Adobe PDF (což je zkratka pro Portable Document Format) je v současnosti jedním z nejběžnějších typů souborů na webu. Proč? Jednoduše, vážení přátelé: PDF je nejjednodušší způsob, jak zachovat formátování jakéhokoli typu dokumentu. Řekněme například, že vytvoříte zpravodaj pomocí aplikace Microsoft Word a uložíte jej ve výchozím formátu aplikace Word. Odešlete svůj newsletter a polovina lidí, kteří se ho snaží číst, NEPOUŽÍVÁ Microsoft Word. Mnoho z vašeho formátování a tvrdé práce může být ztraceno a dokument bude nečitelný. Převedením dokumentu do souboru PDF zajistíte, že vše bude vypadat přesně tak, jak vypadalo, když jste jej dokončili. Je to jednoduchý formát, se kterým se pracuje, převádí se do něj soubory a je k dispozici velké množství bezplatných programů, pomocí kterých je lze otevřít.
IRS je skvělým příkladem toho, kde se můžete setkat s dokumentem PDF. Pokud zamíříte na jejich webovou stránku a pokusíte se stáhnout jakýkoli typ formuláře nebo pokynů, obdržíte soubor PDF. Některé z jejich formulářů, spolu s těmi, které se nacházejí na tisících dalších webových stránek, jsou typem, který lze vyplnit přímo online. Používají funkci nazvanou Pole formuláře, která vám umožňuje kliknout do pole (například zadat své jméno nebo adresu) a zadat správné informace před uložením.
Může se však stát, že budete muset podepsat, datovat a vrátit formulář PDF společnosti, jako jsou ty, které vyřizují vaše potřeby v oblasti pojištění nebo zdravotní péče. Pokud jste to zkusili udělat online, protože nechcete dokument vytisknout, podepsat a naskenovat, možná jste měli chuť mlátit hlavou o zeď nebo dvě. Zpočátku to může být noční můra. Ukážu vám však, jak toho dosáhnout v několika rychlých a jednoduchých krocích.
Jak stáhnout, podepsat a odeslat e-mailem dokument PDF
Nejprve si budete muset stáhnout Adobe Acrobat Reader DC zdarma. Jakmile program nainstalujete, otevřete jej a poté použijte "Otevřít soubor" možnost vybrat si z e-mailu soubor PDF, který byste již měli uložit do počítače nebo notebooku.
S otevřeným dokumentem se podívejte doprava a vyberte "Vyplnit a podepsat" volba. Na panelu nástrojů, který se objeví, klikněte na "Podepsat" a poté vyberte "Přidat podpis."
Existují tři možnosti, jak přidat podpis. Nejjednodušší je jednoduše napsat své jméno a umožnit Adobe převést jej na „podpis“. Takhle to evidentně vypadat nebude VAŠE podpis – způsob, jakým se podepisujete vlastním jménem. I když je to legální a přijatelné pro většinu účelů, není to nejbezpečnější možnost.
Druhou metodou je použití myši nebo prstu (pokud používáte zařízení s dotykovou obrazovkou) k nakreslení podpisu a poté jej vložení. Tuto metodu jsem vyzkoušel před použitím myši. Dovolte mi říci jen toto: Nikdy se mi nepodařilo, aby můj podpis vypadal vůbec tak, jako když ho napíšu na papír… ani zdaleka!
Poslední metodou je fyzické podepsání svého jména tmavým inkoustem na bílém papíře. Naskenujte tento papír do počítače jako obrázek a poté jej nahrajte pomocí výše uvedeného "Vytvořit podpis" funkce.
Po dokončení vytváření podpisu klikněte na "Aplikovat" tlačítko pro přidání do dokumentu. Ujistěte se, že jste krabici uschovali "Uložit podpis" zaškrtnuto, abyste mohli v budoucnu znovu použít stejný podpis na jiných dokumentech. (Rychle to najdete v "Podepsat" až budete příště muset projít tímto procesem.) Umístěte podpis na správné místo v PDF pomocí klikněte na něj myší, podržte levé tlačítko myši a přetáhněte podpis do příslušného místa místo.
Jakmile dokončíte podepisování dokumentu, uložte jej do počítače kliknutím "Soubor" v levém horním rohu a poté vyberte "Uložit." Pojmenujte soubor libovolně a uložte jej na místo, které si zapamatujete. Vraťte se ke svému e-mailu a připojte jej jako odpověď tomu, kdo vám dokument poslal – a máte hotovo!
Vím, že se to může zdát obtížné a časově náročné, jen když si přečtete pokyny, ale ve skutečnosti tomu tak není. Nastavení podpisu a jeho uložení zabere jen pár okamžiků. Jakmile to uděláte, polovina bitvy je vyhrána!