Проследявайте и сортирайте имейли без отговор на вашия Mac и увеличете производителността

Ако не само получавате тонове имейли всеки ден, но и отговаряте, препращате и изпращате още повече, тогава наистина може да е трудно да се справите. Вдъхновен от а дискусия във форума за поддръжка на Apple, решихме да помогнем на тези, които изпаднат в тази ситуация.

Като следите имейлите, на които все още трябва да отговаряте, и можете да ги сортирате лесно, можете да увеличите производителността си двойно. И с гъвкавостта, която ще ви покажем, можете ли бързо да намерите имейлите, които очакват вашите отговори.

Свързани:

• 21 съвета и трика за Apple Mail, които може да не сте знаели за iOS и macOS
• Как да добавяте и използвате любими емоджи и символи в Mail на Mac
• Всичко ново в Mail за macOS Catalina

Създайте интелигентна пощенска кутия

Интелигентните пощенски кутии са удобни инструменти за автоматично преместване на съобщения. Докато имейлите остават в първоначалното си местоположение, те също се показват в конкретна пощенска кутия, която създавате с помощта на критерии; нещо като правилата за поща.

За да видите на кои имейли не сте отговорили, всичко на едно място, ето как да настроите тази интелигентна пощенска кутия в приложението Mail на вашия Mac.

1. Щракнете върху пощенска кутия > Нова интелигентна пощенска кутия от лентата с менюта.
2. В изскачащия прозорец, именувайте пощенската си кутия с нещо като „Имейли без отговор“ или каквото искате.
3. За Съдържа съобщения, които отговарят на [всяко/всички] от следното условие, изберете всичко.
4. В секцията критерии щракнете върху първото падащо поле и изберете На съобщението не е отговорено.
5. По желание маркирайте кутиите за Включете съобщения от кошчето и от Изпратено.
6. Щракнете върху Добре.

Можете да тествате това, ако желаете. Изпратете си имейл и той трябва да се покаже в новата ви интелигентна пощенска кутия. Отговорете на него и то трябва да изчезне от тази пощенска кутия. (Може да се наложи да му дадете няколко секунди, за да изчезне.)

Сортирайте имейли във вашата интелигентна пощенска кутия

Интелигентните пощенски кутии работят точно като другите, които използвате в приложението Mail. Така че, ако използвате класическото оформление за Mail, можете да сортирате с помощта на колоните. Това улеснява сортирането чрез щракване върху Дата на получаване заглавка и виждате най-актуалните имейли в горната част.

Ако използвате оформлението по подразбиране в приложението Mail, все още можете да сортирате бързо, като използвате няколко метода.

Първо и най-лесно, щракнете върху заглавката на колоната за вашия списък със съобщения и изберете Дата и Най-новото съобщение отгоре. Като алтернатива можете да щракнете Преглед > Сортиране по и изберете Дата и Най-новото съобщение отгоре оттам.

Редактирайте вашата интелигентна пощенска кутия

Още един съвет, който можете да използвате с интелигентната пощенска кутия, която създавате, е да я направите още по-интелигентна! Може би искате да видите всички тези имейли без отговор от днес, вчера или тази седмица. Отнема само минута, за да редактирате вашата интелигентна пощенска кутия.

1. Изберете вашата интелигентна пощенска кутия и щракнете пощенска кутия > Редактиране на интелигентна пощенска кутия от лентата с менюта или Кликнете с десния бутон го и изберете Редактиране на интелигентна пощенска кутия от контекстното меню.
2. В полето за критерии щракнете върху бутон плюс знак докрай вдясно, за да добавите друг филтър.
3. За първото падащо поле изберете Дата на получаване а за втория изберете дата или диапазон бихте искали да използвате. Можете да избирате от опции като днес или тази седмица, е точно или е между, и е преди датата или е след датата. Тези селекции ви дават голяма гъвкавост.
4. Когато приключите, щракнете Добре.

Както когато първоначално създавате интелигентната пощенска кутия със стъпките по-горе, можете да изпълните бърз тест.

Можете да създавате или редактирате интелигентни пощенски кутии, за да включвате всякакви критерии като този. Така че, ако имате възможност, прегледайте опциите, в случай че видите допълнителни филтри, които да включите. И ако е възможно, направете тест и съпоставете тези критерии, за да видите дали всичко работи, както очаквате.

Готови ли сте да увеличите производителността си?

Оставянето на имейли да останат без отговор, което не би трябвало, може да причини много проблеми, особено за вашата работа. Така че, ако намерите този урок за полезен и нещо, което ще използвате, моля, уведомете ни в коментарите по-долу!