Представете си, че отговаряте за различни проекти на работното си място и трябва да отговаряте на различни имейли относно проектите. Не всички проекти обаче са много важни. Някои може да са проекти за развитие на общността, които компанията не бърза да изпълни, но имейлите идват и претрупват входящата ви кутия. В резултат на това не можете да разберете на кой имейл е важно да отговорите първи. Става скучна задача да сортирате имейлите, търсейки важни, на които да отговорите, докато оставяте по-малко важните за по-късно.
Gmail реши този проблем, като предостави на своите потребители Етикети като средство за организиране на входящата им кутия. Други доставчици на имейл, като Outlook, използвайте Папки които изпълняват подобна функция на етикетите. Етикетите позволяват на потребителите на Gmail да категоризират пощата си, както пожелаят. Например, ако работя с различни екипи по два проекта, да речем „Извеждане от експлоатация на сервизна водна помпа“ и „Анализ на пазара на продукт X“, тогава ще имам два етикета, един за всеки от проектите и ако получа имейл от някой от членовете на екипа, пощата автоматично ще бъде присвоена на етикета, който съм създал за проекта, към който принадлежат. Това улеснява, ако искате да потърсите конкретен имейл.
Преди да продължа, моля, имайте предвид, че Gmail няма папки, но има етикети, които вършат работата на папки и други. Можете да преместите имейлите си на всеки етикет, да създадете толкова етикети, колкото искате, а най-хубавото при етикетите е, че един имейл може да принадлежи на повече от един етикет.
Изпразване на папки в Gmail
Ако приемем, че сте приключили цялата работа по проекта и всички комуникации, свързани с проекта, са станали без значение и не искате да ги архивирате, тогава можете да изтриете за постоянно имейлите в проекта етикет. Имайте предвид също, че ако използвате безплатния Gmail, сте ограничени само до 15 GB място за съхранение. Това означава, че след като използвате до 15 GB, имейлът ви ще бъде запълнен и ще трябва или да закупите повече място за съхранение, или да изтриете стари имейли, за да създадете място. Така че редовното изтриване на имейли е друг начин да запазите място в хранилището си в Gmail.
Изтриването за постоянно на съдържанието на етикет е лесно с Gmail. Следвайте стъпките по-долу, за да изтриете съдържанието на вашия етикет:
Първа стъпка:
Влезте в своя Gmail на вашия компютър, ако все още не сте влезли. Можете да получите достъп до Gmail тук.
Стъпка втора:
От лявата страна на страницата превъртете надолу до етикета, който искате да изпразните. Щракнете върху етикета, за да го отворите. Да речем, че искам да отворя етикета „Разписки“.
Стъпка трета:
В горния ляв ъгъл на етикета щракнете върху падащата стрелка под квадрата. Ще се появи изскачащ прозорец с различни опции. Изберете всичко от опциите. Това ще избере всички разговори на страницата. Можете също да кликнете върху квадрата.
Четвърта стъпка:
Ако броят на имейлите в етикета е не повече от 50 и всички имейли в етикета са показани на страницата, тогава всички те ще бъдат избрани; но ако броят на имейлите в етикета е повече от 50, тогава ще бъдат избрани само първите 50 имейла. За да изберете всички имейли в етикета, щракнете върху Изберете Всички 3600 (броят зависи от общия брой имейли във вашия етикет) разговори в Промоции (име на етикета).
Пета стъпка:
Всички имейли в етикета вече са избрани. Отидете в горната част на страницата и кликнете върху символа за кошче за отпадъци. Ако задържите курсора на мишката върху символа, той ще се покаже Изтрий. Щракнете, за да изтриете цялото съдържание на етикета.
Надявам се, че сте изпразнили успешно вашата папка/етикет в Gmail. Има моменти, когато искате не просто да изпразните папката, а да я премахнете напълно от вашия Gmail. Gmail предоставя лесен начин за премахване на етикет. Така че, ако може би искате да изтриете целия етикет, тогава можете да го направите, като направите следното:
- Придвижете се до етикета, който искате да премахнете, и задръжте курсора на мишката върху него.
- Етикетът ще бъде маркиран и в десния край на осветяването ще се появят три точки. Точките са временни и ще изчезнат, след като премахнете мишката.
- Преместете мишката до трите точки и щракнете върху тях.
- Ще се появи изскачащ прозорец с опции. Кликнете върху Премахване на етикета за да премахнете етикета от вашия Gmail.
Горните стъпки показват как да премахнете цял етикет от вашия акаунт в Gmail. Да знаете как да управлявате правилно пощата си е ключово умение за продуктивност на работа, особено за тези, чиято работа изисква работа с много поща.