В това просто ръководство обясняваме как лесно да създадете PDF файл, независимо дали за работа или просто за споделяне на важни документи.
Преносимият формат на документи, известен като PDF, е файлов формат, използван предимно за представяне на документи, особено когато трябва да запишете файл, който трета страна не може да модифицира и който изглежда последователен, независимо къде вие го гледате. Типичните документи като това, което използва Microsoft Word, ще се изобразяват по различен начин на различни устройства и може да не се поддържат навсякъде, но PDF файловете работят и изглеждат същото почти навсякъде, Adobe първо създаде PDF през 1993 г. и от днес вече е отворен стандарт, поддържан от Международната организация за стандартизация (ISO). По същество се поддържа от почти всяка операционна система, което ви позволява да създавате и отваряте PDF файлове на повечето компютри, Макове, смартфони и таблети.
Но защо трябва да използвате PDF? Препоръчително е да използвате PDF формат за автобиографии, правни документи, бюлетини, файлове, предназначени за четене и отпечатване, и файлове, предназначени за професионален печат. PDF файловете изглеждат еднакво на повечето компютри. Тъй като PDF е базиран на езика PostScript, файлът е пакетиран в пълно описание на фиксирано оформление плосък документ, включително текст, шрифтове, векторни графики, растерни изображения и друга информация, която трябва да бъде Показва. Освен това са с по-малък размер и съобразени с индустриалния формат. Освен това PDF файловете са сравнително по-безопасни, тъй като не можете да ги променяте и могат да бъдат шифровани с парола или цифров подпис.
Как да направите PDF файл от нулата
Създаването на PDF е доста лесно, тъй като повечето софтуер и приложения предлагат вградена функция за експортиране на вашия файл директно в PDF формат. Например, ако имате документ в Microsoft Word, ето какво трябва да направите.
- Насочете се към Файл в горния ляв ъгъл и изберете Запази като.
- Това трябва да отвори нов прозорец, където можете да запазите документа на вашия компютър.
- Точно под Име на файл опция, трябва да има опция за Запиши като тип.
- Кликнете върху падащото меню и трябва да видите опцията за запазване на файла като PDF.
- Изберете опцията и натиснете Запазване.
В случай, че използвате по-стара версия на Microsoft Office, може да се наложи да изтеглите малък плъгин, който може да бъде изтеглен от тук.
По същия начин можете да направите това за всички приложения на Microsoft Office (Excel, Powerpoint и др.), приложения на Google Workspace (Документи, Таблици и т.н.) и разнообразие от базиран на офис софтуер и приложения като Office 365, WPS Office, LibreOffice и OpenOffice. Разбира се, точните стъпки може да варират леко в зависимост от приложението, което използвате, но винаги трябва да са доста сходни.
Като алтернатива много платформи и приложения също ви позволяват да създавате PDF файлове, като използвате функцията за печат. Ако се опитате да отпечатате документ, уеб страница или изображение в модерни версии на Windows, можете да използвате опцията Microsoft Print to PDF, за да го запазите като PDF. Това дори прави възможно записването на неща като бележници на OneNote като PDF.
Смартфоните също могат да правят това, въпреки че може да зависи от вашия конкретен модел.
Ако искате да направите PDF файл, който може да се редактира, така че да можете да споделите формуляр, който някой да попълни, разгледайте нашето ръководство за как да направите PDF файл за попълване.
Създайте PDF от физически документ
PDF файловете също решават проблема със споделянето на физическа част от документацията в цифров формат. Като използвате камерата на вашия смартфон или таблет, можете да сканирате документ и да го запишете в PDF файл. Приложения като Adobe сканиране, Microsoft Office, Genius Scan, и Скенер за документи са едни от най-добрите приложения, които можете да изпробвате на мобилното си устройство, за да сканирате, запазвате и споделяте PDF файлове. Можете дори да сканирате множество документи и да ги запазите като един PDF файл.
Всъщност приложение като това може дори да замени традиционния скенер по някакъв начин. В наши дни смартфоните имат много добри камери, така че можете да сканирате някои документи по този начин, вместо да имате обемист скенер, свързан към вашия лаптоп. Тези приложения могат също да конвертират съществуващ документ или изображение в PDF формат.
Друг лесен начин за бързо създаване на PDF е като използвате една от многото онлайн услуги, които ви позволяват да качвате вашите файлове, да ги конвертирате и изтегляте директно във вашата система. Някои от надеждните онлайн услуги, които можете да използвате, за да конвертирате определен файл в PDF, включват Adobe, Малък pdf, iLovePDF, и много други. Тези инструменти също често ви позволяват да обедините PDF файлове в един или да разделите един файл на няколко.
Има обаче няколко неща, които трябва да имате предвид. Тези услуги могат или не могат да запазят вашите файлове на техните сървъри. Затова ви препоръчваме да използвате този метод само ако не работите с чувствителна или поверителна информация. Някои от тези уебсайтове за онлайн конвертиране на PDF също предлагат ограничена поддръжка, когато става въпрос за размера на файла, страниците и мощността дори добавете воден знак към конвертирания файл, което означава, че може да се наложи да платите малко пари в зависимост от файла, който искате да работите с.
И това са основите за създаване на PDF файл въз основа на съществуващ документ. Разбира се, начинът, по който Adobe би искал да го направите, е да използвате софтуера Acrobat на компанията, но тези опции са безплатни в по-голямата си част, така че може да са малко по-удобни за повечето хора.