S tolika digitálními informacemi přicházejícími do a z vašich zařízení může být správa elektronických souborů docela náročný úkol. Tyto soubory se přesouvají z jednoho místa na druhé nepřetržitě a často ve spěchu. Je dobře, že technologie tyto problémy dohnala.
Organizace souborů 101
Díky technologii je sdílení, ukládání a vyhledávání efektivní a méně náročné. Nyní je umožněn bezproblémový přístup k potřebným souborům. Tento článek pojednává o několika základních tipech, které vám pomohou zlepšit efektivitu správy souborů a provedou vás při třídění věcí.
1. Improvizujte svůj proces sdílení souborů
Když mluvíte o efektivní organizaci souborů, nemluvíte jen o úložišti. Nejlepší by bylo vyřešit, jak nakládáte, odesíláte nebo sdílíte tyto dokumenty se členy oddělení.
Za prvé, faxování je standardní metoda sdílení dokumentů, kterou každý v podnikovém světě denně implementuje. Instituce spadající do oblasti financí, práva a vlády to obvykle používají jako jeden z nástrojů komunikace. Co když existuje způsob, jak maximalizovat jeho potenciál a zároveň učinit sdílení souborů efektivním procesem, jako je fax bez faxu? Nepomohlo by to zorganizovat věci kolem vaší kanceláře?
Pokud k procesu sdílení souborů dochází na pracovišti, můžete vytvořit souborový server nebo síť pro sdílení souborů. Pomohlo by to lidem, kteří mají přístup, získat své soubory.
2. Ukládejte dokumenty na jednom místě
Problém organizace souborů trápí podniky již dlouhou dobu. Mezi společnostmi je to rostoucí obava, protože spousta jejich elektronických souborů se během ukládání a přenosu často ztrácí. Tento problém dále komplikuje situaci, protože podniky mají tendenci sdílet mnoho souborů se spolupracovníky.
Aby se tomu zabránilo, odborníci doporučují vytvořit jednu kořenovou složku, která umožní snadný přístup k souborům, které se pokoušíte načíst. Při této metodě uložte všechny své pracovní soubory do složky. Pro uživatele PC je výchozí nastavení Moje dokumenty.
Ve sdíleném prostředí můžete také vytvořit složku Sdílené dokumenty. Oba procesy umožňují vašim kolegům najít důležité soubory hned od začátku. Kromě toho se tímto otevírá cesta pro snadné zálohování a archivaci, když dojde úložný prostor.
Přečtěte si také: 13 nejlepších bezplatných správců souborů pro Windows 10 v roce 2021
3. Vyhněte se ukládání souborů na ploše
Toto téma navazuje na druhý bod výše. Pamatujte, že vaše pracovní plocha by neměla být primárním úložným prostorem pro vaše soubory. Místo toho by měl být čistý a uklizený. Umístění mnoha souborů a jejich ponechání může způsobit, že celý prostor bude vypadat přeplněný.
Navíc se může zdát, že čištění vašeho operačního prostoru může být časově náročné. Pro vysoce neuspořádanou pracovní plochu se doporučuje používat aplikace, které pomáhají čistit a třídit vaše dokumenty.
4. Postupujte podle zavedených pokynů pro pojmenování souborů
Před uložením práce soubory ve vašem cloudovém úložišti nebo kořenové složky, zkuste dodržovat jejich zavedená schémata pojmenovávání souborů. Společnosti se obvykle pokusí vyřešit nejednotnost mezi tisíci dokumentů pohybujících se po jednotlivých odděleních stanovením pravidel a pokynů pro pojmenovávání souborů. Všimněte si známých znaků, jako jsou podtržítka, pomlčky a tečky.
Doporučuje se také používat standardní zkratky a popisné názvy. Nezapomeňte přidat data a v případě potřeby buďte konkrétní. Cílem při pojmenovávání souborů je správně sdělit obsah bez nutnosti je otevírat. Můžete se řídit některými standardními konvencemi pojmenování, jako jsou následující:
- Podle data dokumentu;
- Podle typu dokumentu; a
- Podle oddělení nebo společnosti.
Pokud se například soubor týká dopisu po splatnosti, můžete použít něco, co bude vhodně odpovídat vaší zprávě. Pokud se vám to všechno může zdát ohromující, vždy mějte na paměti, že tyto malé detaily vám pomohou při identifikaci a vyhledávání souborů.
Přečtěte si také: 11 nejlepších programů File Shredder pro Mac v roce 2021
5. Pravidelně provádějte zálohy souborů
Provádění zálohování dat je klíčovou součástí zajištění hladkého toku obchodních procesů a kontinuity. Chrání společnost před nešťastnými událostmi, jako je ztráta dat, která může být důsledkem následujícího:
- Malware útok;
- Poškození pohonů;
- Ukradené úložné jednotky;
- Ransomware útok;
- Hackování účtů úložiště; a
- Smazání souboru.
Těmto věcem se lze vyhnout, pokud vytvoříte záložní protokol. Chcete-li svému podniku poskytnout dostatečnou ochranu, musíte implementovat komplexní systém zálohování dat podle těchto sad procesů:
- Provádějte pravidelné zálohování dat;
- Ukládání dat na disky a cloudové služby; a
- Mějte heslo pro složky a soubory
- Uchovávejte úložné jednotky na soukromém místě.
Pokud by jakákoli ztráta dat měla za následek obchodní zásah, zálohujte potřebné dokumenty. Smazané soubory lze obnovit pokud nainstalujete software pro obnovu. Některé detaily z obchodní transakce jsou však s největší pravděpodobností nevratné, pokud jsou soubory úložiště hacknuty, poškozeny nebo ztraceny.
6. Odstraňte staré, nepotřebné soubory
Mazání starých souborů může být nervy drásající věc. Musíte však také vzít v úvahu, že tyto zbytečné dokumenty přidávají nepořádek do již tak chaotického systému souborů. Zkontrolujte pokyny vaší společnosti týkající se mazání souborů a ujistěte se, že tyto obchodní soubory již nebudete potřebovat.
Pokud si nejste jisti, vytvořte složku v kořenové složce a pojmenujte ji ‚neaktivní‘ nebo ‚stará‘. Uložte tyto staré soubory do složky pro úschovu, dokud si nebudete jisti, že již nebude použita.
7. Vytvářejte zástupce a oblíbené položky
Tyto funkce jsou skvělé pro soubory a složky, které používáte každý den. Místo toho, abyste se prokopávali myriádami úložných míst, zkuste vytvořit přístup pro tyto soubory. Může to být kolem karty Finder pro uživatele Mac nebo postranního panelu Průzkumníka souborů, pokud používáte PC. Využitím těchto možností by bylo vyhledávání souborů hračkou.
Přečtěte si také: 22 nejlepších bezplatných aktualizací ovladačů pro Windows 10, 8, 7 v roce 2021 [Aktualizováno]
Závěrečné myšlenky: Organizace je klíčová
Je důležité si vždy pamatovat, že je nejlepší udržovat soubory aktualizované a organizované, aby byla zachována soudržnost, ať už dokumenty ukládáte kamkoli. Vaším primárním cílem je zaručit, že po vytvoření v systému správy souborů stále najdete to, co hledáte.
Navíc správná správa a organizace elektronických souborů jsou nepochybně zásadní v nastavení sdíleného prostředí. Pokud vaši kolegové nejsou poblíž, můžete soubory, které vytvořili, rychle vyhledat a získat k nim přístup.
Až budete plnit své každodenní úkoly, zvažte zde uvedené nápady, jak třídit soubory, které máte. Z dlouhodobého hlediska to bude výhodné pro vás i vaši organizaci.