Как да циркулирате поща от Excel към Word по 2 начина

Ако ви е трудно да изпращате групови имейли или имейли до клиенти и клиенти, като персонализирате съдържанието на всеки документ, обединяването на имейли може да ви помогне. За циркулярни документи най-добрата комбинация е Excel и Word. Намерете тук как да циркулирате поща от Excel към Word по два лесни метода.

Обединяването на поща е най-достъпната форма на автоматизация на офис работата на настолни и преносими компютри. Просто трябва да конфигурирате приложението Microsoft Word, за да извлича данни за текстове на контейнери от база данни като Excel файл за един документ.

Веднъж зададени, можете да създавате персонализирани писма, пликове, имейли, директории, адресни етикети и т.н. с едно кликване. Ако научите как да правите циркулярни документи от Excel към Word, можете да създавате фактури, месечни сметки, подробности за абонамента и много други официални документи за стотици и хиляди клиенти в няколко кликвания.

Като научите как да правите циркулярни документи в Word от Excel, можете да създавате имейли и имейли, богати на данни, и да избягвате човешки грешки, които представляват риск, когато създавате такива документи ръчно. Така че нека да започнем с методите за извършване на циркулярни документи от Excel към Word.

Има два начина да направите циркулярни документи от Excel към Word. Първият е ръчният метод, при който сами добавяте текстовете на контейнерите за един документ, а Word прави останалото за останалите писма или имейли. Научете стъпките за ръчно обединяване на имейли тук:

Първо, трябва да създадете база данни, от която MS Word ще извлича данни в полетата за циркулярни съобщения в шаблона за имейл, поща, фактура и т.н. Трябва да създадете базата данни на Excel по такъв начин, че всички данни, свързани с един получател, да са налични в един ред.

Можете да отделите различни данни в един ред под различни заглавки на колони. Тези заглавки на колони ще работят като аналог на полетата за циркулярни документи в Word. Сега можете да създадете заглавката на колоната, както искате. Но по-късно трябва да направите малки редакции в заглавките на колоните, за да съответствате на полетата в Word.

Намерете по-долу основните стъпки за създаване на база данни за циркулярни документи в Excel. Този урок ще създаде фактура за малък или домашен бизнес, където можете да изпращате групови фактури и месечни сметки на хиляди клиенти на достъпна цена, без да разчитате на скъпи онлайн решения или трети страни агенции:

• Създайте празен Excel файл и преименувайте името на листа на Фактури.
• Трябва да попълните всички данни за циркулярни документи в този работен лист.
• Сега създайте елементите, които искате да включите в документа за циркулярни документи заглавки на колони. Те ще функционират като Полета за циркулярни документи в Word.
• Въведете име на клиент и цялата друга свързана информация под заглавката на съответната колона в същия ред. Ако промените редове за един и същи клиент, Word няма да може да попълни правилната информация в обединения документ.

• С нарастването на вашата клиентска база можете да започнете да добавяте нови имена на клиенти под Заглавка на колона за клиент.
• Освен това можете да добавите нови данни за съществуващи или нови клиенти под конкретните заглавки на колони.
• Всеки път, когато актуализирате тази база данни, Word mail merge автоматично ще създаде нов клиентски документ за добавяне клиенти, пропуснете клиенти, ако изтриете някои, и също актуализирайте цифрите в документа според информацията от Excel база данни.
• Обединяването на поща на Word няма да импортира числовото форматиране от Excel. За да запазите елементи за форматиране на числа, като десетични знаци, валутни символи и т.н., трябва да вмъкнете кратък код в конкретни полета за циркулярни документи. Ще спомена кода и трика за използването му по-късно в този урок.

Това е! Успешно създадохте базата данни на Excel за проекта за циркулярни документи. Добра работа! Нека започнем да създаваме шаблона за циркулярни документи в Microsoft Word.

Първо, трябва да изготвите имейл или имейл за фактура, който искате да изпратите на вашите клиенти и клиенти. Писмото трябва да съдържа основна информация за вас, както е показано по-долу. Те са статични за всички имейли и поща.

• Твоето име
• Вашето фирмено име
• Вашият бизнес адрес
• Лого на фирмата (ако има такова)
• Линия за подпис

Сега, след като създадохте шаблона на Word, към който ще добавите полета за циркулярни документи, нека видим стъпките по-долу:

• Щракнете върху раздела Изпращания на лентата на Word и след това изберете Стартирайте циркулярни документи.

• От падащ списък, изберете вида на документа, който искате да направите. Да изберем Имейл съобщения.
• Сега щракнете отново Пощенски пратки но този път избери Изберете Получатели.
• Тъй като искате да извършите циркулярна поща от Excel към Word, изберете Използвайте съществуващ списък опция.

• Сега намерете базата данни за циркулярни документи, създадена по-рано в Excel, и изберете Фактури работен лист в Изберете Таблица диалогов прозорец.
• Сега трябва да видите, че Писане и вмъкване на полета групата команди се активира в менюто на лентата на Word > Пощенски пратки.

Досега сте свързали базата данни на Excel за циркулярни документи с Word. След това ще научим как да попълним задължителните полета в документа с шаблон за циркулярни документи по-долу:

• Щракнете върху Поздравителна линия опция в раздела Изпращания и създайте поздравителния ред, който искате да добавите. The «Поздравителна линия» текстът на контейнера ще се покаже.

