Повишете нивото на вашето потребителско изживяване в Gmail с тези седем хака за продуктивност.
Gmail е една от най-популярните имейл услуги за лична употреба. Много организации, използващи Google Workspaces, също предлагат Gmail като имейл клиент. По подразбиране Google предлага много интересни функции в Gmail които работят както се рекламира. Но с няколко дребни корекции можете наистина да помогнете да подобрите нивото на цялото си изживяване в Gmail.
Случвало ли ви се е да изпратите имейл, само за да разберете, че е с печатна грешка, и да ви се иска да не сте го изпращали? Какво ще кажете за клавишните комбинации в Gmail? Знаете ли, че можете да шаблонизирате отговорите за рутина имейли? Ако никога не сте си правили труда да бъркате в менюто с настройки на Gmail, ето седем лесни начина да станете опитен потребител на Gmail.
7 Комбинация от клавиши
Правете всичко с клавиатурата
Един от основните признаци, че сте опитен потребител на всяко приложение, е да знаете клавишните комбинации, независимо дали сте на компютър с Windows, Mac или
Искате ли да създадете свои собствени преки пътища? След това щракнете върху иконата на зъбно колело в горната дясна част на браузъра Gmail. Отидете на Икона на зъбно колело >Вижте всички настройки > Разширени > Персонализирани клавишни комбинации и изберете Активиране. След като бъде активиран, ще видите раздел Настройки на клавиатурата, който показва всички действия заедно със съответните клавиши. Можете да персонализирате това по ваш вкус и да кликнете върху Запазите промените. Просто се уверете, че командата, която персонализирате, не се сблъсква с други команди за бърз достъп.
6 Отмяна на изпращането
Как да получите повече време за отмяна на изпращане на имейл?
Всички ние в някакъв момент сме изпращали имейл набързо, само за да разберем, че сме пропуснали някои аспекти, които са да бъде обсъдено в отговора, пощата е пълна с правописни грешки или по-лошо, пощата е изпратена на грешния получател. Gmail предлага команда за отмяна на изпращане по подразбиране от 5 секунди, но това може да бъде увеличено до 30 секунди.
Кликнете върху Икона на зъбно колело >Вижте всички настройки > Общи > Отмяна на изпращане. От падащото меню до него изберете между 5, 10, 20 и 30 секунди буферно време, след което натиснете Запазите промените. Сега, когато изпратите имейл, ще видите опция за отмяна в плаващата черна лента, която се показва, след като изпратите имейл.
5 Шаблони
Отървете се от писането на повтарящи се имейли
Има моменти, когато някои имейли изискват същите или подобни отговори. В такава ситуация не е нужно да пишете цялото съобщение всеки път. Вместо това можете да създадете шаблонни отговори. Кликнете върху Икона на зъбно колело >Вижте всички настройки > Разширени > Шаблони и изберете Активирайте и Запазете настройките.
Сега, когато пишете излишен текст в a Ново съобщение (уверете се, че имейл подписът е изтрит), този текст може да бъде запазен като шаблон чрез щракване Още опции > Шаблони > Запазване на черновата като шаблон > Запазване като нов шаблон. Можете да дадете име на шаблона. Следващият път, когато искате да отговорите със същия текст, просто изберете необходимия шаблон, вместо да пишете съобщението отново.
4 Регулиране на прозореца за четене
Оптимизирайте дисплея на недвижимите имоти
Начинът по подразбиране, по който Gmail ви показва вашите съобщения, когато ги отворите, не използва по най-добрия начин недвижимото пространство на дисплея. Това е особено вярно, ако имате по-големи дисплеи. Това може да бъде променено чрез активиране на панела за четене.
Кликнете върху Икона на зъбно колело > Изберете всички настройки > Входящи > Активиране на панела за четене. Изберете или от Вдясно от входящата кутия или Под входящата кутия опция за получаване на панели за визуализация на вашите имейли, които не изискват да изпускате от поглед други имейли.
