Грешките по имейл могат да имат неудобни и дори скъпи последици. За да ви помогне да предотвратите грешки в имейла, Microsoft внедри Outlook MailTips. Например, можете да настроите MailTips да задейства предупреждение, когато вие натиснете бутона Отговор на всички. Винаги е най-добре да отделите няколко минути и да прочетете отново имейла си, преди да го изпратите до голям списък с получатели, особено ако съдържа чувствителна информация.
Ако не сте използвали MailTips преди, вие сте попаднали на правилното място. В това кратко ръководство ще ви покажем как да използвате MailTips в Outlook.
Как да настроите съветите за поща?
Имайте предвид, че тази функция изисква акаунт в Microsoft Exchange Server. С други думи, функцията е достъпна само за имейл акаунти, управлявани от организация. Вашият ИТ администратор трябва да активира съветите за поща във вашия акаунт; в противен случай опцията няма да е налична за вас. В същото време вашият ИТ администратор може да наложи специфични настройки за MailTips в акаунтите на потребителите.
Пощенските съвети са активирани по подразбиране в Outlook. Ако искате да деактивирате опцията или да промените настройките си, стартирайте Outlook, отидете на Файл, изберете Настроики, след което щракнете върху поща.
Отидете на Съвети за поща, и щракнете върху Опции за съвети за поща. Изберете акаунта си и изберете какви действия искате да задействате MailTips сигнали.
Ако искате да деактивирате MailTips, отметнете Никога не показвайте съвети за поща квадратче за отметка.
Как работят съветите за поща
След като са активирани съветите за поща, Outlook ще показва различни съобщения, докато съставяте съобщението. Exchange анализира съдържанието на имейла, който пишете. Ако открие проблем, Outlook ще ви уведоми, за да можете да коригирате съобщението, за да избегнете неудобни ситуации. Например, ако получателят е извън офиса и ги молите да отговорят спешно, MailTips ще ви уведомят, че не могат да направят това.
Други примери за ситуации, които могат да задействат MailTips включват:
- Пощенската кутия на получателя е пълна.
- Имейл адресът на получателя е временно деактивиран или изтрит за постоянно.
- Вашият имейл нарушава правилата или ограниченията на вашата организация.
- Нямате разрешение да се свързвате с получателя или да изпращате имейли до външни получатели.
- Пощенската кутия на получателя се модерира, което означава, че изисква одобрение на съобщението.
Ограничения за MailTips
- Опцията не е налична в офлайн режим.
- Ако вашият списък с получатели има повече от 200 получатели, MailTips няма да оценява отделните пощенски кутии.
Заключение
MailTips е удобна функция на Outlook, която ви помага да избягвате неудобни ситуации като изпращане на имейли до грешни получатели. Например, ако имейлът ви нарушава правилата на вашата организация, MailTips ще ви предупреди за проблема. Планирате ли да използвате MailTips в Outlook? Уведомете ни в коментарите по-долу.