Най-добрите програми за автоматизация за Mac

Добре дошли отново в друга публикация от моята серия от уроци по Automator. Това е втората публикация от тази серия и днес ще покрием най-добрите процедури на Automator за Mac.

Automator е приложение, което започнах да използвам през последните няколко месеца и вече опрости използването на Mac до значителна степен.

Днес искам да споделя с вас някои от рутините, които помогнаха това да стане възможно. Ако сте развълнувани от използването на Automator, но не сте сигурни откъде да започнете, тази публикация е за вас!

Исках също да добавя, че ще включа описания, както и уроци за всяка рутина в тази статия. Проучвайки за тази публикация, открих, че други подобни статии просто изброяват идеи за рутинни процедури на Automator, вместо да ви показват как да ги правите. Ще обясня и двете, така че това е отчасти урок, отчасти вдъхновяващ списък.

Добре, нека да влезем в него!

Кои са най-добрите процедури на Automator за Mac?

Първо, в случай, че това е първата ви спирка в моята поредица от уроци за Automator, исках да ви дам кратко обяснение кои са най-добрите процедури на Automator.

За тези, които не знаят, Automator е вградено приложение за Mac. Получавате го безплатно, когато си купите Mac, точно като Pages или Numbers.

За разлика от тези приложения обаче, Automator има доста уникална функция. Позволява ви да създавате автоматизирани рутинни програми (известни също като „работни потоци“).

Например, да кажем, че изпращате имейл до клиент всеки петък, като му таксувате за работа. Можете да създадете рутина в Automator, която автоматично ще изпрати този имейл вместо вас.

Automator има много повече от това, но това е просто обяснение. Ако искате по-задълбочено описание как работи Automator, вижте тази предишна публикация Писах по темата!

Най-добрите процедури на Automator за Mac

Добре, като се отървем от това, ние сме готови да проучим най-добрите процедури на Automator за Mac. Въпреки че може да има процедури на Automator, които са по-добри за Вие които не са в този списък, мисля, че работните процеси, изброени по-долу, ще бъдат полезни за повечето потребители.

Всичко това са наистина прости процедури, така че не се плашете! Нека намокрим краката си и да научим някои от основите на автоматизирането на вашия Mac.

Автоматично променяйте фона на работния плот

Първият е този, който смятам, че е най-вече за забавление. Това каза, че все още е доста готино.

По същество този елемент от нашия списък с най-добрите процедури на Automator автоматично ще промени фона на работния ви плот на какъвто искате и когато пожелаете.

Сега си струва да споменем, че можете да настроите фона на работния си плот да се разбърква в системните предпочитания въз основа на няколко основни фактора, като промяна при всяко влизане.

С тази рутина на Automator обаче ще можете да я настроите да се променя, без да е необходимо да отваряте Системни предпочитания.

Например, можете да създадете опция за щракване с десния бутон, която ви позволява да промените на конкретен фон, когато пожелаете. Или можете да създадете папка, която автоматично променя фона на изображението, което току-що сте пуснали в тази папка.

Как да промените фона на вашия Mac с най-добрите процедури на Automator

Ще ви преведа през двете опции, като се започне с добавяне на опция за щракване с десен бутон, за да промените фона си.

Отворете Automator и създайте a Нов документ с Бързо действие Тип.

В лентата за търсене въведете „Get Specified Finder Items“ и плъзнете съответното действие в редактора.

Щракнете върху Добавете… бутон, след което се придвижете до снимката, която искате да съпоставите с тази рутина. Това е снимката, на която фонът ви ще се променя всеки път, когато изпълнявате тази рутина.

След това въведете „Задаване на картината на работния плот“ в лентата за търсене и плъзнете съответното действие в редактора. Това ще направи снимката, която току-що избрахте, и ще я зададе като фон.

