Как да използвате числа на Mac: Разширени техники

Преди няколко седмици покрихме основните техники за използване на Numbers на Mac. В случай, че сте пропуснали тази публикация, проучихме функциите на Numbers като формули, шаблони, листове и сортиране.

Днес ще разширим тази публикация, като покрием по-напреднали техники. Ако не сте запознати с темите, обхванати в тази първа публикация, горещо ви препоръчвам да я прочетете, преди да работите с тази. За тези, които обаче се чувстват добре с Numbers и искат да разширят работните си познания, тогава тази публикация е за вас.

В тази публикация ще разгледаме усъвършенствани техники като създаване на диаграми, обобщени таблици, добавяне на филтриране и условно форматиране и проучване на възможностите за комбиниране на числа с AppleScript. Това ще бъде малко „ниво нагоре“, така че се пригответе и нека започваме!

Как да използвате Numbers на Mac: Разширени техники

Пивотни таблици

Първото нещо, което ще разгледаме, е функция, която е сравнително нова за Numbers на Mac: обобщени таблици. Преди това беше функция, на която можеха да се насладят само потребителите на Excel. Но в последните актуализации Apple донесе осеви таблици на Mac.

И така, какво представляват обобщените таблици? За тези, които не знаят, обобщената таблица е нещо като стандартна таблица с данни, с изключение на това, че е интерактивна. Интерактивните аспекти на осевата таблица ви позволяват бързо да организирате, филтрирате, сортирате и разбирате по-добре данните във вашата таблица.

Например в типична таблица на Numbers ще видите няколко реда и колони с данни, от които, независимо колко са организирани, е трудно бързо да се вземат предположения. Така че можете да картографирате тази таблица с данни към обобщена таблица, която бързо ще ви покаже обобщения на данните, ще покаже връзките между вашите данни и др.

За да създадете обобщена таблица в Numbers, първо ще ви трябва таблица или диапазон от данни. Диапазон от данни е просто ред или колона с данни, докато таблицата е поредица от редове и колони.

Изберете вашия диапазон или таблица, след което щракнете Пивотна таблица в лентата с инструменти в горната част на екрана. Ще бъдете помолени да изберете една от тези четири опции:

• На нов лист: Това създава нов лист, съдържащ вашата обобщена таблица. Това визуално разделя вашата таблица и обобщена таблица, за да поддържа нещата организирани.
• На текущия лист: Това добавя обобщената таблица към листа, който използвате в момента, което ви позволява да преглеждате таблицата и обобщената таблица едновременно.
• За избрани клетки на нов лист: Ако не искате да създадете обобщена таблица с помощта на таблица, можете вместо това да изберете диапазон. Ако изберете тази опция, ще създадете обобщена таблица за вашия диапазон на нов лист.
• За избрани клетки на текущия лист: И накрая, както се очаква, тази опция взема избрания от вас диапазон от клетки и създава обобщена таблица за тях в текущия ви лист с числа.

Най-добрият начин да овладеете обобщените таблици е да започнете да създавате и експериментирате с тях. В тази публикация нямаме време да навлезем в по-голяма дълбочина от това, но ще направим бъдеща публикация за осевите таблици, като ги изследваме по-подробно. Така че следете за това!

Създаване на диаграми

Следващата усъвършенствана техника, която ще искате да научите, когато използвате Numbers на Mac, е създаването на диаграми. Въпреки че диаграмите не са строго необходими при използване на числа, те са чудесен инструмент за визуализация.

За тези, които не са запознати с диаграмите, те са начин за вземане на данни в таблица и показването им по по-визуален начин. Това е страхотно за вземане на бързи прозрения, както и за показване на вашите данни на нетехнически лица. Например, ако сте следили разходите в Numbers и трябва да покажете тези разходи по време на конференция, можете да създадете диаграма и да я покажете в презентация.

Създаването на диаграма в Numbers е супер лесно. Просто изберете Диаграма опция от лентата с инструменти и изберете 2D, 3D или интерактивна диаграма за вашия набор от данни. Ако не сте сигурни с какво да отидете, вероятно е най-добре да се придържате към 2D опция.

