Винаги има причина да изпращате имейли на различни хора. Ето как можете да създадете списък за разпространение в Outlook.
Като потребител на Outlook може да се наложи да изпратите важни официални или лични имейли до множество хора. В такива ситуации изпращането на имейли поотделно ще изисква повече време и усилия.
Можете да настроите списък за разпространение в Outlook и да елиминирате неудобството при добавяне на множество имейл адреси в полето До.
Но първо, нека научим повече за списъка за разпространение и неговата важност.
Какво е списък за разпространение в Outlook?
Списъкът за разпространение е списък с контакти или имейл адреси, които могат да се използват за разпространение или изпращане на имейли до всички тях.
И така, това е група от имейл адреси, които можете да използвате, за да изпратите имейл. Тези списъци също се споменават в различни версии на Outlook като Списък с контакти и Контактна група.
Ако имате списък за разпространение, той ще се появи в списъка с контакти и адресната ви книга.
Защо ви е необходим списък за разпространение в Outlook?
Изпращането на имейл до различни хора може да бъде трудно, особено ако сте част от организация със стотици или хиляди служители.
Списъкът за разпространение автоматизира тази обикновена и повтаряща се задача за добавяне на имейл адреси поотделно, когато искате да изпратите имейл до група хора.
Можете да създадете списъка веднъж и да го използвате с години, освен ако някои служители не се присъединят или напуснат организацията или екипа.
В този случай можете също безпроблемно да редактирате списъка за разпространение, за да го поддържате актуален. Освен това списъкът за разпространение ви помага да избегнете случайно добавяне на някого като ваш получател на имейл.
Разлика между списък за разпространение, група за разпространение и група за контакти
Ще откриете, че термини като списък за разпространение и група с контакти се използват взаимозаменяемо в екосистемата на Microsoft или Outlook.
Въпреки че те означават едно и също нещо, списъкът за разпространение се използва в по-старите версии на приложението Outlook.
Някои хора може също да използват термини като група за разпространение и списък с контакти, за да се позовават на списъка за разпространение.
В случай на абонаменти за Office 365 списъците за разпространение са предназначени за цялата организация.
Освен че се управляват централно, тези списъци получават имейли от организационния имейл вместо от личния имейл адрес.
Обратно, групите с контакти могат да бъдат създадени в личен имейл акаунт в Outlook.
Създаване на списък за разпространение в Outlook от Web App
Докато осъществявате достъп до вашия Outlook от уеб приложението, можете да следвате тези стъпки, за да добавите списък с контакти или списък за разпространение:
- Отворете Outlook в уеб браузъра и щракнете върху хора икона.
- Кликнете върху падаща стрелка до Нов контакт за да изберете Нов списък с контакти.
- На екрана ще се появи изскачащ прозорец.
- Трябва да въведете име за списъка.
- Добавете имейл адресите на всички хора, които искате да включите в този списък за разпространение.
- Ако искате, можете да добавите и описание.
- Кликнете Свършен, а вие току-що създадохте Списък за разпространение на Outlook.
- Когато изпращате имейл до групата, добавете името на групата в На терен.
Как да създадете списък за разпространение в Outlook Desktop
Дори ако имате приложение Outlook на вашия Windows, можете лесно да създадете списък за разпространение, известен като група с контакти. Ето бързите стъпки за създаване на списък за разпространение на Outlook там:
- Отвори Приложение Outlook и изберете хора раздел.
- Кликнете върху Нов контакт падаща стрелка.
- Избирам Контактна група.
- Ще видите нов прозорец за тази група или списък.
- В Поле за име, добавете името на списъка.
- Кликнете върху Добавяне на член бутон.
- Изберете откъде (Outlook контакти, адресна книга, имейл контакт) искате да добавите хора към тази група.
- Изберете някого и щракнете върху Членове бутон, за да ги добавите към списъка.
- За да изберете няколко души едновременно, натиснете Ctrl докато избирате всички имена.
- Когато сте готови, щракнете Добре да се върна към Контактна група прозорец.
- Кликнете Запазване и затваряне за прилагане на промените.
Как да създадете списък за разпространение в Outlook за Mac
Функцията за списък за разпространение на Outlook също е достъпна за потребители на Mac. Така че можете да създадете списък за разпространение в Outlook Mac с тези стъпки:
- Отворете Outlook за Mac и изберете хора.
- Избирам Нов списък с контакти под У дома раздел.
- Задайте име на списъка.
- Кликнете върху Добавете и въведете първите няколко букви от името на контакта, който искате да включите.
- Изберете това име, за да го добавите.
- Въведете имейл адреса, за да добавите някой, който не е в списъка с контакти.
- Щракнете върху Запазване и затваряне бутон, когато всички имена са добавени успешно.
Заключение
След като вече знаете как да създадете списък за разпространение в Outlook, можете безпроблемно да изпращате имейлите си до много хора.
Независимо дали използвате Windows или Mac, следването на нашите стъпки ще ви помогне да създадете списък за разпространение на Outlook.
Можете да коментирате, за да споделите своя опит с настройването на списък за разпространение в Outlook. След като създадете списък, може да искате споделяне на списък с контакти с друг потребител на Outlook.