Как да отпечатате етикети от Excel с помощта на циркулярни документи

Кога трябва да отпечатате етикети, за да изпратите картички с покани за коледни поздрави, сватби и други домашни събития? Искате да отпечатате адреси за доставка на едро за вашия сайт за онлайн пазаруване? Прочетете тази статия, за да научите как да отпечатвате етикети от Excel с помощта на функцията за циркулярна поща на Microsoft Word.

Microsoft Excel е отлично приложение за създаване на големи бази данни за бизнес или лични контакти. Въпреки това не е толкова удобен за потребителя, когато става въпрос за отпечатване на етикети за доставка или други етикети върху хартия за етикети.

Можете ръчно да създавате подобни на етикети клетки в Excel и да записвате съдържание в тях ръчно. Можете да извършите тази ръчна работа за няколко етикета, но когато трябва да изпратите картички, покани и стоки до стотици получатели, ръчната работа не е опция.

Следователно трябва да научите как да отпечатвате етикети от Excel с помощта на функцията за циркулярни документи на Microsoft word, като прочетете тази статия до края. Ще разгледате и някои интелигентни съвети в края!

Процесът за отпечатване на адресни етикети от Excel или отпечатване на пощенски етикети от Excel включва кръстосана съвместимост на Excel файлове с Word. Следователно, трябва да направите следните корекции в Word, ако печатате етикети в Word, като използвате списъци с контакти на Excel:

• Отворете приложението Microsoft Word на вашия компютър или Mac.
• Кликнете Файл и след това изберете Настроики.
• Кликнете Разширено в прозореца с опции на Word.
• Превъртете надолу, докато видите Общ раздел.

• Там поставете отметка в квадратчето до Потвърдете преобразуването на файлов формат при отваряне.
• Натиснете Добре за да запазите промените и да излезете от прозореца с опции на Word.

Преди да можете да отпечатате етикетите, трябва да проверите дали функцията Word Mail Merge поддържа етикета или не. Microsoft компилира спецификациите на стикера на етикета от най-добрите доставчици в приложението. Ето как можете да видите списъка и кода на документа за стикери за етикети:

• Щракнете върху Пощенски пратки раздел в менюто на лентата на Word.
• Избирам Стартирайте циркулярни документи и след това изберете Етикети от падащ списък.
• Сега ще се появи диалоговият прозорец Опции за етикети.

• Под Информация за етикета раздел, трябва да видите Доставчици на етикети и Продуктови номера списък.
• Изберете името на доставчика на етикетната хартия и кода на продукта. Ще намерите подробностите върху опаковката на етикетната хартия, която сте закупили.
• Кликнете Добре за да приложите промените към този проект за печат на етикети.

Ако не виждате името на доставчика на етикета в горния списък, можете ръчно да въведете неговите спецификации. По този начин Word ще се синхронизира с принтера по подходящ начин, така че да можете да отпечатвате адресните етикети, етикетите за поща и етикетите за доставка без усилие.

За да създадете нова конфигурация на етикет, изпълнете следните стъпки:

• Кликнете Нов етикет на Опции за етикети диалогов прозорец.

• Сега въведете име за новия конфигурационен файл.
• След това коригирайте параметрите като горно поле, странично поле, височина на етикета, ширина на етикета, размер на страницата и т.н.
• Кликнете Добре за да запазите промените.

Това е! Не забравяйте да запазите документа на Word за циркулярни документи, за да можете да го използвате по-късно или да го възстановите, ако захранването спре по време на работа.

Сега трябва да създадете база данни, от която Word Mail Merge инструментът може да изтегли името, адреса и други подробности на получателя. Следвайте тези стъпки, за да създадете и запазите своя списък с контакти в Excel за този проект:

• Отворете нов празен работен лист в Excel.
• Запазете го като Списък с контакти за етикети за доставка или всяко друго име, което харесвате.
• Започнете да попълвате данни от горния ъгъл на работния лист, без да оставяте празни клетки в редове или колони.

• Въведете заглавки на колони, които инструментът за сливане на имейли на Word ще открие и използва в опцията за съвпадение на полета.
• Под заглавката на тази колона въведете подходящи данни.
• Най-добре е, ако можете да импортирате CSV (стойности, разделени със запетая) файл от всяко приложение за контакти и след това да го форматирате в Excel, като добавите заглавките на колоните.
• Щракнете двукратно върху раздела на работния лист в долната част на приложението Excel и го преименувайте на Списък с контакти или всяко друго име, което ще запомните.
• Веднъж готово, Запазване отново целия файл на Excel.

След като базата данни на Excel за адреси за доставка е готова, отидете до файла на Word, където сте записали формат на етикет, който съответства на физическата хартия, на която ще отпечатате пощенските адреси. Сега, когато файлът с етикети за циркулярни документи е отворен, изпълнете следните стъпки:

• В Стартирайте циркулярни документи раздел на Обединяване на поща раздел, изберете Изберете Получатели.
• Изберете Използвайте съществуващ списък опция от падащия списък.
• The Изберете Източник на данни ще се отвори изскачащ диалогов прозорец.
• Отидете до файла на Excel, където сте запазили списъка си с контакти.

