Jak vytvořit rozevírací seznam v aplikaci Excel

Aby úlohy zadávání dat byly bezchybné a rychlé, musíte se naučit, jak vytvořit rozevírací seznam v Excelu.

Excel je výkonný software pro zadávání dat. Můžete jej použít pro osobní a profesionální zadávání dat, jako je vytváření seznamů kancelářských potřeb, vytváření seznamů domácích potřeb, vytváření inventáře pro malou firmu nebo domácnost a mnoho dalšího.

V jakékoli úloze zadávání dat musíte zadat malá data, jako jsou jména, adresy, množství, umístění, ceny atd. Když někdo audituje tuto databázi, může chtít zadat komentáře jako auditováno, čekající audit, nalezená chyba atd.

Pokud to vy nebo váš zaměstnanec začnete dělat ručně, dosažení cíle bude trvat dny. Proto musíte automatizovat list aplikace Excel, kde zachycujete data. Příkaz rozevíracího seznamu aplikace Excel je základní automatizace, kterou můžete použít, aniž byste se museli učit kódování jazyka Visual Basic pro Excel. Čtěte dále a zjistěte, jak vytvořit seznam v aplikaci Excel pomocí rozevíracího seznamu.

Co je rozevírací seznam v aplikaci Microsoft Excel?

Rozbalovací seznam Excel je nástroj pro ověřování dat aplikace Excel. Vyžaduje, abyste vybrali rozsah nebo seznam dat pro rozevírací seznam. Poté jednoduše použijte příkaz Ověření dat pro rozevírací seznam v cílové buňce nebo rozsahu buněk, abyste získali návrhy pro zadávání dat.

Rozbalovací seznamy eliminují dohady při zadávání dat. Při použití funkce rozevíracího seznamu Excel také neuděláte žádné překlepy a další chyby. Je to také nejpoužívanější nástroj pro automatizaci zadávání dat na Microsft Excel.

Zde je několik scénářů, kde můžete použít tento příkaz ověření dat:

• Vytváříte databázi v Excelu a potřebujete operátory pro zadávání dat, abyste mohli zadat data, která potřebujete, žádné nesmysly.
• Chcete, aby operátoři zadávání dat při zadávání informací do listu aplikace Excel používali pouze kategorizovaná data.
• Vytváříte bezplatné online nebo offline formuláře v Excelu a chcete, aby uživatel zadával pouze data dostupná ve formuláři a nic jiného.
• Vaše databáze obsahuje opakující se jména, telefonní čísla, adresy atd. V závislosti na těchto údajích také platíte účty nebo faktury. Proto je přesnost pro projekt velmi důležitá. V takovém případě musíte použít rozevírací seznamy v Excelu.
• Vytváříte excelový list pro potřeby pro domácnost a chcete, aby členové rodiny zadávali položky pouze z povoleného seznamu položek.
• Váš tým pro zadávání dat velmi rád používá klávesové zkratky, a proto nabízejí rozevírací seznamy Excelu bezkonkurenční pohodlí.
• Vytváříte databázi požadavků na kancelářské potřeby nebo nákupy a chcete, aby zaměstnanci vytvářeli požadavky na nákup pouze pro předem schválené psací potřeby, IT hardware nebo příslušenství.

Existují dva způsoby, jak vytvořit seznam v Excelu pomocí rozbalovacích šipek. Jeden používá předem nakonfigurovaný rozsah dat a jiný ručně zadává možnosti. Níže naleznete kroky pro nejautomatizovanější rozevírací nabídku v Excelu:

• Vytvořte nový list v aplikaci Excel a pojmenujte jej Databáze.
• Nyní vytvořte záhlaví sloupce v buňce A1 podle typu nebo jiného jména, které se vám líbí. Například dávám rozbalovací nabídce záhlaví sloupce IT Hardware v tomto tutoriálu.
• Nyní zkopírujte a vložte data odjinud nebo zadejte ručně, aby se buňky pod záhlavím sloupce naplnily položkami, které chcete v rozevírací nabídce.
• Zapisuji možnosti žádosti o nákup IT zařízení, jako je Monitor, Reproduktor, RAM, CPU, PC skříň, GPU, PSU a tak dále.

