Искате ли да спестите упоритата си работа върху Excel файл от неочаквано срив на приложението Excel? Можете да започнете да използвате функцията за автоматично запазване в Excel. Продължете да четете, за да научите как да включите AutoSave в Excel.
Microsoft Excel се предлага с множество функции за запазване на работни листове, така че да не загубите работата си, ако приложението се срине или компютърът се изключи поради прекъсване на захранването. Тъй като процесът е автоматичен, не е нужно да се притеснявате за запазване на файла на всеки няколко минути. Excel ще го направи, ако сте предоставили достатъчно автоматични разпоредби за запазване на съдържание за Excel.
Една от най-успешните функции за запазване на Excel листове онлайн е AutoSave в Excel. Намерете по-долу как работи тази функция и какво можете да направите, за да използвате тази отлична функционалност на Excel.
Прочетете също:Как да използвате търсене на цел в Excel
Какво е автоматично запазване в Excel?
Автоматичното запазване в Excel е специална функция за абонаментни акаунти за Microsoft 365. Когато запишете своята електронна таблица на Excel онлайн в OneDrive или SharePoint, Excel активира функцията за автоматично запазване. AutoSave в Excel запазва напредъка ви на всеки няколко секунди, така че всички промени да се показват онлайн, ако някой друг работи върху същия файл.
Функцията не е налична в следните ситуации:
- Вие не сте абонат на Microsoft 365.
- Целевият Excel файл е на локалния компютър, а не на облачните сървъри MSFT.
- Не сте изтеглили настолното приложение Excel 365 от началната страница на Microsoft 365.
- Интернет не работи на компютъра, на който работите с Excel 365.
- Използвате Excel 365 като част от абонамент на организация и ИТ администраторът е деактивирал тази функция вместо вас.
Прочетете също:Как да коригирате клавишите със стрелки, които не работят в Excel
Как да включите автоматичното запазване в Excel на Windows 11
Към момента AutoSave в Excel на Windows 11, 10 и т.н. е достъпно само ако използвате настолно приложение чрез абонамент за Microsoft 365. Ако използвате друго приложение на Excel като Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016 и др., няма да намерите тази функция.
Ето как можете да получите Microsoft Excel за Microsoft 365 от платен акаунт в Microsoft 365:
- Влезте в Office.com като използвате вашия абонаментен акаунт и парола за Microsoft 365.
- На екрана Добре дошли в Microsoft 365 погледнете дясната страна за Инсталирайте приложенияпадащ списък.
- Щракнете върху Инсталирайте приложения падащо меню и изберете Приложения на Microsoft 365 опция.
- Microsoft ще изтегли пакет за инсталиране на приложение Microsoft 365.
- Кликнете два пъти пакета за стартиране на инсталирането на най-новите приложения на Microsoft Office, включително Excel 365.
Сега, след като имате подходящото приложение за настолни компютри на Excel, следвайте тези инструкции, за да активирате AutoSave в Excel:
Създайте и запазете работна книга в облака
- На Excel Backstage, можете да отваряте или създавате работни листове на Excel от Нов и Отворете настроики.
- Сега щракнете Файл и изберете Запази като или щракнете върху Запазване икона над менюто на лентата на Excel.
- На Запази като екран, изберете всяка опция между OneDrive и Сайтове на SharePoint под MSFT раздел.
- Например изберете Сайтове MSFT и след това изберете един от Сайт на SharePoint в който искате да запазите работния лист на Excel.
- Във всеки сайт на SharePoint трябва да видите Документи папка.
- Кликнете два пъти на Документи папка. Тук можете да запишете работния лист или да създадете нова папка и след това да запишете работния лист в новата папка.
- Можете да дадете уникално име на работния лист и да промените типа на файла, ако желаете.
- Сега щракнете Запазване за да съхраните новосъздадения работен лист на вашите MSFT сървъри, като сайт на SharePoint.
Включване на автоматично запазване в Excel
- След като изпълните горните стъпки по подходящ начин и се върнете към работния лист на Excel, трябва да видите, че Excel синхронизира файла със сървъра на SharePoint.
- Ако синхронизирането е успешно, ще видите това AutoSave е включено автоматично заедно с известие от Excel.
- Не е необходимо ръчно да включвате AutoSave в Excel.
Отстраняване на неизправности при автоматично запазване на Excel в Excel 365
Ако не виждате, че автоматичното запазване е включено след запазване на работна книга в облака, това означава, че функцията за автоматично запазване е неактивна от бекенда. За да го активирате, изпълнете следните стъпки:
- Кликнете Файл на Лента на Excel и отидете на Опции на Excel диалогов прозорец.
- Там изберете Запазване меню в левия панел за навигация.
- Под Запазете работни книги раздел, квадратчето за отметка за „Автоматично запазване на файлове, съхранявани в облака по подразбиране в Excel” трябва да се отметне.
- Ако не е отметнато, поставете отметка в квадратчето, споменато по-горе, и щракнете Добре.
- Сега рестартирайте настолното приложение Excel.
- Следващият път AutoSave ще се включи автоматично, когато запишете нова работна книга на Excel в OneDrive или сайтове на SharePoint.
Прочетете също:Как да добавите проследяване на промените към менюто на лентата на Excel
Как да включите автоматичното записване в Excel на Mac
Точно както при компютър с Windows, настройването на функцията за автоматично запазване на Excel за Mac е лесно. Ето как можете да го направите и на вашия MacBook или iMac, като следвате тези прости инструкции:
Създавайте и запазвайте таблици на Excel в облака
- Отворете Excel за Mac от Док или Прожектор.
