Как да използваме числата: Основите за потребителите на Mac

Днес ще разгледаме тема, която исках да разгледам от известно време. Ако сте отдавнашен читател на AppleToolBox, може би си спомняте моменти, когато сме разглеждали как да използвате Mac терминал, Автоматизатор, Преки пътища, и Повече ▼. Днес разширяваме нашите ресурси за уроци със серия за това как да използвате Numbers.

Numbers е приложението за електронни таблици на Apple и негова алтернатива на много популярния Excel. Всъщност Excel е толкова популярен, че има голям шанс да сте го използвали, дори ако сте потребител на Apple цял живот. Безценно е за начина, по който функционират много фирми, и докато Numbers е почти толкова добър в много отношения, Excel все още е предпочитаното приложение за много компании.

Въпреки това може да откриете, че Numbers работи най-добре за вас при лична или професионална употреба. В края на краищата той е вграден в екосистемата на Apple, интегрира се с други приложения и услуги на Apple и най-доброто от всичко е безплатен за всички потребители на Apple.

Това е първата ни публикация в тази поредица, така че тук ще разгледаме само основите. Можете да погледнете съдържанието, за да добиете представа какво ще бъде покрито. В близко бъдеще ще добавя още към тази серия, така че следете!

Защо е важно да научите как да използвате числата

Преди да навлезем твърде дълбоко в това как да използваме Numbers за основни задачи, нека разгледаме защо е важно да научите как да използвате това приложение.

Първо, приложенията за електронни таблици са, според мен, едно от основните приложения, които трябва да знаете как да използвате. Точно както трябва да знаете как да използвате приложение за калкулатор, текстообработваща програма и интернет браузър, трябва да знаете основите на това как да използвате електронна таблица.

Това е така, защото те са толкова широко използвани на работното място и също толкова полезни за домашна употреба. Използвам електронни таблици за различни цели, от проследяване на колекцията ми от комикси до автоматизиране на част от месечните ми задачи.

Освен това научаването как да използвате електронни таблици може да бъде ценно умение на работното място. Много фирми разчитат на електронни таблици по няколко причини и може да откриете, че някои работни места се въртят изцяло около знанието как ефективно да управлявате и използвате приложения като Excel и Numbers.

И накрая, знанието как да използвате Numbers ще направи разбирането на Excel много по-лесно, ако някога се наложи. Това може да не звучи като голяма работа, но отново, Excel е популярен инструмент на работното място, така че знанието как да използвате неговия аналог ще ви помогне да се научите да го използвате.

Как да използвате числата: основите

Добре, след като вече имате представа защо трябва да искате да научите как да използвате Numbers, нека да разберем как работи. Както споменахме, това ще покрие само основите. Това включва създаване на електронна таблица, разбиране на това как редовете и колоните работят заедно и извършване на някои основни изчисления между клетките. По-късно ще разгледаме по-сложни задачи, така че мислете за това като за основа за научаване на тези по-предизвикателни идеи.

Да се ​​потопим!

Избор на шаблон

Първо, ще искате да изберете шаблон, когато създавате нов документ на Numbers. Докато можете да избирате Празно, който няма предварително зададено форматиране, препоръчвам да изберете един от вградените шаблони. Те вършат голяма част от ранната работа вместо вас и са изненадващо полезни. Това е едно от малкото приложения на Apple, където според мен изборът на шаблон е задължителен.

Започнете, като отворите приложението Numbers. Можете да направите това, като намерите приложението във вашия Приложения папка или натискане команда + интервал, като въведете „Числа“, след което натиснете връщане. Кликнете два пъти Нов документ.

Това ще ви отведе до следния екран:

Тук можете да превъртите през всички шаблони, които Apple предлага. Ще използваме празен шаблон за този урок, но все пак ги погледнете, за да получите представа какво може да предложи приложението.

Някои от най-добрите шаблони са:

• Контролен списък
• Споделени разходи
• Фактура
• Обикновен бюджет
• График

Засега продължете и изберете Празно. По този начин можете да си играете с електронната таблица, без да се притеснявате за форматирането. Щракнете двукратно върху шаблона, който искате да отворите.

Редове срещу колони

Следващото нещо, което трябва да знаете, е разликата между редове и колони. След като изберете Празно шаблон, трябва да гледате този екран:

Въпреки че на този екран няма данни, все пак можете да видите няколко реда, колони и клетки. Всеки празен правоъгълник е клетка. Всеки вертикален стек от клетки е колона, а всеки хоризонтален стек е ред. Ето разбивка:

Както можете да видите, във всяка точка, в която се пресичат ред и колона, има клетка. Клетките съставляват тези пресечни точки.

Колоните са обозначени с букви, а редовете са обозначени с цифри. Всяка клетка е обозначена след колоната и реда, с които се пресича. Така че най-горе вляво клетките са клетката "A1". Клетката точно под нея е “A2”, а тази вдясно от нея е “B1”.