3 Превключване между много подписи
Освобождаване от ръчна промяна на подробностите за подписа
При професионална настройка е уместно да имате имейл подпис. Но понякога може да не искате да споделяте определени подробности от подписа си, като например телефонния си номер. Досадно е ръчно да добавяте или премахвате неща от подпис. Вместо това можете да създадете множество подписи и просто да превключвате между тях в зависимост от контекста или получателя.
Кликнете върху Икона на зъбно колело > Изберете всички настройки > Общи > Подпис. Кликнете върху полето Създаване на нов, за да добавите нов подпис. По-старите подписи ще се покажат в полето отляво. Можете да изберете настройки по подразбиране за подпис от падащите менюта по-долу: За нови имейли използвайте и Използване при отговор/напред. След това щракнете върху Запазите промените. Сега, когато сте в полето за писане, щракването върху символа на писалката ще покаже всички подписи, които сте запазили. Можете просто да изберете този, който искате да използвате.
2 Множество звездни формати
По-интелигентен начин за категоризиране на важни имейли
Независимо дали става въпрос за вашия личен или професионален акаунт, има някои имейли, които искате да означите със звезда, за да достигнете бързо в раздела със звезда на Gmail. По подразбиране Gmail ви позволява да използвате само жълтата звезда. Ако имате много имейли със звезда, това може също да направи досадно бързото намиране на правилния имейл, който търсите.
Кликнете върху Икона на зъбно колело > Вижте всички настройки > Общи> Звезди. Тук можете да избирате между 1 звезда, 4 звезди и всички звезди, в зависимост от вашите предпочитания, последвани от Запазите промените. Сега можете да превключвате между звездите, като щракнете последователно върху иконата на звезда. По този начин можете да имате страхотни визуални указания за различни типове приоритетни имейли. Поставянето на курсора на мишката над звездата ще ви каже нейното име. Когато сте в раздела със звезда и искате да видите само имейлите, маркирани със звезда синя звезда, просто въведете тази команда в полето за търсене на Gmail: има: синя звезда. Можете дори да присвоите определени икони със звезди за определени типове имейли.
1 Филтриране на имейли с пример
Заредете своята входяща поща
Това е една от най-мощните функции на Gmail и ако се използва внимателно, тя наистина може да ви помогне да организирате входящата си поща, да се отървете от нежелани имейли и да създадете папки за определени видове имейли. Докато Gmail има раздели като Промоции, Актуализации и Социални, понякога някои имейли се изплъзват през тях и се показват в раздела Основни. Искате разделът Основни да съдържа само абсолютно важните имейли.
Кликнете върху Показване на опциите за търсене, разположен от дясната страна в лентата за търсене на Gmail. Сега, в зависимост от целта, която искате да постигнете, можете да добавите подробности в съответните полета, за да създадете филтри.
Да кажем, че искам да добавя бюлетин (от Браузърът), който се показва в моя раздел Основни, в папка, където имам всички бюлетини, за които съм абониран. В такъв случай ще добавя имейл ID на Браузърът бюлетин и щракнете Създайте филтър. На следващия екран ми се предлагат още опции. Избрах Пропуснете входящата кутия, Приложете етикета (името на папката Бюлетин), и Също така приложете филтър към съответстващи разговори. Това ще гарантира, че всеки имейл от Браузърът ще попадне в папката ми с бюлетин и няма да се покаже във входящата ми кутия.
Можете да правите много неща, като например автоматично архивиране на маркетингови имейли, изчистване на входящата ви поща в Gmail, ако става пълно, автоматично изтриване на имейли от определени имейл адреси или папка за спам и много други Повече ▼.
Поемане на отговорност за вашия акаунт в Gmail
Седемте хака, обсъдени по-горе, определено ще изравнят вашето Gmail изживяване до известна степен. Запознаването с менюто Настройки на Gmail и Показване на опциите за търсене със сигурност ще ви превърне в опитен потребител на Gmail. Използването на тези съвети също спестява много време, което иначе би било изразходвано за излишни задачи. Не забравяйте да проверите и как можете управлявайте вашите пароли с Google.