Когато работите върху документ с екип, този файл ще премине през различни чернови. Но какво ще стане, ако предишната чернова ви е харесала? Ако току-що сте заменили стария текст с нов и не сте запазили чернова на тази конкретна версия, можете да го считате за изгубен. Но не трябва да е така, благодарение на Google Docs.
Една от многото полезни опции, които Google Документи има, е преглед на различните версии на s документ. По този начин, ако все още ви харесва как е създадена предишна чернова, все още можете да я възстановите. Ето два начина, по които можете да видите различни версии на вашия файл в Google Документи.
Как да използвате режима на предложения, за да видите редакции
С режима на предлагане можете да видите всички редакции, които вашият екип е направил в различен цвят, за да можете да различите по-лесно. Ще видите също обобщена версия на модификациите отстрани и можете да приемете или отхвърлите предложена промяна.
За да започнете, щракнете върху иконата на молив в горния десен ъгъл и изберете опцията за предложение.
След като изберете тази опция, ще видите кратко съобщение, което ви уведомява, че опцията за предлагане е активирана. Ако някога искате да преминете към друга опция, щракнете върху зеления молив. Тази опция ви позволява да направите точно това, предложете. Целият текст, който добавяте, няма да промени оригиналната версия. Ако някога искате да промените предложение, просто щракнете върху и курсорът ще започне да мига.
Как да прегледате предложението за редактиране в Google Документи
Когато настъпи краят на деня, е време да прегледате тези предложения. Кликнете върху Раздел „Инструменти“. в горната част и кликнете върху Прегледайте предложенията. Ще видите опции за приемане или отхвърляне на предложенията. Там няма да видите списък с предложения; Google Документи ще маркира директно в документа, където е предложението.
Можете да преминете през предложената редакция, като щракнете върху стрелките нагоре и надолу. Ще знаете, че сте, тъй като Google Документи ще подчертае този, в който се намирате. Избирайки Визуализация Приемам всички, ще видите всички предложени редакции в документа и всичко, което трябва да направите, за да ги приемете, е да щракнете върху големия син бутон Приеми всички.
Когато изберете опцията Preview Deny All, всички предложения ще изчезнат от документа. За да завършите, просто щракнете върху бутона Отхвърли всички. Ако вече сте приели или отхвърлили предложенията, но сте съжалявали, че сте го направили, можете да се върнете назад, като щракнете върху стрелката назад, за да направите нови промени.
История на версиите
Можете също да видите различни версии на вашия файл, като отидете на:
- Файл
- История на версиите
- Вижте История на версиите
Вдясно ще видите всички различни версии на файла. Кликнете върху точките и можете да назовете тази конкретна версия или да направите нейно копие. Ще видите също неща като дата и час на последната редакция. Ето къде ще намерите опцията за възстановяване на тази версия, но ще я видите и в голям син бутон в горната част.
Ще видите и имената на всички, които са редактирали файла на определена дата. Като активирате Показване само на именувани версии, можете бързо да намерите версиите, които сте именували. Всички останали ще бъдат премахнати, но няма да бъдат изтрити.
За да коментирате предложение, което сте направили, маркирайте текста, който искате да коментирате, и щракнете върху опцията Коментар. Ще бъде последният в списъка. Да се направете промени в коментара си, щракнете върху точките вдясно и изберете Редактиране. Можете също да направите връзка към този коментар и да го изтриете, ако промените решението си, стига да сте там.
За да отговорите на коментар от съотборник, щракнете върху коментара. Въведете своя текст и кликнете върху бутона Отговор или Разрешаване. Когато сте готови да изтеглите файла си, като отидете на Файл > Изтегляне, можете да избирате от голямо разнообразие от формати.
Можете да избирате от:
- дума
- Формат OpenDocument
- Рик текстов формат
- Обикновен текст
- уеб страница
- EPUB
Android
За да направите гореспоменатото, но на вашето устройство с Android, ще трябва достъп до различни опции. За да предложите редакция и да видите двете версии, докоснете молив долу вдясно, но преди да започнете да пишете, докоснете точките горе вдясно и изберете Предложете промени опция.
Точно както на работния плот, всичко, което предложите, ще бъде в различен цвят.
Как да коментирате файл с документи в Google – Android
Ако имаш нещо да кажеш, кажи го. Можете да коментирате файла на Google Документи на устройството си с Android, като натиснете дълго n думата или фразата, която искате да коментирате, последвана от точките. Сега трябва да видите опцията за добавяне на коментар.
Ще знаете къде е вашият коментар, тъй като ще бъде подчертан. Да се вижте коментара си и други, докоснете го. Изберете Преглед на коментар и трябва да видите какво сте въвели. Можете да редактирате, изтриете или получите връзка за споделяне за коментара, като докоснете точките. Ако проблемът зад коментара е решен, можете да докоснете опцията Разрешаване, за да го премахнете.
Ако случайно докоснете опцията за разрешаване, ще видите (за няколко секунди) опцията за отмяна. Докоснете го, за да отворите отново коментара. Трябва да видите съобщение близо до коментара, че е отворен от вас. За да видите други коментари, докоснете стрелките, за да отидете напред-назад.
Уверете се, че сте сигурни в предложението, което ще направите, тъй като авторът или авторите ще получават известие по имейл за всяко предложение. Дори и да промените решението си, те пак го разбират. Ако вие сте авторът и не искате да получавате известие за всяко малко предложение, можете да го изключите, като отидете в настройката на Google Drive, като:
- Отидете в Настройки
- Известия
- Премахване на квадратчето и за двете опции
Как да споделяте документ в Google Документи
Мислехте, че имате всичко за редактиране на документа и си спомняте, че сте забравили да добавите някой. За да споделите своя файл в Google Документи, щракнете върху синия бутон Споделяне горе вдясно.
Кликнете, където пише Добавяне на хора и групи и добавете своя контакт. Не забравяйте да дадете на този контакт разрешения за редактиране, като щракнете върху падащото меню вдясно. Уверете се, че сте избрали опцията за редактиране.
Как да промените разрешенията за редактиране в Google Документи
Ако някой е спечелил да бъде премахнат от документ, можете да кликнете върху бутона за споделяне. Под опцията за добавяне на някой ще видите всички потребители, които вече сте добавили.
Вдясно ще видите падащо меню, където можете да изберете друга опция.
Ще имате и опция за връзка, където всеки с връзката може да има достъп до файла или само хора, които сте добавили. Ще видите опции за промяна на тази настройка или копиране на връзката за споделяне. Като щракнете върху зъбното колело, можете да промените настройки като:
- Редакторите могат да променят разрешенията и да споделят.
- Зрителите и коментиращите могат да видят опцията за изтегляне, отпечатване и копиране.
Заключение
Като видите промените, файлът преминава през, можете да видите дали промените са подобрили документа. Коментарите също могат да бъдат конструктивни за подобряване на файл и вече знаете как можете да ги добавите или промените. Често ли работите с други хора върху документи в Google Документи или рядко? Споделете вашите мисли в коментарите по-долу и не забравяйте да споделите статията с други хора в социалните медии.