След това изберете Файл, Запазете, и съответно озаглавете новото си бързо действие. Ще се появи като опция за щракване с десен бутон, така че се уверете, че сте я кръстили нещо, което ще запомните. Например, ако е картографиран на снимка на кучета, наименувайте я нещо като „Промяна на фона на работния плот на кучета“.

И това е! Вече трябва да можете да щракнете с десния бутон почти навсякъде на вашия Mac, отидете на Услуги в менюто с десния бутон на мишката и изберете новосъздадената си рутина.

Едно нещо, което трябва да знаете за бързите действия, е, че обикновено трябва да щракнете с десния бутон върху файл, папка или текст, за да се появят в менюто с десния бутон. В противен случай те няма да бъдат налични.

За максимално персонализиране бих препоръчал да добавите още едно бързо действие за различна снимка – да кажем, че това е тапет на котки. След това можете да запишете това бързо действие като „Промяна на фона на работния плот на котки“, което ви позволява да превключвате между двете, когато пожелаете от менюто с десния бутон.

Копирайте клипборда си в текстов файл

Втората в нашия списък с най-добрите рутинни програми на Automator е тази, която ще ви помогне да визуализирате и съхранявате съдържанието на вашия клипборд. За тези, които не знаят, вашият клипборд е мястото, където се съхраняват елементите, които копирате/изрязвате, докато не ги поставите.

Този работен процес на Automator ще вземе текста, който сте копирали, и ще го съхрани в нов текстов файл на вашия работен плот. Можете да го промените, за да запазите файла, където пожелаете, ние просто ще използваме работния плот за простота.

Едно нещо, което трябва да се отбележи, е, че тази рутина ще създава нов текстов файл всеки път, когато го стартирате. Няма да добавя всичко, което копирате, към един и същ текстов файл; това ще изисква някои скриптове, които са малко по-напреднали, отколкото планираме да получим в тази публикация.

Как да копирате клипборда си в текст на вашия работен плот на Mac

Първо, създайте a Нов документ в Automator, който използва Приложение Тип.

След това в лентата за търсене въведете „Вземете съдържанието на клипборда“ и плъзнете съответното действие в редактора на Automator.

След това въведете „Нов текстов файл“ в лентата за търсене и отново плъзнете това действие в редактора отдолу Вземете съдържанието на клипборда.

В Запази като: поле, можете да зададете името на файла. Бих избрал нещо като „Съдържание на клипборда“. В Където: поле, можете да изберете къде да бъде запазен файлът. Отново ще оставим този набор на работен плот за простота, но не се колебайте да го преместите, където пожелаете.

След това щракнете Файл, тогава Запазете. За разлика от предишната рутина, която беше бързо действие в менюто с десен бутон, този работен процес ще бъде икона на приложение, която запазвате. За да стартирате този работен процес, ще щракнете двукратно върху иконата на приложението.

Имайки това предвид, препоръчвам да го заглавите и да го запишете на място, което ще улесни използването на това нещо. Честно казано, работният плот не е лош вариант. И можете да го плъзнете на Dock, ако искате.

След като го запазите, копирайте текст и щракнете двукратно върху иконата на приложението на работния процес. Трябва да видите нов текстов файл да се появи на вашия работен плот само след няколко секунди.

И това е!

Отворете група уебсайтове наведнъж

Третото в нашия списък с най-добрите процедури на Automator е един от любимите ми. Струва си да се спомене, че това е функция, която ще бъде добавена в macOS Monterey тази есен (групи на раздели). Така че ще бъде полезно само през следващите няколко месеца, освен ако не искате или не можете да надстроите до Монтерей.

Това каза, все още е страхотно!

Този работен процес ще отвори група от предварително зададени уебсайтове, когато пожелаете. Например, можете да го настроите да отваря всичките ви акаунти в социалните медии. Или, ако използвате набор от уебсайтове за работа, можете да отворите всички те за миг.

Това е още един лесен за създаване, така че нека влезем в него!

