Microsoft Excel е чудесен инструмент за съхраняване на информация за контакт и адрес на клиенти, което го прави идеален избор за създаване и организиране на списък с пощенски адреси на вашите контакти. Въпреки това, ако искате да отпечатате етикети за пликове, поздравителни картички и т.н. от списък с адреси, създаден от вас в Microsoft Excel, трябва да използвате функцията „Обединяване на имейли“ на Microsoft Word.
По-конкретно, Microsoft Word предлага мощната функция, наречена "Mail Merge", която улеснява създаването и отпечатването на етикети от работен лист на Excel.
В това ръководство ще ви покажем стъпка по стъпка как да създадете списък с пощенски адреси в Microsoft Excel и как да отпечатате етикети от този списък с помощта на функцията "Mail Merge" на Microsoft Word.
Как да отпечатате етикети от файл с адресен списък на Excel с помощта на Word Mail Merge.
Етап 1. Подгответе пощенския списък в Excel за печат на етикети.
Преди да създадете и отпечатате пощенски етикети, трябва да настроите правилно своя адресен списък в Excel. Това включва въвеждане на заглавки на колони за всеки елемент на изискване, който искате да добавите към етикетите, като собствено име, фамилия, адрес, пощенски код и др.
Нека да видим как да създадете адресен списък в Excel за отпечатване на пощенски етикети:
1. Отворете Microsoft Excel и създайте нова работна книга.
2. Въведете следните заглавки на колони за всеки елемент, който трябва да включва адресът на получателя:
- Първо име
- Фамилия
- Адрес на улица
- град
- състояние
- Пощенски код
3. Сега попълнете съответната информация под заглавката на всяка колона.
4. Когато сте готови, уверете се, че няма празни редове или колони, и запазете работния лист.
Стъпка 2. Дайте име на пощенския списък (по избор).
След като създадете своя пощенски списък в Excel, е полезно да му дадете име. Като наименувате набора от данни, можете лесно да се обърнете към него, когато го свързвате с документа на Word за обединяване на поща.
1. За да наименувате пощенския списък, изберете списъка с адреси, включително заглавките.
2. Отидете на Формули раздел и щракнете върху Определете име от групата Дефинирани имена.
3. Въведете име за таблицата в Име кутия и щракнете Добре.*
* Забележка: Ако името се състои от няколко думи, използвайте долна черта „_“ между тях и избягвайте използването на интервали или тирета.
4. Запазване и близо Microsoft Excel.
Стъпка 3. Настройте документ за циркулярни документи в Word.
Сега е време да настроите документ за циркулярни документи в Microsoft Word, за да отпечатате вашите етикети.
1. Отворете празен документ на Word.
2. От Пощенски пратки раздел, щракнете върху Стартирайте циркулярни документи и изберете Етикети опция от падащото меню.
3. Изберете вашия доставчик на етикети и номер на продукта в Опции за етикети диалогов прозорец.
4. След това щракнете върху Подробности бутон в долния ляв ъгъл на прозореца.
5. Продължете да коригирате полетата на етикета, височината, ширината, стъпката и размера, ако е необходимо, и щракнете Добре.
6. След това щракнете Добре в диалоговия прозорец Опции за етикети, за да запазите промените.
Стъпка 4. Активирайте преобразуването на файлов формат между Excel и Word.
За да свържете вашия документ на Word към работния лист на Excel с адресния списък, трябва да се уверите, че преобразуването на файлов формат между двете програми на Microsoft е активирано.
1. В Word щракнете върху Файл раздела, след което изберете Настроики в долната част на лявата странична лента.
2. В прозореца Опции на Word изберете Разширено в левия прозорец.
3. Сега превъртете надолу до Родовеl раздел, проверете Потвърдете преобразуването на файлов формат при отваряне опция и щракнете върху Добре.
Стъпка 5. Изберете списъка с адреси на Excel за вашите етикети.
Сега продължете да „свържете“ документа на Word с вашия списък с адреси в Excel.
1. В документа на Word отидете на Пощенски пратки раздел отново, щракнете върху Изберете Получатели и след това изберете Използвайте съществуващ списък от падащото меню.
