Как да архивирате и архивирате имейли на вашия Mac

Никой не обича претрупаната входяща кутия. Но няма нужда да съхранявате стари имейли във входящата си поща, само защото се страхувате да ги изтриете. Приложението Mail на вашия Mac — подобно на повечето популярни приложения за електронна поща — ви позволява да архивирате имейли, за да ги скриете от входящата си кутия, без да ги губите завинаги.

Ако вашата входяща кутия се нуждае от пролетно почистване и се притеснявате да изтриете нещо важно, разберете как да архивирате имейлите си по-долу. Също така ще ви покажем как да архивирате имейли локално, така че няма да ги загубите, дори ако изтриете имейл акаунта си.

Свързани:

• Пощата не работи в macOS Catalina, как да поправя
• Приложението Mail винаги се изтегля на Mac? Как да поправя
• Къде се съхраняват архивираните съобщения в Mail на macOS?
• 21 съвета и трика за Apple Mail, които може да не сте знаели за iOS и macOS

Какво означава архивирането в приложението Mail?

Всички знаем какво се случва, когато изтриете имейл: това съобщение се премества в папката за боклук, преди да изчезне завинаги малко по-късно.

За разлика от това, когато архивирате имейл на вашия Mac, той се премества в отделна папка, но никога не се изтрива. Можете да видите всичките си архивирани имейли по всяко време, като прегледате архивната папка. Те остават в тази папка, докато не решите да ги изтриете.

Още по-удобно, можете търсене на съобщения в приложението Mail и автоматично търси вашите архивирани имейли, както и входящата ви кутия.

Мислете за архивиране на имейл като да го съхранявате в шкаф за документи. Никога не е нужно да го гледате отново, но знаете, че го имате, ако имате нужда от него.

Добра идея е да архивирате фактури, потвърждения за резервации, имейли за поддръжка на клиенти и всякакви други официални документи, на които може да се наложи да се позовавате отново в бъдеще.

Как да архивирате имейли в приложението Mail

Архивирането на имейли в приложението macOS Mail е лесно. Просто изберете имейл във входящата си кутия и щракнете върху Архив икона над визуализацията на съобщението, изглежда като кутия за съхранение.

Ако вашият Mac има Touch Bar над клавиатурата, можете също да докоснете Архив икона, която се появява на Touch Bar, когато изберете имейл.

Друга възможност е да щракнете върху имейл и да изберете Архив от изскачащото меню.

Можете също да изберете имейл и да отидете на Съобщение > Архив от лентата с менюта.

Или, за опитните потребители, изберете имейл и натиснете Ctrl + Cmd + A да го архивирате незабавно.

Архивирайте съобщенията по подразбиране

Ако искате да плъзнете през съобщенията, за да ги архивирате, трябва да зададете това като действие по подразбиране за изхвърляне на имейли. За да направите това, стартирайте поща приложение и отидете на Поща > Предпочитания от лентата с менюта. Отидете до Преглед раздел, след което задайте Преместване на изхвърлени съобщения линия до Архив.

Сега можете да плъзнете наляво с два пръста през имейлите, за да ги архивирате бързо.

Задаването на Архивиране като действие по подразбиране също означава, че можете да архивирате имейли директно от известие на вашия Mac. За да направите това, щракнете Опции > Архив когато в горния десен ъгъл се появи предупреждение за поща.

Ако не виждате тази опция, отидете на Системни предпочитания > Известия и се уверете Сигнали са включени за поща.

Как да намерите архивирани имейли в приложението Mail

Основното предимство на архивирането на имейли, вместо да ги изтривате, е, че те са лесни за намиране, ако някога имате нужда от тях в бъдеще. Има няколко начина да намерете архивирани имейли на вашия Mac ако имате нужда от тях.

Когато архивирате имейл в macOS, приложението Mail създава архивирана папка във вашия имейл акаунт. Всеки друг имейл, който изберете да архивирате от този акаунт, също влиза в тази папка.

Mail създава отделни архивни папки за всеки от вашите имейл акаунти. Но можете също да видите всичките си архивирани имейли от всеки акаунт едновременно в папката Всички архиви.

Най-бързият начин да намерите архивиран имейл е да го потърсите с помощта на лупа икона в горния десен ъгъл на приложението Mail.

Списъкът с резултати показва къде се намира всеки имейл и включва имейли от вашите архивни папки, ако някой от тях отговаря на думите за търсене.

Като алтернатива можете да добавите архивните папки към страничната лента и да ги превъртите ръчно, за да намерите имейл.

Ако не можете да видите папка Архив в страничната лента, щракнете върху Добавете бутон до Любими. След това изберете да добавите Целият архив от списъка с пощенски кутии в падащото меню и щракнете Добре.

Сега кликнете Целият архив в страничната лента, за да видите всичките си архивирани имейли.

Ако изобщо не виждате страничната лента, натиснете Shift + Cmd + M да го разкрие.

Как да архивирате вашите имейли на Mac

Когато използвате Mail за архивиране на имейли на вашия Mac, тези имейли все още се запазват на сървърите на вашия доставчик на електронна поща. Това означава, че ще загубите всичките си архивирани имейли, ако изтриете имейл акаунта си или забравите паролата си.

Разбира се, това не се случва много често. Но ако искате да сте сигурни, че никога няма да загубите архивираните си имейли, трябва да създадете и локално резервно копие на тях.

Това е лесно да се направи чрез експортиране на пощенската кутия на архива от приложението Mail.

За да направите това, отворете поща и щракнете с клавиша Control и щракнете върху Архив или Целият архив пощенска кутия в страничната лента, след което изберете да Експортиране на пощенска кутия.

Изберете дестинация, на която да запазите експортираните архивни имейли. В зависимост от това колко имейла сте архивирали през годините – и колко големи прикачени файлове има – експортираната ви пощенска кутия може да заема доста място на вашия Mac.

Експортирането на пощенска кутия по този начин не изтрива никакви съобщения от вашия имейл акаунт, а само създава локално копие на тези имейли на вашия Mac.

Трябва редовно да експортирате пощенската си кутия, за да поддържате актуално архивно копие на вашите архивирани имейли.

Научете още повече съвети за използване на поща на Mac

Архивирането на имейли на вашия Mac е чудесен начин да разчистите входящата си поща, без да губите достъп до важни съобщения. Но архивирането на имейли е само един от начините да подобрите начина, по който използвате Mail на вашия Mac.

Разгледайте нашия списък с Съвети и трикове по пощата за да научите по-полезни неща като как да персонализирате лентата с инструменти, да намалите броя на известията, които получавате, или да въведете интелигентни правила, за да накарате вашата пощенска кутия да се организира сама.