Как да отворите група от уебсайтове, използвайки една от най-добрите рутинни програми на Automator

Създавам Нов документ в Automator и изберете Приложение тип работен поток. Ти знаеш какво да правиш!

В лентата за търсене въведете „Получаване на посочени URL адреси“ и плъзнете съответното действие в редактора на Automator.

Освен това, в случай че все още не сте го разбрали, можете да прегледате всички действия в Automator, като щракнете върху опциите в левия панел на Automator. Просто мисля, че е по-бързо да го въведете в лентата за търсене, ако вече знаете какво действие ви трябва. Както и да е – обратно към урока!

Както можете да видите на горната екранна снимка, www.apple.com е включен във вашия списък с уебсайтове по подразбиране. Ако не го искате там, изберете го и щракнете върху Премахване бутон.

По същия начин можете да добавите уебсайтовете, които искате да отворите, като щракнете върху Добавете бутон. Ако вече имате отворен Safari, Добавете бутон автоматично ще постави URL адреса на текущия ви раздел в този раздел.

След като изброите всички уебсайтове, които искате да отвори този работен процес, въведете „Показване на уеб страници“ в лентата за търсене и пуснете съответното действие след Вземете посочени URL адреси действие.

Всичко, което остава да направите, е Файл, Запазете, и именувайте този работен процес. След това щракнете двукратно върху иконата на приложението за този работен процес (тя ще се намира там, където сте решили да го запазите) и се уверете, че работи.

И това е! Въпреки че скоро това ще бъде заменено от вградена функция на macOS, сигурен съм, че можете да разберете защо това е една от най-добрите рутинни програми на Automator.

Копирайте всички URL адреси от част от текст

Това е един от любимите ми в този списък с най-добрите процедури на Automator, защото го направих! Точно така, вероятно няма да намерите този супер-оригинален, единствен по рода си работен процес на Automator никъде другаде.

Шегувам се, разбира се! Това е друга проста рутина, която ще използвате през цялото време. Аз поне.

Това ще бъде още едно бързо действие, което означава, че ще бъде в менюто с десен бутон. Позволява ви да изберете блок от текст и да копирате всички URL адреси в този блок текст в списък. След това можете да поставите тези URL адреси – без останалия текст – в чист списък.

Единственото ограничение на това е, че не копира хипервръзки, а само URL адреси. За тези, които не знаят разликата, ето я:

• URL:https://appletoolbox.com
• Хипервръзка:AppleToolBox

Този работен процес ще копира URL адреса по-горе, но не и хипервръзката. Все пак го използвам почти всеки ден!

Ако това не ви звучи полезно, не се притеснявайте! Можете лесно да настроите тази рутина да копира дати, имейл адреси, адреси или телефонни номера вместо това. Ето как!

Как да извлечете URL адреси от блок текст с помощта на Automator

Отворете a Нов документ в Automator и изберете Бързо действие за вашия тип работен поток.

В лентата за търсене въведете „Извличане на данни от текст“ и плъзнете това действие в редактора.

В Екстракт поле, ще намерите падащо меню, което има опциите, които току-що изброих по-горе – URL адреси, дати, имейл адреси, адреси и телефонни номера. Ще се придържам към URL адресите, но не се колебайте да изберете този, който ще използвате най-много. И, разбира се, винаги можете да създадете отделно бързо действие за всяко от тях.

След това въведете „Копиране в клипборда“ и плъзнете това действие в редактора като последна стъпка.

накрая, Файл и Запазете това действие със заглавие, което е лесно за запомняне. Използвах „Копиране на URL адреси“. След като запазите, можете да маркирате куп текст и да изберете това от Услуги раздел на менюто с десен бутон.

И това е!

Изпратете лесно нов имейл, като използвате една от най-добрите процедури на Automator

Добре, знам, че казах, че последният ми е любим, но всъщност вероятно е този. Това наистина е една от най-добрите рутинни програми на Automator. Независимо кой сте, вероятно можете да се възползвате сериозно от това.