Можете лесно да видите коя клетка сте избрали, като погледнете етикетите на колоните и редовете в горната и лявата част на електронната таблица. Каквото и да е маркирано, е индикаторът за коя клетка сте избрали в момента. Както можете да видите на тази екранна снимка, избрах E16, което мога да видя, без да е необходимо да броя къде е моята клетка:

Една последна бележка за редовете и колоните: може би сте забелязали, че имате ограничен брой от тях. По подразбиране долният десен ъгъл на електронната таблица завършва на G22. Това е една от разликите между Excel и Numbers. Докато Excel продължава вечно, Numbers ви показва само фиксиран брой клетки.

За щастие е лесно да разширите броя на клетките, като добавите още колони и редове. В горната част на електронната таблица, точно вдясно от етикета на колоната „G“, можете да видите кръг с две вертикални линии в него. Кликнете върху него и го плъзнете отляво надясно. Ще видите, че новите колони се добавят автоматично или старите се премахват моментално.

Същото важи и за редовете. В долната лява част на екрана има кръг с две хоризонтални линии. Щракнете и го плъзнете нагоре и надолу, за да добавите или премахнете редове.

И накрая, можете да плъзнете кръга с малката стрелка в него в долния десен ъгъл на екрана, за да добавите или премахнете едновременно редове и колони.

И това е (най-вече) всичко, което трябва да знаете за основната структура на една електронна таблица!

Добавяне на съдържание към клетка

Сега, след като имате основно разбиране за това как е настроена електронна таблица, можем да разгледаме как да добавите съдържание към клетка. Както може би вече знаете, това е основната функционалност на електронната таблица. Вие съхранявате данни във всяка клетка и всяка клетка може да взаимодейства една с друга, създавайки мощен инструмент.

Но отново, нека просто се съсредоточим върху добавянето на малко съдържание към клетките във вашата електронна таблица.

За да започнете, щракнете върху която и да е клетка, за предпочитане близо до средата на вашата електронна таблица. Започнете, като напишете числото „5“ в избраната от вас клетка.

След това натиснете раздел клавиш на вашата клавиатура. Това автоматично ще ви отведе до клетката директно вдясно от избраната от вас клетка. В тази клетка въведете числото „2“, след което натиснете връщане. Вашият екран трябва да изглежда по следния начин:

Както можете да видите, връщане и раздел клавишите на вашата клавиатура могат да се използват за навигация от една клетка към друга. Можете също да използвате клавишите със стрелки на клавиатурата си, за да навигирате. Комбинирани, тези клавиши улесняват навигирането в цяла електронна таблица, без дори да вдигате пръстите си от клавиатурата.

Можете да въведете всичко в клетка, включително думи и символи. През повечето време обаче е вероятно да откриете, че въвеждате числа. Но ние ще проучим защо това е в Използване на формули в Numbers раздел.

Как да използвате Numbers за форматиране на вашите клетки

Точно сега, нека да продължим и да поговорим за форматирането на вашите клетки. Това е важна част от научаването как да използвате Numbers, тъй като се използва за визуално организиране на вашата електронна таблица.

Дори в празния шаблон, който сме използвали досега, можете да видите, че вашата електронна таблица има заглавие в горната част, „Таблица 1“. И има тъмносив ред отгоре и светлосива колона отляво.

Нито една от тези функции на вашата електронна таблица не прави нищо специално. Те просто са форматирани, за да бъдат визуално различими, така че можете да поставите заглавия, етикети и други части от описателни данни в тях.

Всичко, което трябва да направите, за да можете да форматирате клетки в Numbers, е да щракнете върху формат бутон в горния десен ъгъл на екрана ви:

Там имате опции, които ще ви позволят да промените цвета на клетка, шрифта, броя на редовете и колоните, очертанията на вашата таблица и др. Тези функции не се нуждаят от много обяснения, просто се забавлявайте да се забърквате с тях и да видите как работят. Можете лесно да отмените всяка промяна, която направите, като натиснете команда + З на вашата клавиатура.

Използване на формули в Numbers

Следващото в това ръководство за това как да използвате Numbers са формулите. В много отношения формулите са ключовата характеристика на електронните таблици. Помните ли как казвахме, че взаимодействията между клетките са това, което прави Numbers толкова мощно приложение? Е, време е да проучим най-основните клетъчни взаимодействия.

Формулите работят точно като формулите, които сте научили в началното училище. За да ги използвате, щракнете върху празна клетка и въведете символа „=“. Клетката ще покаже този изскачащ прозорец:

След това въведете просто изчисление, като „3+5“, след което натиснете връщане. Когато ударите връщане, стойността на клетката няма да показва „=3+5“, въпреки че сте въвели това. Вместо това ще покаже „8“, защото това е отговорът на вашата формула.

Можете да направите това с всякакъв вид изчисление. Просто знайте, че символите „*“ и „/“ на вашата клавиатура представляват съответно символите за умножение и деление.

Можете също да правите математика между клетките. Помните ли как въведохме „5“ и „2“ в две клетки една до друга? Нека направим основна формула, като съберем тези две клетки.

Изберете клетката директно вдясно от тези две клетки и въведете „=“, за да започнете да създавате формула. След това щракнете върху клетката, която съдържа числото „5“. Ще видите етикета на тази клетка незабавно да се появи във вашата формула.

