни файлови мениджъри за Windows 10 през 2021 г
3. Избягвайте да съхранявате файлове на вашия работен плот
Тази тема е продължение на втората точка по-горе. Не забравяйте, че работният ви плот не трябва да е основното място за съхранение на вашите файлове. Вместо това трябва да е спретнато и подредено. Поставянето на много файлове и изоставянето им може да накара цялото пространство да изглежда претрупано.
Освен това може да изглежда, че почистването на вашето работно пространство може да е отнемащо време начинание. За силно неорганизиран работен плот се препоръчва да използвате приложения, които помагат да изчистите и сортирате вашите документи.
4. Следвайте установените указания за именуване на файлове
Преди да запазите работата си файлове във вашето облачно хранилище или основната папка, опитайте се да спазвате установените им схеми за именуване на файлове. Обикновено компаниите ще се опитат да разрешат разединението между хиляди документи, които се движат из всеки отдел, като установят правила и насоки за именуване на файлове. Обърнете внимание на познати знаци като долни черти, тирета и точки.
Също така се препоръчва използването на стандартни съкращения и описателни имена. Не забравяйте да добавите дати и бъдете конкретни, ако трябва. Целта при наименуването на файлове е правилно да се каже съдържанието, без да е необходимо да се отваря. Можете да следвате някои стандартни конвенции за именуване, като например:
- По дата на документа;
- По вид на документа; и
- По отдел или фирма.
Например, ако файлът е за просрочено писмо, можете да изберете нещо, което ще отговаря по подходящ начин на вашето съобщение. Ако всичко това може да изглежда непосилно, винаги напомняйте, че тези малки подробности ще ви помогнат при идентифицирането и извличането на файлове.
Прочетете също: 11 най-добрия софтуер за унищожаване на файлове за Mac през 2021 г
5. Правете редовно архивиране на файлове
Извършването на архивиране на данни е решаваща част от осигуряването на гладък поток на бизнес процесите и приемственост. Той предпазва компанията от неприятни събития като загуба на данни, която може да бъде резултат от следното:
- Атака на злонамерен софтуер;
- Повреда на дисковете;
- Откраднати дискове за съхранение;
- Ransomware атака;
- Хакване на акаунти за съхранение; и
- Изтриване на файл.
Тези неща са избегнати, ако установите протокол за архивиране. За да осигурите достатъчна защита за вашия бизнес, трябва да внедрите цялостна система за архивиране на данни, като следвате тези набори от процеси:
- Правете редовно архивиране на данни;
- Съхранявайте данни на устройства и облачни услуги; и
- Имате парола за папки и файлове
- Съхранявайте дисковете за съхранение на лично място.
Ако загуба на данни би довела до бизнес намеса, архивирайте необходимите документи. Изтритите файлове могат да бъдат възстановени ако инсталирате софтуер за възстановяване. Въпреки това, някои подробности от бизнес транзакция най-вероятно са невъзстановими, ако файловете за съхранение са хакнати, повредени или загубени.
6. Изтрийте стари, ненужни файлове
Изтриването на стари файлове може да бъде изнервящо нещо. Въпреки това, вие също трябва да помислите, че тези ненужни документи добавят безпорядък към вече разхвърляната файлова система. Проверете указанията на вашата компания относно изтриването на файлове и се уверете, че няма да имате нужда от тези бизнес файлове отново.
Ако не сте сигурни, създайте папка в основната си папка и я наречете „неактивен“ или „стар“. Съхранявайте тези стари файлове в папката за безопасно съхранение, докато не сте сигурни, че няма да се използва повече.
7. Създаване на преки пътища и предпочитани
Тези функции са чудесни за файлове и папки, които използвате всеки ден. Вместо да си ровите път през безброй места за съхранение, опитайте се да създадете достъп за тези файлове. Може да е около раздела Finder за потребители на Mac или страничната лента на File Explorer, ако използвате компютър. Използването на тези опции ще улесни търсенето на вашите файлове.
Прочетете също: 22 най-добри безплатни програми за актуализиране на драйвери за Windows 10, 8, 7 през 2021 г. [Актуализирано]
Заключителни мисли: Организацията е ключова
Важно е винаги да помните, че е най-добре да поддържате вашите файлове актуализирани и организирани, за да поддържате сплотеност, където и да съхранявате вашите документи. Вашата основна цел тук е да гарантирате, че все още можете да намерите това, което търсите, след създаването му в система за управление на файлове.
Освен това правилното управление и организация на електронните файлове несъмнено са от решаващо значение в настройката на споделена среда. Ако вашите колеги не са наоколо, можете бързо да намерите и да получите достъп до файлове, създадени от тях.
Докато се занимавате с ежедневните си задачи, помислете за идеите, споменати тук, за да сортирате файловете, които имате. В дългосрочен план това ще бъде удобно за вас и вашата организация.