- Можете да отворите съществуващ работен лист на Excel от Препоръчва се, Скорошни, Фиксирано, и Споделено с мен раздели. Или можете да създадете нов работен лист от Шаблони раздел.
- След като създадете Excel файл и стигнете до работния лист на Excel, щракнете върху Запазване или Запази като бутон над менюто на лентата на Excel и близо до контролите на прозореца като затваряне, минимизиране и др.
- Дайте на файла уникално име.
- Под MSFT раздел в панела отляво, изберете OneDrive или сайтове (сайтове на SharePoint).
- Ако във вашия сървър на OneDrive или Sites има няколко папки, изберете една, в която искате да запишете работната книга на Excel.
- Щракнете върху Запазване бутон, за да завършите процеса.
Активирайте AutoSave за Cloud Worksheets
- Работната книга, която създадохте по-горе, вече е на вашия облачен сървър на Microsoft 365, като OneDrive или SharePoint Sites.
- Сега просто включете Автоматично запазване разположен в зелената лента с менюта в горната част на работния лист на Excel.
Прочетете също:Урок за Apple Numbers: Как да използвате числата като начинаещ
Как да включите автоматичното запазване в Excel на iPad
Ако обичате да използвате Excel в движение на iPad, ето как можете да активирате автоматичното запазване в Excel:
- Отвори Excel приложение на вашия iPad.
- Създайте нов работен лист или отворете съществуващ от У дома, Нов, или Отворете папки.
- След като сте готови да запазите новия файл, докоснете елипси икона в горния десен ъгъл на работния лист на Excel.
- Сега трябва да видите голямо зелено Запазване бутон. Докоснете го.
- Изберете едно от двете OneDrive или сайтове под твоя MSFT абонаментни услуги като място за запазване.
- В рамките на OneDrive и Sites изберете различни папки, ако желаете.
- Докоснете Запазване бутон в горния десен ъгъл на Запази като прозорец.
- Сега приложението Excel трябва да ви покаже отново работния лист.
- Погледнете в горния ляв ъгъл на приложението и трябва да видите икона на облак с отметка върху нея.
- Това означава, че файлът е записан в облачно местоположение.
- Сега щракнете върху елипси икона отново и трябва да видите това Excel AutoSave е онлайн по подразбиране.
- Excel прави това автоматично на iPad, когато записвате работните книги или работни листове на облачен сървър във вашия абонамент за Microsoft 365.
- Ако искате да деактивирате функцията за автоматично запазване за работен лист на Excel, просто изключете Автоматично запазване бутон от елипси меню в горния десен ъгъл.
Известни проблеми с автоматичното записване на Excel
Намерете по-долу някои проблеми, с които можете да се сблъскате, когато използвате AutoSave в Excel 365:
Просто качете подканата за файл
Да предположим, че работите върху файл на Excel и сте включили бутона AutoSave в Excel над менюто на лентата на Excel. Може да видите „Просто качете файла” подкана. В тази ситуация направете някое от следните:
- Щракнете върху затвори (x) икона в изскачащия прозорец, за да игнорирате изскачащия прозорец.
- След това следвайте стъпките, споменати по-рано в горните раздели, за да настроите автоматично запазване в Excel.
- Като алтернатива можете да изберете някое от местоположенията на OneDrive или сайтове в изскачащия прозорец.
- Въведете уникално име за копието, което искате да запазите.
Запази копие
Веднага след като активирате AutoSave в Excel за работна книга, вече не виждате Запази като опция в менюто Файл на Excel. Вместо това получавате Запази копие опция. Това работи по предназначение. Можете да използвате Запазване на копие, за да създадете клонинг на съществуващата работна книга на друго място в OneDrive или сайтове на SharePoint. Сега продължавате да работите върху оригиналния работен лист на Excel.
Да предположим, че искате да се върнете до точката, в която сте създали копието, можете да получите достъп до копирания файл от облака. Помага, когато не сте сигурни в работата си върху работна книга на Excel и искате да следвате различен маршрут от определена точка.
Автоматично запазване на промяна на местоположението
Ако промените местоположението за автоматично запазване на листа на Excel, всички записвания ще се извършват на новото място. Копието на Excel файла на старото местоположение няма да получава никакви актуализации от работата ви в настолното приложение.
Затова обърнете внимание къде записвате първоначалната работна книга на Excel в сайтовете или OneDrive. Не променяйте произволно местоположението за запис, тъй като това може да разпръсне различни версии на работната книга на Excel в различни местоположения в облака.
Прочетете също:Шаблон за календар на Excel 2023
Включване на автоматично запазване в Excel: Последни думи
Вече не губете вашия работен лист в Excel, таблици с данни, набори от данни, задачи за въвеждане на данни и т.н. в работна книга на Excel, като просто активирате автоматично запазване в Excel. Намерете по-горе как да включите AutoSave в Excel на различни устройства, като използвате различни методи. Изберете метод за автоматично запазване на Excel от горния в зависимост от устройството, на което искате да използвате Excel, и споделете своя опит с използването на тази функция в Excel, като коментирате по-долу.
Ако знаете друг по-добър начин да включите автоматичното запазване в Excel, не се колебайте да го споменете в коментарите си. Освен това споделете тази статия с вашите приятели и колеги, за да могат и те да се възползват от тази страхотна функция за запазване на работни книги в Excel.
следващ, как да използвате формулата на Excel IF-THEN със сценарии от реалния свят.