Отново нямаме достатъчно време в тази публикация, за да се задълбочим в създаването на диаграма. Но като цяло кръговите диаграми и стълбовидите са чудесен избор. Кръговите диаграми помагат да се покажат проценти и количества, докато лентовите диаграми са по-добри за сравняване на неща във визуална йерархия.

Точно както при обобщените таблици, това помага да се експериментира с различните опции на диаграмата. Така че създайте набор от данни и започнете да правите диаграми въз основа на този набор от данни.

Също! Последен съвет. Когато създавате диаграма, която има ос X и Y (стълбовидните диаграми например имат това), опитайте се да запазите постоянни числа по оста X и променливи числа по оста Y. Например обичайна практика е да се поставят времеви променливи по оста X (месеци, години, седмици, тримесечия и т.н.), а финансови стойности по оста Y (валути, печалби, разходи, загуби, растеж и т.н.).

Условно подчертаване в Numbers на Mac

Друга важна техника, която трябва да овладеете в Numbers на Mac, е условното подчертаване. Както може би сте забелязали досега, можете да форматирате съдържанието във вашите клетки. Можете да промените цвета на фона на клетка, да промените цвета и вида на шрифта и т.н.

Подобно на диаграмите, форматирането може да се използва за визуално организиране на вашите данни. Чрез цветно кодиране на въведените данни можете бързо да разграничите положителни и отрицателни стойности, дати и суми в долари, клиенти и т.н.

Разбира се, ръчната промяна на цялото това форматиране може да отнеме много време. Тук идва условното подчертаване. Тя ви позволява да създавате автоматични правила, които незабавно променят форматирането на вашите клетки. Така че, ако имате клиенти A, B и C, можете да създадете правила, така че всички записи A да са зелени, всички записи B да са сини и всички записи C да са червени.

За да настроите правила за условно осветяване, изберете клетка, диапазон от клетки или цяла колона/ред. След това щракнете формат в горния десен ъгъл на екрана с числа. Това трябва да покаже (не да скрие) панела за форматиране от дясната страна на екрана.

В горната част на този панел изберете клетка. След това щракнете Условно подчертаване…

Изберете Добавяне на правило. След това можете да създадете правило, което се основава на числа, текст, дати и т.н. Всеки тип правило има свои собствени параметри, така че изберете това, което най-добре отговаря на вашите нужди. Например, ако искате всяка клетка с текста „Клиент А“ да е зелена, бихте избрали Текст > е…

Можете, разбира се, да промените тези правила, за да отговарят на вашите нужди. Ако обаче го настроите както аз, тогава всеки път, когато въведете „Клиент A“ в клетка с тези правила за условно подчертаване, цветът на фона моментално ще стане зелен.

За да бъде ясно, това не променя непременно функцията на вашите данни или вашата таблица. Това просто помага да направите нещата визуално ясни и ви спестява време.

Форматиране на числа

Подобно на условното подчертаване е форматирането на числа в Numbers на Mac. По подразбиране всички числа, които въвеждате в Numbers, ще изглеждат относително сходни. Не всички числа обаче трябва да се форматират по един и същи начин. Ще имате дати, часове, валути и проценти.

За да сте сигурни, че тези числа изглеждат така, както са предназначени, можете да зададете правила за форматиране на различни клетки и диапазони. За да настроите това, ще искате да се уверите, че формат страничната лента е отворена и вие ще искате да изберете клетка отново в тази странична лента.

Ще забележите, че в горната част на тази секция на страничната лента има падащо меню с етикет Формат на данните. Когато изберете това падащо меню, ще видите следните опции:

Всичко, което трябва да направите от тук, е да изберете форматирането, което искате да използвате за избраните от вас клетки. От този момент нататък вашите клетки автоматично ще бъдат форматирани по подходящ начин.

И ако решите Номер от падащото меню можете дори да изберете броя на десетичните знаци, които да се показват. Това може да бъде наистина полезно за показване на информация по начина, по който искате да се показва.

Филтриране

Друга полезна опция за показване в Numbers на Mac е филтрирането. Филтрирането, подобно на обобщените таблици, ви позволява да показвате само информацията, която е подходяща за вас. Например, можете да използвате филтриране, за да скриете разходите, които не можете да си позволите, да покажете само клиентите, на които дължите, или да покажете всички предстоящи записи.