Този работен процес автоматично ще изпраща имейл до избрания от вас човек, когато го стартирате. Можете също да изберете темата и съдържанието на имейла, което ви дава много контрол.

И ще добавя бонус стъпка, която обичам да използвам, която е автоматично добавяне на прикачен файл към имейла. Използвам това за изпращане на фактури всяка седмица, така че тази допълнителна стъпка е особено полезна за мен!

Как да изпратите имейл с Automator

Първо, първо създайте a Нов документ в Automator с помощта на Приложение тип работен поток.

След това въведете „New Mail Message“ и плъзнете съответното действие в редактора.

Всеки път, когато стартирате този работен процес, той ще изскача чернова на вашия имейл, преди да го изпрати. Така че, ако оставите някое от тези полета празни, ще имате допълнителна възможност да ги попълните, преди да изпратите съобщението.

Въпреки това целта е да попълните възможно най-много преди време, за да увеличите автоматизираната мощност на този работен процес.

За мен това означава попълване на Да се: и Съобщение: полета. Аз също попълвам Предмет: поле, използващо променливи за текущата дата. По този начин този имейл ще изглежда малко по-малко автоматизиран, отколкото е.

Можете да намерите променливи, като щракнете Променливи в горния ляв ъгъл на екрана. Аз използвам Текущ месец променлива, последвана от интервал, след това от Текущ ден, последвано от запетая и интервал, след това от Текуща година. Сложих това в Предмет: поле, така че имейлът винаги изглежда актуален.

И това е всичко! Можете да запазите този работен процес, където пожелаете. Използвам моята за изпращане на фактури, така че имам я запазен в папката „Фактури“ във Finder.

Както споменах, исках да включа бонус стъпка за автоматично изпращане на прикачени файлове. Използвам това за автоматично прикачване на фактура, въпреки че, разбира се, можете да го използвате, както желаете.

За да направите това, въведете „Add Attachments to Front Message“ в лентата за търсене и добавете това в редактора след Ново пощенско съобщение действие.

И това е!

Всичко, което трябва да направите оттук, е да плъзнете и пуснете файла, който искате да прикачите към имейла си, върху иконата на приложението за този работен процес. Например, нарекох този работен процес „Изпращане на фактури“. Така че всяка седмица изтеглям PDF фактурите за моите клиенти върху тази икона и натискам Изпратете бутон.

И това е!

Незабавно преоразмерете снимка с щракване с десен бутон

Към края на нашия списък с най-добри рутинни програми на Automator е друг работен процес, който използвам всеки ден. Това е рутина, която ви позволява да щракнете с десния бутон върху снимка и да намалите/увеличите размера с какъвто процент решите.

За да качвам изображения в моите статии, обикновено ги компресирам с TinyPNG. Това е чудесен начин да намалите размерите на файловете, без да губите забележимо качество. Проблемът с този уебсайт обаче е, че той няма да приема файлове, по-големи от 5MB. Затова намалявах изображенията във Photoshop, преди да ги компресирам с TinyPNG.

Сега просто използвам това! Не съм отварял Photoshop от месеци благодарение на това бързо действие. Това е сериозно спестяване на време.

Единственото нещо, което искам да отбележа, е, че не бих препоръчал това като алтернатива на компресията. Това е просто смачкване (или разтягане) на изображенията без интелигентен алгоритъм за компресия. Така че за разлика от услуга за компресиране като TinyPNG, това ще доведе до забележим спад в качеството. Имайте това предвид, когато го използвате!

Как да преоразмерите снимките от менюто с десния бутон, като използвате една от най-добрите процедури на Automator

Създавам Нов документ в Automator с помощта на Бързо действие Тип. В лентата за търсене въведете „Мащаб на изображенията“ и плъзнете това действие в редактора.