• Сега можете да напишете изявление, в което да посочите плащането по фактурата. Това ще бъде статичен отчет, който ще отиде до всички получатели.
• Под поздравителния ред можете да добавите други полета за циркулярни документи като Имейл на потребителя«Customer_Email»; Номер на фактура: «Номер_на_фактура»; Дата на фактурата: «Дата_на_фактурата»и т.н.

• След това щракнете върху Вмъкване на поле за сливане опция, за да започнете да добавяте динамичните компоненти на проекта за циркулярни документи.
• Командата Insert Merge Field ще покаже всички налични заглавки на колони в базата данни на Excel, която сте добавили към документа за циркулярни документи. Отделете време, за да добавите полетата, които искате.

• Например можете да добавите тези полета за сливане: «Линия_услуги_1»; «Date_Line_1»; «Сума_ред_1»; «Линия_услуги_2»; «Date_Line_2»; «Сума_ред_2»; «Обща_сума_».

• След като добавихте всички динамични полета, можете да затворите имейла си, като добавите заключителна забележка и ред за подпис. Отново, това ще бъде статичен компонент.
• Сега можете да щракнете върху Преглед на резултатите под раздела Изпращания, за да видите първия обединен документ.

Както можете да видите във визуализацията, сумата на фактурата не показва валутата или десетичните точки. За да разрешите това, следвайте стъпките, посочени тук:

• Щракнете с десния бутон върху «Сума_ред_1» поле за циркулярни документи и щракнете Превключване на кодове на полета.

• Сега трябва да видите MERGEFIELD и след това полето.
• Въведете следния код, както е показано на изображението по-горе:

#$0.00

• Сега изберете отново полето, щракнете с десния бутон и Превключване на кодове на полета.

• След това вижте визуализацията, за да потвърдите дали циркулярните документи импортират числовото форматиране или не.
• Вече можете да въведете горния код в други полета за циркулярни документи с числа като «Сума_ред_2» и «Обща_сума_».

Можете да маркирате важни данни в имейл шаблона сега. Обединяването на поща на Word ще носи форматирането във всички други документи, които създавате в този проект за обединяване на поща.

След като сте готови, щракнете Завършване и обединяване > Редактиране на отделни документи > всичко в Обединяване на записи диалогов прозорец. Кликнете Добре за създаване на всички обединени документи за всеки клиент в базата данни на Excel.

Word mail merge ще създаде нов документ с обединените имейли. Така че трябва да запишете файла отделно или да изпратите имейли веднага.

Вторият начин за извършване на циркулярни документи е чрез използване на съветника за циркулярни документи на Microsoft Word. Това обаче е труден метод. Трябва да промените изходната база данни в Excel според наличните полета за циркулярни документи в Word. Ето какво трябва да направите, за да изпробвате автоматичното обединяване на имейли в Word:

• Създайте шаблонен документ на Word и след това щракнете Пощенски пратки > Стартирайте циркулярни документи > вида на документа, който искате да изготвите.

• След това щракнете Стартирайте циркулярни документи отново и след това изберете Съветник за циркулярни съобщения стъпка по стъпка.

• Инструкциите ще се покажат в шест стъпки в десния панел за навигация на Word.
• Трябва да изпълните задачата, показана в първата стъпка, и след това да щракнете върху Напред: Начален документ, за да следвате съветника.

Можете автоматично да обедините данни в Word от Excel, като използвате функцията за циркулярни документи на Word. За целта трябва да имате Excel файл със себе си. След това създайте нов документ на Word и започнете да пишете своя имейл или поща. На местата, където трябва да импортирате стойности от Excel, щракнете върху полето Insert Mail Merge и добавете необходимата стойност.

Преди да направите това, трябва да добавите базата данни на Excel, като отидете на Mailings > Select Recipients > Use an Existing List и изберете Excel файла. След като създадете шаблонния документ ръчно, финализирайте обединяването на имейли и Word ще създаде всички други имейли или имейли автоматично за съответните получатели.

Можете да създадете циркулярни документи от данни на Excel, както обикновено правите за нов списък с контакти или контакти от Outlook. Но за да използвате данни от работен лист на Excel, изпълнете следните стъпки:

• Запазете файла на Excel и шаблона за циркулярни документи на Word в локалното хранилище.
• Отворете файла на Word и щракнете върху Mailings.
• Сега изберете опцията Избор на получатели и щракнете върху Използване на съществуващ списък.
• Сега отидете до устройството, където съществува файлът на Excel, изберете го и след това щракнете върху Отвори.
• Това е! Успешно сте свързали файла на Excel за циркулярни документи.

Според съветника за циркулярни документи стъпка по стъпка, следните са шестте стъпки за циркулярни документи в Word:

• Изберете типа документ като писма, пликове, справочници и др.
• Изберете начален документ като текущия документ или съществуващ документ
• Изберете получатели от съществуващ списък (Excel), контакти на Outlook или нов списък
• Напиши писмото си
• Визуализирайте писмата си
• Завършете сливането

Сега знаете как да циркулирате поща от Excel към Word, като следвате ръчния метод или съветника за циркулярни документи на Word. Опитайте някой от методите в зависимост от вашия документ за циркулярна поща, база данни и степента на персонализация, от която се нуждаете.

Не забравяйте да коментирате по-долу, ако знаете други лесни методи за това как да направите циркулярни документи в Word от Excel. Може също да искате да знаете как да отпечатате етикети от Excel с помощта на MS Word циркулярни документи и обединяване на коментари и промени от множество документи.