Как да направите падащ списък в Excel

За да направите задачите за въвеждане на данни безупречни и бързи, трябва да научите как да правите падащ списък в Excel.

Excel е мощен софтуер за въвеждане на данни. Можете да го използвате за лични и професионални нужди за въвеждане на данни, като създаване на списъци с офис консумативи, списъци с домакински консумативи, създаване на инвентар за малък бизнес или дом и много други.

При всяка задача за въвеждане на данни трябва да въвеждате малки данни като имена, адреси, количества, местоположения, цени и т.н. Когато някой одитира тази база данни, може да поиска да въведе коментари като одитирани, предстоящ одит, открита грешка и т.н.

Ако вие или вашият служител започнете да правите това ръчно, постигането на целта ще отнеме дни. Следователно трябва да автоматизирате листа на Excel, където улавяте данни. Командата за падащ списък на Excel е основна автоматизация, която можете да използвате, без да изучавате кодирането на Visual Basic за Excel. Прочетете, за да научите как да направите списък в Excel с падащо меню.

Какво е падащ списък в Microsoft Excel?

Падащият списък на Excel е инструмент за валидиране на данни на приложението Excel. Изисква се да изберете диапазон или списък с данни за падащия списък. След това просто приложете командата за валидиране на данни за падащия списък в целевата клетка или диапазони от клетки, за да получите предложения за въвеждане на данни.

Падащите списъци елиминират догадките от задачата за въвеждане на данни. Освен това няма да правите правописни и други грешки, когато използвате функцията за падащ списък на Excel. Това е и най-широко използваният инструмент за автоматизиране на въвеждане на данни в Microsft Excel.

Ето някои сценарии, при които можете да приложите тази команда за валидиране на данни:

• Създавате база данни в Excel и имате нужда от операторите за въвеждане на данни, за да въведете необходимите данни, без боклук.
• Искате операторите за въвеждане на данни да използват само категоризирани данни, когато въвеждат информация в работен лист на Excel.
• Създавате безплатни онлайн или офлайн формуляри в Excel и искате потребителят да въвежда данни, налични само във формуляра и нищо друго.
• Вашата база данни включва повтарящи се имена, телефонни номера, адреси и др. Освен това в зависимост от тези данни плащате сметки или фактури. Следователно точността е изключително важна за проекта. В такъв случай трябва да използвате падащи списъци в Excel.
• Създавате Excel лист за домакински консумативи и искате членовете на семейството да правят записи само от разрешен списък с артикули.
• Вашият екип за въвеждане на данни обича много да използва клавишни комбинации и за това падащите списъци на Excel предлагат несравнимо удобство.
• Създавате база данни с заявки за офис консумативи или покупки и искате служителите да създават заявки за покупки само за предварително одобрени канцеларски материали, ИТ хардуер или аксесоари.

Има два начина да направите списък в Excel със стрелки за падащо меню. Единият използва предварително конфигуриран диапазон от данни, а друг въвежда ръчно опциите. Намерете по-долу стъпките за най-автоматизираното падащо меню в Excel:

• Създайте нов работен лист в Excel и го наименувайте База данни.
• Сега създайте заглавка на колона в клетка A1 според вида или друго име, което харесвате. Например, давам заглавка на колона на списъка с падащи менюта ИТ хардуер в този урок.
• Сега копирайте и поставете данни от някъде другаде или въведете ръчно, за да попълните клетките под заглавката на колоната с елементи, които искате в падащото меню.
• Въвеждам опции за заявка за закупуване на ИТ устройство като монитор, високоговорител, RAM, процесор, компютърна кутия, графичен процесор, PSU и т.н.

Досега успешно сте създали базата данни, от която командата за валидиране на данни в Excel ще покаже опции или избори от падащ списък. Сега, нека създадем действителния падащ списък, като следвате стъпките, споменати тук:

• Изберете клетката, в която искате да направите падащ списък в Excel.
• Сега щракнете върху Данни раздел на Меню на лентата на Excel.
• В Инструменти за данни команден раздел, щракнете върху Потвърждаване на данни падаща стрелка.
• Ще се отвори контекстно меню с няколко опции. Избирам Потвърждаване на данни.
• Сега трябва да видите Команда за валидиране на данни в работния лист, където искате да добавите падащ списък за Excel.
• Съдържа три раздела. Това са съобщение за въвеждане, настройки и предупреждение за грешка.
• Кликнете Настройки.
• Под Критерии за валидиране опция, щракнете върху падащия списък под Позволява меню.
• Избирам списък от падащото меню.
• По подразбиране, Падащо меню в клетка и Игнорирайте празното отметката трябва да бъде отметната. Ако не, проверете ги.
• Щракнете върху стрелката нагоре в Източник поле. The Потвърждаване на данни диалоговият прозорец сега ще се минимизира до тънка лента с празно поле.
• Отидете на Работен лист за база данни и изберете диапазона от клетки в падащия списък на Excel.
• Изберете няколко празни клетки под последния елемент. Това ще ви помогне да разширите списъка, без да редактирате отново източника.
• Excel автоматично ще попълни изходните данни за падащия списък. Просто трябва да щракнете върху стрелка надолу на тънките Потвърждаване на данни бар.
• Сега трябва отново да видите разширения диалогов прозорец за проверка на данните. Но този път ще видите диапазон от изходни данни в Източник поле.
• Просто щракнете ДОБРЕ, и всичко е готово.

