Възможността за бързо сътрудничество с членове на екипа и външни партньори е от решаващо значение в днешния забързан бизнес свят.
Microsoft Office 365 позволява на организациите да си сътрудничат с хора извън организацията. Тази функция се нарича Групи и можете да го използвате, за да предоставите на външни сътрудници правото да се присъединяват към групови разговори, да имат достъп до файлове, събития в календара и др.
Но как точно позволявате на гостите да се присъединят към групите на вашата организация? Ще изброим стъпките, които трябва да следвате в това удобно ръководство.
Първо, ето кратък преглед на процеса:
- Собственикът на групата или член на групата добавя новия гост към групата.
- Собственикът на групата е единственият, който може да одобри достъпа на гости и да реши до какъв вид съдържание и файлове могат да имат достъп потребителите на гостите.
- Потребителите на гостите получават имейл за потвърждение, предоставящ им достъп до груповите разговори и файлове.
Имайте предвид, че достъпът за гости се настройва от ИТ администратори.
Как да добавяте гости към Office 365 групи
Ако гостът, който искате да добавите, вече съществува във вашата директория след получена покана, ето следните стъпки, които трябва да следвате:
- Отидете до Център за администриране → Покажи всички
- Навигирайте до Настройки → Настройки на организацията
- Изберете Услуги раздел
- Кликнете върху Microsoft 365 групи и оставете външни сътрудници да имат достъп до вашите групи
- Върнете се в Центъра за администриране и отидете до Групи → изберете Групи страница
- Изберете групата, към която искате да добавите нов гост потребител (трябва да се вижда във вашата директория)
- Щракнете върху Виж всички и изберете членове раздел за управление на членовете на групата
- Изберете Добавете членове и добавете новия гост потребител
- Запазете промените.
Как да премахнете гост потребител от Office 365
Ако вашият екип или група вече не си сътрудничат с гост потребител, можете бързо да ги премахнете от група, за да им блокирате по-нататъшен достъп до съдържание и файлове, свързани с групата дейност.
- Отидете до вашия център за администриране на Microsoft 365
- Разгънете Потребители
- Изберете Гост потребители
- Изберете потребителя, който искате да премахнете
- Щракнете върху Изтрий за да премахнете съответния гост потребител.
И ето как собствениците на групи и ИТ администраторите могат да разрешат достъпа на гост потребител в Office 365.