Може да видите изскачащ прозорец, който ви предупреждава, че това ще промени изображенията, върху които извършвате това действие. Това ви уведомява, че след като мащабирате вашите файлове с изображения до нов размер, те ще бъдат за постоянно променени от този работен процес.

За мен това е целта на този работен процес, тъй като се опитвам да спестя място на компютъра си. Така че щраквам Не добавяйте. Но ако искате да запазите оригиналната снимка на компютъра си, щракнете Добавете за автоматично добавяне на стъпка, която ще запази оригиналите ви.

След като преминете през този изскачащ прозорец, ще забележите, че това действие е настроено на опцията До размер (пиксели). Ако имате предвид точен размер на пиксела за преоразмеряване на вашите изображения, продължете и се придържайте към това. Целта ми обаче е да намаля изображенията до половината от техния размер, така че променям тази опция на По процент.

Ще видите също, че на горната екранна снимка промених процента от „100“ на „50“. Това намалява изображението с 50%. Ако искате да увеличите размера, добавете процента, с който искате да го увеличите до 100. Така че, ако искате да бъде 50% по-голям, използвайте „150“. Ако искате да удвоите размера на изображението, направете го „200“.

След като направите това, Файл, Запазете, и наименувайте този работен процес както искате. Отидох с „Мащаб на изображението надолу“. След като запазите, щракнете с десния бутон върху изображение, отидете на Бързи действия, и трябва да видите своя работен поток наличен там.

И това е!

Поддържайте папката си за изтегляния подредена

Не на последно място в този списък с най-добрите рутинни програми на Automator е тази, която ще поддържа вашата папка за изтегляния организирана. Този работен процес ще премести файлове от папката ви за изтегляния, след като са били там дълго време, и ще ги постави в кошчето.

Тази рутина също ще използва нов тип работен поток, който все още не сме обхванали, а това е Действия с папка.

За разлика от бързите действия и приложения, този вид работен процес ще се изпълнява сам. Не е нужно да правите нищо, за да работи; ще върши своето нещо във фонов режим през цялото време.

Мислете за това, както бихте направили правилата на iCloud Mailbox. Всеки път, когато добавите нов файл или папка в папката, към която прилагате действия с папка, вашите действия с папка ще се изпълняват автоматично.

И, разбира се, можете да приложите тази рутина и други подобни към всяка папка, която желаете.

Добре, да тръгваме!

Как да поддържате папката си за изтегляния чиста с една от най-добрите процедури на Automator

Първо, първо създайте a Нов документ в Automator и изберете Действия с папка за вашия тип работен поток.

В лентата за търсене въведете „Find Finder Items“ и го плъзнете в редактора.

Вероятно ще забележите на екранната снимка по-горе, че някои от моите опции изглеждат различно от вашите. Нека ги променим, за да съвпадат!

Първо променете падащото меню до Folder Action получава файлове и папки, добавени към към Изтегляния папка. Можете да направите това, като щракнете Други… от падащото меню и отидете до папката Downloads.

След това сменете Търсене падащо меню към Изтегляния папка.

След това променете Всяко съдържание падащо меню до Дата на последна промяна. В тази рутина тази опция ще изтрие всички файлове/папки, които не са били променени през последните X дни. Можете да го промените на Дата на създаване или Дата на последно отваряне ако обичаш. И двете ще изтрият вашите файлове/папка след X дни, но въз основа на различни фактори. Ще го оставим при Дата на последна промяна!

Когато промените това падащо меню на опция, базирана на дата, ще получите ново падащо меню, от което да избирате. ще каже е днес да започна. Променете го на не е в последното.

След това ще се появи ново поле. Можете да го промените на колко дни/месеци/години желаете. препоръчвам 45 дни, но можете да го настроите на каквато желаете сума. Това е колко дълго вашите файлове ще останат в папката Изтегляния, преди да бъдат изтрити.