След това въведете символа „+“, след което изберете клетката с числото „2“. Това трябва да изглежда така, дори ако етикетите на вашите клетки са малко по-различни:

Следващ удар връщане.

Клетката, в която току-що създадохте вашата формула, сега трябва да показва числото „7“. Не само това, но ако промените числовите стойности на вашите „5“ или „2“, стойността на „7“ ще се промени автоматично, за да отразява правилната сума от тези стойности. Можете да видите това на екранната снимка по-долу:

Можете да създадете изключително сложни или прости формули, да включите толкова или малко клетки, колкото искате, и те автоматично ще се попълнят и решат сами. Изключително лесно е да се направи и това означава, че вашата електронна таблица основно работи като писмен калкулатор.

Създаване на прости изчисления в Numbers

Сега ще навлезем в сегмента за основни изчисления на нашето ръководство за това как да използвате числата. Това е доста подобно на формулите. Толкова подобни, че Numbers всъщност използва същата дума за него, както когато създавате своя собствена формула: Формули. Просто ги наричаме изчисления, за да знаете, че са малко по-различни.

За да извършим тези изчисления, нека започнем с изтриването на всички ваши съществуващи клетки. Просто ги изберете и натиснете Изтрий клавиш на вашата клавиатура.

След това нека създадем колона с числа. В колоната „B“, започвайки от „B2“ и стигайки до „B11“, въведете следните числа: 3, 6, 2, 1, 8, 5, 9, 10, 4, 7. Може би сте забелязали, че тези числа са само 1-10 в произволен ред.

Сега изберете всички тези клетки, общо десет. В лентата с менюта в горната част на екрана изберете Поставете, Формула, и Сума.

Трябва да видите числото „55“ да се появява незабавно в клетката „B12“. Това е сумата от всички числа, които сте избрали. Можете да щракнете и плъзнете „55“ в друга клетка, ако желаете. Всъщност нека го преместим на „D2“.

Изберете тези десет числа отново и този път изберете различна формула от Поставете > Формула Опция на лентата с менюта. Преместете изчислението в „D3“.

И това е! Просто пряк път за създаване на основни формули във вашите електронни таблици. Не изтривайте нищо обаче, защото ние ще продължим да използваме тези номера!

Как да използвате Numbers за сортиране на вашите колони и редове

Друга обща характеристика на колоните и редовете е способността им да бъдат сортирани. Можете да въведете информация в произволен ред и след това да я сортирате по азбучен или цифров ред.

За да направите това, трябва само да щракнете върху етикета на колоната или реда, който искате да сортирате. Тъй като вече въведохме несортирана колона с числа в колона „B“, нека продължим и я сортираме.

Продължете и щракнете върху буквата „B“ в горната част на екрана, тази, която обозначава колоната като „B“.

Това ще избере цялата колона. След това щракнете с десния бутон върху буквата „B“ или щракнете върху малката стрелка вдясно от „B“, която се появява, когато задържите курсора на мишката върху нея. От падащото меню, което се показва, изберете Сортиране по възходящ ред или Сортиране в низходящ ред. След това изберете другата опция.

Как се подреждат числата е доста интуитивен, така че трябва да можете бързо да разберете какво се случва. Освен това е добре да знаете, че това работи и с букви. Можете да сортирате букви, думи, цифри или комбинация от двете.

Освен това може да забележите, че клетките в колона „D“ се местят, докато сортирате колоната. Това е така, защото тяхната позиция е обвързана с конкретни редове в колоната с числа. Така че можете да го игнорирате засега.

Добавяне на страници към вашата електронна таблица Numbers

Последното нещо, което трябва да знаете, за да научите как да използвате Numbers, е как да добавяте страници към вашата електронна таблица. Може би сте разбрали, че въпреки че можете безкрайно да разширявате електронна таблица, вероятно не искате да го правите. По-добро решение е да добавите страници за всеки месец, година или друг разграничител.

Добавянето на нова страница е супер лесно! Просто щракнете върху „+” в горния ляв ъгъл на екрана. Незабавно ще бъде добавена нова страница.

Вече можете да разширявате електронната си таблица колкото искате, без да се дезорганизирате. Можете да направите това, за да добавите съдържание към електронна таблица, която имате от дълго време, която е станала твърде дълга или дори такава, която има разнообразно съдържание. Например, може да имате страница, показваща вашия месечен бюджет, една показваща този на вашия партньор, една показваща годишните ви разходи, една показваща наема и т.н.

Започнете да организирате живота си сега, когато знаете как да използвате числата

И това е! Това са всички основни неща, които трябва да знаете за това как да използвате Numbers. С тази информация трябва да сте готови да започнете да каталогизирате колекциите си, да организирате бюджета си, да следите доходите си или дори да кандидатствате за работа, където да знаете как да използвате електронна таблица е a изискване.

Отново може да получите повече пробег от използването на Excel над Numbers, тъй като това е по-популярната опция. Просто знайте, че няма съществена разлика между тях освен популярността. Така че повечето от това, което научавате с Numbers, може да се преведе в Excel.

За повече информация, новини и ръководства за всичко свързано с Apple, разгледайте останалата част от блога на AppleToolBox.

До следващия път!