Бележките за съвместни срещи вече се разпространяват до клиентите на Teams и те правят точно това, което казват на кутията.
Онлайн комуникацията и сътрудничеството са ключова област на фокус за хибридни работни среди и е важно софтуер като Microsoft Teams да бъде в крак с това търсене. Microsoft редовно актуализира Teams с нови функции и подобрения, за да продължите да привличате нови потребители. Сега той добави много полезна функционалност към Teams под формата на бележки за съвместна среща.
Потребителите на Microsoft Teams Public Preview вече имат предимство съвместни бележки в срещи. Те правят точно това, което казват на кутията, в смисъл, че ви позволяват да споделяте и да си сътрудничите върху бележките за срещата на унифицирано място, вместо да ви кара да правите бележки в чата или на отделно ап. Целта е провеждането на заседанията да стане по-ефективно и удобно за всички.
Чрез съвместни бележки потребителите могат да работят заедно, за да правят бележки, да създават дневен ред и да генерират елементи за действие. Освен това всички задачи, възложени с помощта на бележки за сътрудничество, автоматично ще бъдат синхронизирани с приложението Задачи в Teams, To Do и Planner за по-добро проследяване на елементите за действие. Освен това компонентите на Microsoft Loop в Teams могат също да се използват, за да позволят на потребителите да си сътрудничат в рамките на чат съобщение. Това им позволява да актуализират всички, тъй като бележките ще бъдат синхронизирани на всички устройства.
За да използвате бележки за съвместна среща, насрочете среща в Teams и добавете повтарящ се дневен ред за всички срещи, като щракнете върху Добавете дневен ред, който всеки може да редактира опция, разположена в долната част на формата. След като се присъедините към среща на Teams, щракнете върху Бележки в лентата с инструменти в горната част за достъп до бележките за съвместна работа в отделен панел. Можете да преглеждате или създавате дневен ред в този панел, заедно с водене на бележки и проследяване на задачи. Както споменахме по-рано, ако ви бъде възложена задача, тя автоматично ще бъде синхронизирана с приложението Task в Teams, Planner и To Do и също така ще ви бъде изпратен имейл за заданието. Бележките също могат да се синхронизират директно с вашия OneNote, докато Loop ви позволява да ги преглеждате по всяко време, директно в Teams.
Тъй като тази функция в момента е в публичен преглед, разбираемо има някои известни проблеми. Те включват външни потребители и потребители като гости, които изобщо не могат да получат достъп до бележките от срещата и съобщения за грешка, ако присъствате на среща с над 100 участници или ако сте посетител на 300 срещи, които включват задачи. Освен това, ако искате да маркирате някого с бележки, отворени в Microsoft 365, първо трябва да му дадете достъп през Споделете и уведомете диалогов прозорец.
По същия начин има и няколко ограничения. Бележките от срещата не се поддържат в разговори 1:1, срещи в канала и опцията „Запознайте се сега“. Освен това в момента бележките за срещата не работят в мобилното приложение и това внедряване е планирано за пускане през август 2023 г. И накрая, Microsoft отбеляза, че „ако собственикът на срещата използва пощенска кутия, съхранена на локален сървър на Exchange, бележките за сътрудничество не могат да се добавят към срещата по време на планирането. За да добави бележки за сътрудничество, собственикът на срещата ще трябва първо да изпрати поканата за среща и след това по-късно да добави бележки за сътрудничество."
По отношение на наличността, бележките за срещи могат да се използват само от клиенти на Teams Public Preview, които използват Windows, macOS или уеб версията на Teams. В случай, че не виждате опция за бележки от срещата, това е, което ИТ администраторите и крайните потребители ще трябва да направят, за да активират бележките от срещата:
- Ако Следвайте Office Preview е избрана опция, тя автоматично активира функциите на Teams Public Preview за всеки потребител, записан в Office Current Channel (Preview). Няма повече действия, изисквани от крайния потребител.
- Ако Активирано е избрана опция, крайният потребител също трябва включване в публичен преглед на Teams в тяхното приложение Teams, за да получите достъп до функциите на Teams Public Preview.
- Ако Принуден е избрана опция, тя автоматично активира Teams Public Preview за крайния потребител. Няма повече действия, изисквани от крайния потребител.
Разбира се, като се има предвид, че бележките от срещата в момента са само в публичен преглед, не забравяйте да дадете обратна връзка на Microsoft директно през Помощ > Дайте обратна връзка бутон в приложението Teams.