Честито! Създадохте първия си падащ списък в Excel. Сега просто копирайте това навсякъде другаде, където трябва да покажете същите елементи, когато служител или друг потребител попълни данни в лист за въвеждане на данни.

Може да искате да заключите работния лист на базата данни, така че никой да не може да прави промени в списъка с опции в падащите списъци в работния лист за въвеждане на данни. Следвайте тези бързи стъпки, за да защитите елементите от списъка:

• Изберете диапазоните от клетки, които трябва да заключите.
• Щракнете с десния бутон и след това изберете Форматиране на клетки.
• Отидете на защита и отметнете Заключено опция.
• Кликнете Добре да приложите Форматиране на клетки промени.
• Сега отидете на Преглед раздел на лентата на Excel.
• Изберете Защита на листа икона.
• На Защита на листа диалогов прозорец, въведете парола в празното поле.
• Въведете отново паролата и Excel ще заключи работния лист завинаги.

Ако искате кратко падащо меню, като Да/Не, Одитирани/Непроверени, Присвоени/Отворени, Завършени/Незавършени и т.н., можете да използвате ръчния списък вместо метода за диапазон от данни. Спестява време. Ето как можете да създадете падащ списък в Excel с помощта на елементи от списък:

• Щракнете върху клетка, за да попълните падащо меню.
• Изберете Потвърждаване на данни от Данни раздел на менюто на лентата.
• Под Позволява меню, щракнете списък.
• Сега просто въведете списъка с елементи в Източник поле.
• Уверете се, че отделяте всеки елемент със запетая.
• Кликнете Добре за да приложите падащия списък.

Това е най-лесният и бърз метод за създаване на прост падащ списък в Excel. Въпреки това, първият метод е по-надежден, когато ще използвате изобилно падащи списъци.

Празният падащ списък може да не говори много на операторите за въвеждане на данни. Трябва да добавите конкретни инструкции, за да не допускат грешки. Ето как можете да добавите съобщение с инструкции към падащи списъци в Excel:

• Щракнете върху която и да е клетка, която съдържа активен Команда за валидиране на данни.
• Сега отидете на Данни раздел > Потвърждаване на данни > щракнете Потвърждаване на данни.
• Вътре в Потвърждаване на данни диалогов прозорец, щракнете върху Входно съобщение раздел.
• Въведете малък текст за Заглавие и след това подробно съобщение в Входно съобщение поле.
• Кликнете Добре за да приложите промените.

Сега всеки път, когато потребител избере клетка с активна команда за валидиране на данни от падащ списък, той ще види съобщение за това как да попълни клетката с помощта на елементи от падащия списък.

Ако някой направи грешка, докато използва падащите списъци на вашия лист за въвеждане на данни в Excel, можете също да покажете съобщение за грешка. Това ще гарантира, че потребителят предприема действия за отстраняване на грешката и няма да пропусне клетката. Ето стъпките за активиране на Показване на предупреждение за грешка:

• Следвайте стъпките, споменати по-рано, докато получите Потвърждаване на данни диалогов прозорец.
• Сега изберете Предупреждение за грешка раздел.
• Изберете Стил на грешка от три опции: Стоп, Предупреждение и Информация.
• След това въведете кратък текст за Заглавие от Предупреждение за грешка.
• Сега въведете подробно съобщение в Съобщение за грешка поле.

Чудесна работа! С активирано Показване на предупреждение за грешка, работният лист ще покаже диалогов прозорец за грешка, ако някой въведе нещо различно от елементите, споменати в падащия списък в Excel.

Сега знаете как да направите списък в Excel с падащо меню по два различни метода. Можете да изпробвате начини да направите падащи списъци на Excel и да създадете формуляри за въвеждане на данни, за да помогнете на вашите служители.

Можете също така да създадете интуитивен списък с домашни консумативи за хранителни стоки, хардуер, дрехи, комунални услуги и други, като използвате падащи списъци в Excel.

Не забравяйте да коментирате по-долу, ако знаете друг готин начин да направите падащ списък в Excel.

След това се научете показване на редове или колони в Excel и няколко Шаблони за календари на Excel за всяка година.