2. Намерете и изберете Excel файла, съдържащ пощенския списък, и след това щракнете Отворете.
3. В диалоговия прозорец Потвърждаване на източника на данни изберете OLE DB файлове на бази данни и щракнете ДОБРЕ.
4. След това изберете посочения пощенски списък или работния лист, съдържащ списъка с адреси, и щракнете Добре.
5. Документът на Word вече е попълнен с адресни етикети, указващи "Следващ запис".
Стъпка 6. Редактирайте списъка с получатели за циркулярни документи.
След като документът на Word бъде свързан с пощенския списък на Excel, продължете да прегледате и редактирате, ако е необходимо, списъка с получатели преди окончателното сливане.
1. в Пощенски пратки раздел, щракнете върху Редактиране на списък с получатели.
2. Прозорецът „Получатели на циркулярни документи“ ще покаже всички получатели от вашия списък с адреси. Продължете да сортирате, филтрирате или премахнете получатели, ако е необходимо, като изчистите квадратчето за отметка до всеки получател, който не искате да включите. След това щракнете Добре за да потвърдите.
Стъпка 7. Персонализиране на полета за циркулярни документи (елементи с етикети)
Сега продължете да персонализирате елементите на етикета и техния външен вид според вашите нужди.
1. Кликнете върху Адресен блок опция в Пощенски пратки групата „Писане и вмъкване на полета“ на раздела.
2. Продължете и задайте формата на името на получателя, като изберете този, който искате от списъка с налични опции под „Вмъкване на името на получателя в този формат“.
3. След това щракнете върху Полета за съответствие бутон, за да съответства на правилните полета от списъка с адреси на Excel.
4. В прозореца „Съвпадение на полета“ се уверете, че задължителните полета за етикетите са правилно съпоставени със съответните полета (заглавки на колони) в списъка с адреси на Excel.
Ако не съвпадат, използвайте бутона за падащо меню до всяко поле и изберете правилното заглавие на колона от списъка с адреси на Excel. След това щракнете Добре за потвърждаване на съвпаденията.
5. След това щракнете Добре отново, за да приложите промените.
6. Сега, на «AddressBlock» заместител ще се появи на първия етикет.
7. Кликнете Актуализиране на етикети (на Пощенски пратки раздел), за да актуализирате всички други етикети в документа на Word.
Стъпка 8. Визуализирайте вашите етикети и завършете обединяването.
Сега нека видим как ще изглеждат етикетите, след като бъдат отпечатани.
1. В раздела Изпращане щракнете върху Преглед на резултатите бутон.
2. Сега вижте как ще изглеждат етикетите, ако бъдат отпечатани. Ако искате да промените външния им вид, изберете първия етикет и използвайте инструментите за форматиране на текст У дома раздел. Когато сте готови, щракнете Актуализиране на етикети в Пощенски пратки за да приложите форматирането към всички етикети.
3. Ако всичко изглежда Добре, отидете на Пощенски пратки раздел, щракнете върху Завършване и обединяване опция и изберете Редактиране на отделни документи от падащото меню.
4. В прозореца Обединяване към нов документ изберете всичко под Обединяване на записи и щракнете Добре.
5. Ще се появи нов документ с пощенските етикети, генерирани от вашия списък с адреси в Excel, и можете да редактирате, форматирате, отпечатате и запазите този документ, както бихте направили с всеки друг документ на Word.
Стъпка 9.Бонус съвет: Добавете граници към етикетите. (по избор)
За да улесните изрязването на етикетите (ако вече не са изрязани), добавете граници към тях.
1. Щракнете върху плюс (+) икона в горната лява част на документа, за да изберете всички етикети.
2. След това щракнете върху Граница икона в плаващото меню и изберете Всички граници от опциите.
3. Ще бъдат добавени граници между всеки етикет, което ги прави лесни за изрязване.
4. Сега вашите етикети са готови за печат.
Това е! Уведомете ме дали това ръководство ви е помогнало, като оставите коментар за вашия опит. Моля, харесайте и споделете това ръководство, за да помогнете на другите.