Преди да добавим следващото действие, искаме да променим това още веднъж. Щракнете върху малкия Настроики бутон и проверете Игнорирайте въвеждането на това действие кутия. Ако не отметнете това, тази рутина незабавно ще изтрие всички файлове/папки във вашата папка за изтегляния, които не са били променени в продължение на 45 дни. Ако го отметнете обаче, той ще започне да се брои от момента, в който запазите рутината.

Последната стъпка е да въведете „Преместване на елементи от Finder в кошчето“ в лентата за търсене и да плъзнете съответното действие в редактора.

Файл, Запазете, и завършете!

Как да изтриете бързи действия и други най-добри процедури на Automator от вашия Mac

И това е! Според мен това са най-добрите процедури на Automator за ежедневна употреба на Mac.

Разбира се, може да дойде момент, когато сте готови да изтриете тези процедури от вашия Mac.

За рутинни програми, запазени като работни потоци и приложения, можете да ги изтриете, като ги намерите във Finder и ги плъзнете в кошчето. Лесно!

Ако се опитвате да изтриете бързи действия обаче, това може да бъде малко по-трудно. Отне ми известно време, за да намеря информация за изтриването им онлайн, така че не се чувствайте зле, ако не сте сигурни как да го направите! Apple го направи малко болка.

Първо, отворете Finder. След това щракнете в лентата с менюта Отивам, задръжте опция ключ и изберете Библиотека. Това е тайна опция, така че ще видите как изчезва и се появява отново, докато натиснете бутона опция ключ.

След като сте в Библиотека, превъртете надолу и отворете Услуги папка. Тук ще видите всички Бързи действия сте създали.

За да ги изтриете, плъзнете ги в кошчето. Или можете да ги преименувате точно както бихте направили всеки друг файл. И ако искате да ги редактирате в Automator, щракнете с десния бутон върху тях, щракнете Отворен с, и изберете Автоматизатор.

И това е! Сега знаете как да изтриете най-добрите процедури на Automator, както и да ги създадете.

Ще можете ли да продължите да използвате най-добрите рутинни програми на Automator, след като Shortcuts дойде на Mac?

Ако сте гледали WWDC21, тогава знаете, че приложението Shortcuts на iPhone идва на Mac. Разказах подробно тази история тук ако искате да знаете повече.

За тези, които не знаят, приложението Shortcuts съществува в iOS от няколко години. Той позволява на потребителите да създават прости автоматизации, които се интегрират със системата iOS.

Звучи ли ви познато?

Вярно е - Shortcuts в много отношения са просто визуална актуализация за Automator. Моят опит показва, че Shortcuts, поне на повърхността, е по-ограничен от Automator. Въпреки това, можете да използвате скриптове във всеки, което ви дава почти неограничени възможности. Така че, ако можете да кодирате, ограниченията на всяко приложение са доста повърхностни.

Ако се притеснявате, че Shortcuts ще заменят напълно Automator, можете да сте спокойни. Тази следваща актуализация на macOS ще стартира и двете приложения едновременно - Automator все още не отива никъде. Дори ще можете да импортирате съществуващите си работни потоци на Automator в преки пътища.

Като се има предвид това, мисля, че Apple в крайна сметка ще замени Automator с Shortcuts във версия на macOS след macOS Monterey. Отново изследвам това по-подробно в пълния си пост по темата тук!

Започнете да използвате най-добрите процедури на Automator днес

Благодарим ви, че разгледахте тази публикация за най-добрите процедури на Automator за Mac. Спестявам все повече време, докато изследвам Automator по нови начини. Надяваме се, че тази публикация не само ви даде няколко работни процеса, които можете да използвате, но и вдъхновение да започнете да създавате свои собствени.

За повече ръководства, съвети и новини за всичко, което Apple, разгледайте останалата част от блога на AppleToolBox. Ще разгледам още уроци и ръководства за Automator, както и преки пътища, така че не забравяйте да останете на линия!