• Изберете файла и след това щракнете Отворете.
• Сега трябва да видите Изберете прозорец с таблица.
• Този прозорец показва всички налични работни листове във файла на Excel, който току-що импортирахте.
• Изберете работния лист, където сте създали списъка с контакти.
• В този урок това е Списък с контакти работен лист. Кликнете Добре продължавам.
• Сега трябва да видите стикерите на етикета като Следващ запис.

• Първият стикер на етикета ще бъде празен. Това е добре.

След като попълнихте редовете и колоните с етикети в Word Mail Merge, вашата задача е да импортирате действителни данни от базата данни на списъка с контакти в Excel. За да изпълните тази задача, опитайте тези стъпки от ваша страна:

• Като се има предвид, че сте в раздела Изпращания, щракнете Редактиране на списък с получатели.

• Вижте таблицата с контакти и техните адреси. Вижте дали има проблеми.
• Ако всичко изглежда добре в горната таблица, щракнете Добре.

• Сега щракнете върху Вмъкване на поле за сливане в Писане и вмъкване на полета менюто на Обединяване на поща инструмент.
• Ще се покаже падащ списък с всички заглавки на колони, които са в базата данни на списъка с контакти на импортирания от вас Excel файл.
• Кликнете Заглавие.
• Натиснете Shift + Въведете.
• След това щракнете отново Вмъкване на поле за сливане и изберете Първо име.
• Натиснете Shift + Въведете и повторете горните стъпки, докато имате всички заглавки на колони в горния ляв ъгъл на етикета.
• Можете да персонализирате различни компоненти на инструмента за стикери на етикети.
• Отидете на У дома и изберете текста или текстовете на етикета, за да приложите опции за форматиране като тип на шрифта, размер на шрифта, цвят, цвят на подчертаване и т.н.
• След като всичко изглежда наред, върнете се към Изпращане по пощата раздел.

• Сега щракнете върху Актуализиране на етикети бутон.
• Това ще попълни данни за всички етикети на страницата.

• Сега просто щракнете Преглед на резултатите за показване на действителните данни върху етикетите.

Когато създавате имейл адреси или етикети за доставка в циркулярни документи, като използвате списъци с контакти от Excel, не импортирайте твърде много компоненти в етикетите. Това ще претрупа етикетите. Изберете компоненти, които са абсолютно необходими за успешното доставяне на пакет.

Досега сте създали успешно етикетите в документ за циркулярни документи. Сега е време да го отпечатате, като следвате тези стъпки:

• Извадете всички хартии от вашия принтер.
• Поставете хартията за стикери с физически етикет в подаващото устройство за хартия на принтера.
• Върнете се на страницата с етикети в Word и натиснете Ctrl + П. Това е командата за печат.
• Сега коригирайте настройките за печат от левия панел за навигация.
• Трябва да се уверите, че настройките за печат отразяват подходящите условия за печат като принтер, настройки, размер на хартията, полета и т.н.
• Щракнете върху печат, за да започнете да печатате етикетите върху хартията за печат на етикети.

Страхотно! Току-що отпечатахте добре изглеждащи адреси за доставка или пощенски етикети за лична или професионална употреба.

Има ли начин за отпечатване на адресни етикети от Excel?

да Можете да създадете база данни със списък с контакти в Excel. Можете да създавате колони като име, адрес, пощенски код, държава, телефонен номер, държава и т.н. и след това да попълвате данни под тези заглавки на колони.

След като сте готови, можете да импортирате тази база данни в Word Mail Merge, за да създадете адресни етикети с помощта на инструмента за създаване на етикети в Mail Merge. Следвайте стъпките, споменати по-горе в тази статия, за да откриете точните ходове.

Как да създам етикети от Excel в Word?

Можете да използвате функцията за циркулярни съобщения на Word, за да импортирате данни от списъка с контакти от лист на Excel. След това можете да използвате съветника за създаване на етикети в раздела Mailings на Word, за да създавате етикети и да попълвате данни от Excel. Командата Insert Merge Field ще ви помогне да добавите полета в етикета.

Как да отпечатам няколко етикета на една страница?

Отпечатването на пощенски етикети от Excel с помощта на функцията за циркулярни документи на Word винаги ще ви позволи да отпечатвате етикети в брой като 10, 20, 30 и т.н. на страница. Всичко, което трябва да направите, е да изберете подходящите номера на продукти и доставчици на етикети в диалоговия прозорец с информация за етикета.

И така, сега знаете как да отпечатвате етикети от Excel с помощта на функцията за циркулярни документи на Word.

Критичната част от този процес е използването на подходящата страница със стикери за етикети преди попълване на данни за етикети в циркулярни документи. Ако изберете грешна хартия, в крайна сметка може да похабите физическата хартия, като отпечатате неподравнени етикети.

Когато не сте сигурни в доставчика на хартията и кода на продукта, винаги създавайте нова хартия за етикети, преди да следвате целия процес.

Мисля, че съм пропуснал всеки друг начин за отпечатване на адресни етикети от Excel, споменайте метода и неговия процес в полето за коментари по-долу.

следващ, как да комбинирате две колони в Excel.