След като премина през последните актуализации на софтуера за определени версии на Microsoft Excel през лятото на 2017 г., Microsoft определи Проследяване на промените като наследена функция. За да улесните употребата, можете да го добавите към вашата лента с инструменти за бърз достъп, за да проследявате всеки файл. Като алтернатива можете да добавите лентата на Excel чрез създаването на нова група и да я добавите към тази нова група.
Подобно на Word, Microsoft актуализира своята програма с включването на нова функция за съавторство в за да активирате онлайн споделяне на работни книги и история на промените сред колеги, връстници, приятели, семейство, и т.н. Споделените работни книги са проектирани да позволяват на потребителите да осъществяват достъп и да редактират заедно, след като получат одобрение.
Да кажем, например, че сте помолили някой да коригира или да си сътрудничи по проект на Excel с вас. Това е доста лесен механизъм, тъй като Excel на практика ви позволява да маркирате правописни грешки (и има проверка на правописа), да вмъквате коментари в полето и т.н. по електронен път и сравнително подобен на този на документ на Word.
Единственото изключение, което трябва да вземете под внимание, е, че Excel ще подчертае променените клетки, докато в Word ще наблюдавате промени в думите и изреченията. Има обаче две неща, които трябва да вземем предвид, преди да започнем.
Ако вашият лист на Excel съдържа таблица, функцията Проследяване на промените отказва да работи в електронна таблица. За да разрешите използването, ще трябва да активирате „Проследяване на промените” в работните книги, като първо изберете вече съществуващата таблица, след това изберете „Раздел „Дизайн“.“ и след това изберете „Преобразуване в диапазона” Ако имате нужда от редакции от други потребители, работните книги ще трябва да бъдат споделени на взаимно достъпно място.
Поради факта, че версиите се различават по отношение на нивото на актуализации, така че може да не можете да видите тази функция на лентата по подразбиране. Но не се притеснявайте. Просто добавете „Проследяване на промените” до менюто на лентата сами, като следвате стъпките по-долу:
- В менюто на лентата използвайте мишката си, за да щракнете с десния бутон почти навсякъде и изберете „Персонализирайте лентата” изскачаща опция.
- От "Персонализирайте лентата” диалогов екран, плъзнете мишката си до „Изберете команди от” маршрут в десния панел: a “падащо меню/списък” трябва да се появи, от който ще трябва да изберете или „Всички команди" или "Командите не са в лентата” опция.
- От паралела "Персонализирайте лентата” ще влезете в падащо меню. Това само по себе си трябва да бъде настроено на „Основни раздели” вече в режим по подразбиране (т.е. списъкът за превъртане, разположен отдолу, трябва предварително да показва основните раздели). След тази проверка щракнете върху + знак, разположен до „Преглед” в списъка, продължете да щракнете върху избора „Нова група“ от под списъка. Това ще доведе до добавяне на нова група към „Преглед” Раздел.
- След това, за да преименувате тази новосъздадена група, просто щракнете с десния бутон върху „Нова група” Ред, променете го на това, което искате да го наречете и не се колебайте дори да добавите икона, ако желаете. За демонстрация ще го променим на „Проследяване на промените” (Excel сам ще добави „Персонализиран” етикет след вашето име, но само когато става въпрос за този списък.) Ако щракнете и след това плъзнете „XYZ група”, можете да го преместите в друга област в списъка за преглед.
- След като сте маркирали групата за проследяване на промените, продължете да избирате две команди от списъка с команди, наличен от лявата страна:
- “Маркирайте промените”
- “Приемане/Отхвърляне на промените”
За да преместите всяка от командите в групата, трябва да щракнете върху „Добавете” Бутон.
Ще забележите, че след като Нова група вече е на лентата. След това трябва:
- Натиснете „Маркирайте промените” команда.
- “Проследявайте промените по време на редактиране” ще се появи, използвайте мишката, за да щракнете и го проверете. Повторете за “Маркирайте промените на екрана.”
- За да завършите, щракнете върху „Добре.”
След приключване на тези задачи, всяка промяна, направена в желаната електронна таблица на Excel, ще бъде проследена и подчертано чрез уникален индикатор за синя граница и в горния ляв ъгъл малък син триъгълник, който ще се появи в редактираното клетки. По-нататъшно приспособяване към удобството на потребителя, програмата разпределя различен цвят, за да идентифицира използването на многопотребителска платформа.
Освен това, ако преместите курсора на мишката върху вече редактирана клетка, получавате достъп до следното:
- Дата
- Автор
- Час, когато документът е бил сменен
- Изскачащо резюме на проследените промени, за преглед, преди да приемете направените за постоянно ревизии.
Трябва да отбележите, че само най-новата промяна ще бъде архивирана и представена в това изскачащо резюме.
Сега, след като всеки потенциален редактор/участник завърши своята част, можете да преминете към приемане/отхвърляне на предложените промени като част от задачата.
- Кликнете върху "Преглед” от горната част на „Лента” Меню и щракнете върху „Приемане/Отхвърляне” команда.
- След като изскачащият прозорец на Excel се потвърди отново с „Запазете работната книга” функция за изявление, щракнете върху “Добре.”
- Excel ще маркира оригиналната редактирана клетка и едновременно с това ще покаже до това подчертаване Избор на промени до „Приемане или Отхвърляне" диалогов прозорец.
- Ще бъдете запознати с всички текущи промени, направени в показания списък. От гореспоменатото вие сте свободни или да изберете предпочитаната редактирана версия, или можете да се придържате към оригиналната. Изберете каквото има смисъл за вас. След като сте решили, щракнете върху „Приемам” след като изберете от списъка най-добрата версия.
Въпреки това, ако смятате, че никоя от изброените версии не ви харесва, повторете процеса, но го заменете, като щракнете върху „Отхвърляне” опция. След вземане на решение, след тази команда, курсорът автоматично ще премине към следващата редактирана клетка за по-нататъшна обработка. - Ако промяната, която избирате, трябва да премине през цялата електронна таблица (например всички амперсанди се променят в конкретен формат), след това щракнете върху „Приемам всичко” бутон. С тази команда всички избрани редакции се коригират и приемат в този момент.
- Сега може да искате да се върнете към завъртането на „Проследяване на промените” функцията е изключена. За да направите това, върнете се към „Група за преглед“ и отидете към „Проследяване на промените” група. Кликнете върху "Маркирайте промените” и просто премахнете отметката от по-рано поставената отметка с надпис „Проследяване на промените по време на редактиране...”