С други думи, позволява ви да попълните всичките си данни, след което да ги филтрирате въз основа на избрани от вас правила.

Когато създавате правила за филтриране, имате две възможности:

• Бързи филтри: Това са автоматично генерирани правила за филтриране, които се появяват въз основа на данните, които сте въвели в таблицата си. Те са полезни, когато просто искате бързо да филтрирате определена информация и не искате непременно да организирате своя набор от данни по определен начин.
• Правила за филтриране: Правилата за филтриране, от друга страна, са правила, които установявате за вашата таблица/набор от данни. Те са по-постоянни, структурирани и могат да бъдат достъпни, когато имате нужда от тях.

За да използвате бързи филтри, изберете колона с данни или конкретна клетка, задръжте курсора на мишката върху съответната буква на колоната, след което щракнете върху стрелката, която се появява до буквата на колоната. Това ще покаже падащо меню, в което ще намерите Бърз филтър настроики.

Изберете го, след което изберете от наличните опции за филтриране, които представя, за да промените видимите данни. Данните не се изтриват или променят, а само се скриват от изгледа.

За правила за филтриране изберете колоната, реда или клетките, които искате да филтрирате. След това щракнете с десния бутон върху тях и изберете Показване на опциите за филтър.

След това в страничната лента (която трябваше да се промени, за да показва опции за филтриране), можете да добавите филтър към колона по ваш избор. Точно както при условното подчертаване, можете да създадете правила, които ще ви позволят да показвате/скривате данни стратегически.

Овладяване на COUNTIF в числа на Mac

Една от най-мощните функции в Numbers на Mac е COUNTIF. Технически има и други функции „АКО“, но след като разберете как работи COUNTIF, ще можете да разберете и останалото.

По същество COUNTIF позволява на потребителите да прилагат формула към диапазон от числа, но също така да изключат числа, които не отговарят на определени условия. Така че вие ​​„БРОИТЕ“ числа „АКО“ отговарят на вашите условия.

Например, можете да използвате това, за да преброите само продажбите си, които са над $100, да игнорирате клиенти, които са похарчили по-малко от $10, или да разглеждате само плащания, които не са обработени.

За да използвате функция COUNTIF, щракнете Поставете в горната част на екрана, след това Формула, тогава Нова формула. Това ще промени страничната лента, за да покаже всички налични формули. В лентата за търсене на този страничен панел въведете „АКО“ и натиснете връщане.

Когато направите това, ще видите функции като IF, SUMIF, AVERAGEIF и, разбира се, COUNTIF. Това са всички функции, които се възползват от функцията IF, така че просто изберете тази, която се отнася за вашите нужди.

Ще забележите, че има и функции „-IFS“. Те работят повече или по-малко по същия начин, с изключение на това, че ви позволяват да проверявате множество колекции за множество колекции, вместо една колекция за едно условие.

Използване на VLOOKUP

Следва VLOOKUP. VLOOKUP е основна функция на Excel и е тази, с която тези, които използват Numbers на Mac, ще искат да се запознаят. След като го направите, ще откриете, че използвате тази функция през цялото време.

За тези, които не знаят, VLOOKUP е функция, която ви позволява да търсите конкретна част от данните, която съответства на друга част от данните. Например, можете да потърсите почасовата ставка (Колона B), начислена на клиент (Колона A).

Оттам можете да използвате стойността, която сте търсили в друга функция. Така че това е чудесен начин да започнете да организирате и транспонирате части от данни около вашия набор от данни.

За да използвате VLOOKUP, ще преразгледате стъпките, предприети в последната техника, която разгледахме. Изберете Поставете в горната част на екрана, след което изберете Формула и Нова формула. Това трябва да промени страничния панел, за да покаже панела за избор на формула.

В лентата за търсене на този панел въведете „VLOOKUP“ и натиснете връщане на вашата клавиатура. Трябва да видите VLOOKUP да се появява незабавно.

Продължете и изберете VLOOKUP, за да започнете да създавате формулата в клетка по ваш избор.

За да работи тази функция, ще трябва да попълните следната информация:

• Търся: Това е мястото, където ще въведете стойността, която искате да намерите. Можете да въведете число или низ REGEX. Ако не сте запознати с REGEX, тази публикация ще ви накара да ускорите.
• Диапазон на колони: Следващият раздел е изборът на клетки, в които ще търсите. Така че посочете кои клетки искате да намерите Търся съдържание в.
• Колона за връщане: Колоната за връщане е мястото, където ще посочите каква част от данните искате да бъдат върнати. Например, ако търсите нечий Почасово заплащане (Колона A), тогава може да искате действително да изтеглите стойността, съдържаща се в Колона B, която съдържа сумата в долари, която печелят. С други думи, това е стойността, която ще посочи коя част от данните ще върне тази функция.
• Близко съответствие: Този параметър ви позволява да изберете каква свобода на действие давате на данните, които вашата VLOOKUP формула намира. Например, кажете, че търсите числото „5,5“, но вместо това формулата намира „5,6“. Можеш да използваш Близък мач за да решите дали това ще се покаже като грешка или искате да го считате за достатъчно точно.

И това е! VLOOKUP може да бъде малко труден за овладяване, но след като го направите, той ще бъде наистина мощен инструмент във вашия арсенал. Така че прекарвайте много време с него, докато се почувствате удобно да го използвате. Открих, че общностите на Reddit за Excel и Numbers имат много информация за това как работи VLOOKUP, ако имате нужда от допълнително четене.

Сътрудничете с колеги

Една от най-простите усъвършенствани техники, които ще разгледаме в този урок за Numbers на Mac, е сътрудничеството. В последните актуализации Apple добави възможност потребителите да си сътрудничат един с друг в Numbers.

Това е супер лесен и чудесен начин да направите вас и вашия екип по-продуктивни. За да направите това, просто щракнете върху Сътрудничество в лентата с инструменти и споделяйте достъп до вашата електронна таблица с други чрез имейл, текстово съобщение или AirDrop.

Хората, с които си сътрудничите, ще трябва да имат устройство на Apple, за предпочитане Mac или iPad, въпреки че iPhone също ще работи.

Когато работите съвместно върху файл на Numbers, ще можете да видите точните редакции и приноси, които други са направили. Това е страхотно за споделяне на документи с хора, работа върху един и същ файл с помощта на различни устройства или по различно време и поддържане на връзка между екипа ви на работното място.

Добавяне на AppleScript към Numbers

Не на последно място, доста напреднала техника за Numbers на Mac е използването на AppleScript с вашите електронни таблици. За тези, които не знаят, AppleScript е основен скриптов език от Apple, който може да се използва за автоматизиране на определени задачи.

За тези, които са запознати с Excel, може да имате опит с макроси. Макросите ви позволяват да автоматизирате основни задачи, като въвеждане на числа или актуализиране на информация. Това е страхотно спестяване на време и е вградено в Excel.

За съжаление Apple все още не е вградила подобна функция като Numbers. Вместо това ще трябва да разчитате на AppleScript.

Добрата новина е, че AppleScript е доста прост. Ако вече имате известен опит в програмирането, тогава трябва да можете да го вземете доста бързо. А ако не го направите, можете или да научите основите, или да копирате кода, който други са написали онлайн.

Както много от това, което е в тази статия, нямаме време да се задълбочим във всички неща, които можете да правите с AppleScript в Numbers. Просто знайте, че ако установите, че извършвате много повтарящи се задачи в Numbers, можете да използвате AppleScript, за да започнете да разтоварвате тази работа върху вашия компютър.

Numbers на Mac: Станете професионалист

И това е! Като овладеете техниките, описани в тази публикация, можете да започнете да изостряте уменията си в Numbers на Mac и да напреднете към това да станете истински професионалист. Въпреки че някои от тези концепции може да са трудни за разбиране в началото, шансовете са добри да се наложи да използвате много от тези неща ежедневно.

Това са страхотни техники, които да научите, ако искате да си изкарвате прехраната с работа в Numbers или Excel. А за тези, които просто се нуждаят от Numbers за проекти у дома, това ще ви позволи да правите цял набор от нови неща. Кажете ми в коментарите по-долу как планирате да използвате тези различни техники!

За повече информация, новини и ръководства за всичко свързано с Apple, разгледайте останалата част от блога на AppleToolBox.

До следващия път!