Zatím jste úspěšně vytvořili databázi, ze které příkaz Excel Data Validation zobrazí možnosti nebo volby rozevíracího seznamu. Nyní vytvořte skutečný rozevírací seznam podle zde uvedených kroků:

• Vyberte buňku, ve které chcete vytvořit rozevírací seznam v aplikaci Excel.
• Nyní klikněte na Data kartu na Nabídka pásu karet Excel.
• V Datové nástroje sekce příkazů, klikněte na Ověření dat rozevírací šipka.
• Otevře se kontextová nabídka s několika možnostmi. Vybrat Ověření dat.
• Nyní byste měli vidět Příkaz ověření dat nástroj na listu, kam chcete přidat rozevírací seznam pro Excel.
• Obsahuje tři záložky. Jedná se o vstupní zprávu, nastavení a upozornění na chybu.
• Klikněte Nastavení.
• Pod Kritéria validace klikněte na rozevírací seznam pod Dovolit Jídelní lístek.
• Vybrat Seznam z rozbalovací nabídky.
• Ve výchozím nastavení je Rozbalovací nabídka v buňce a Ignorovat prázdné zaškrtnutí by mělo být zaškrtnuto. Pokud ne, zkontrolujte je.
• Klikněte na šipku nahoru v Zdroj pole. The Ověření dat dialogové okno se nyní minimalizuje na tenký pruh s prázdným polem.
• Přejít na Pracovní list databáze a v rozevíracím seznamu Excel vyberte rozsah buněk.
• Vyberte několik prázdných buněk pod poslední položkou. Pomůže vám rozšířit seznam, aniž byste museli znovu upravovat zdroj.
• Excel automaticky vyplní zdrojová data pro rozevírací seznam. Stačí kliknout na šipka dolů na tenké Ověření dat bar.
• Nyní byste měli znovu vidět rozšířené dialogové okno Ověření dat. Tentokrát však uvidíte rozsah zdrojových dat v Zdroj pole.
• Stačí kliknout OK, a máte hotovo.

Gratulujeme! Vytvořili jste svůj první rozevírací seznam v Excelu. Nyní to jednoduše zkopírujte kamkoli jinam, kde potřebujete zobrazit stejné položky, když zaměstnanec nebo jakýkoli jiný uživatel vyplňuje data do datového listu.

Můžete chtít uzamknout list databáze, aby nikdo nemohl provádět žádné změny v seznamu možností v rozevíracích seznamech v listu pro zadávání dat. Chcete-li položky seznamu zabezpečit, postupujte takto:

• Vyberte rozsahy buněk, které chcete uzamknout.
• Klikněte pravým tlačítkem a vyberte Formát buněk.
• Přejít na Ochrana kartu a zaškrtněte Zamčeno volba.
• Klikněte OK aplikovat Formát buněk Změny.
• Nyní přejděte k Posouzení na pásu karet aplikace Excel.
• Vybrat Chránit list ikona.
• Na Chránit list dialogovém okně zadejte heslo do prázdného pole.
• Zadejte heslo znovu a Excel sešit navždy uzamkne.

Pokud chcete krátkou rozevírací nabídku, například Ano/Ne, Auditováno/Nekontrolováno, Přiřazeno/Otevřeno, Dokončeno/Neúplné atd., můžete místo metody rozsahu dat použít ruční seznam. Šetří to čas. Zde je návod, jak vytvořit rozevírací seznam v aplikaci Excel pomocí položek seznamu:

• Kliknutím na buňku vyplníte rozevírací nabídku.
• Vybrat Ověření dat z Data kartu nabídky pásu karet.
• Pod Dovolit menu, klikněte Seznam.
• Nyní jednoduše zadejte seznam položek do Zdroj pole.
• Ujistěte se, že každou položku oddělujete čárkou.
• Klikněte OK pro použití rozevíracího seznamu.

Toto je nejjednodušší a nejrychlejší způsob vytvoření jednoduchého rozevíracího seznamu v aplikaci Excel. První metoda je však spolehlivější, když budete hojně používat rozevírací seznamy.

Prázdný rozevírací seznam nemusí operátorům zadávání dat mnoho říci. Musíte přidat konkrétní pokyny, aby nedělali žádné chyby. Zde je návod, jak přidat zprávu s pokyny do rozevíracích seznamů v aplikaci Excel:

• Klepněte na libovolnou buňku, která obsahuje aktivní Příkaz ověření dat.
• Nyní přejděte k Data záložka > Ověření dat > klikněte Ověření dat.
• Uvnitř Ověření dat dialogovém okně klepněte na Zadejte zprávu tab.
• Zadejte malý text pro Titul a poté podrobnou zprávu v Zadejte zprávu pole.
• Klikněte OK aplikujte změny.

Nyní, kdykoli uživatel vybere buňku s aktivním příkazem Ověření dat rozevíracího seznamu, zobrazí se mu zpráva o tom, jak vyplnit buňku pomocí položek z rozevíracího seznamu.

Pokud někdo udělá chybu při používání rozevíracích seznamů na vašem listu dat aplikace Excel, můžete také zobrazit chybovou zprávu. To zajistí, že uživatel provede akci k vyřešení chyby a nepřeskočí buňku. Zde jsou kroky k aktivaci Zobrazit upozornění na chybu:

• Postupujte podle výše uvedených kroků, dokud nezískáte Ověření dat dialogové okno.
• Nyní vyberte Upozornění na chybu tab.
• Vyberte si Styl chyby ze tří možností: Stop, Warning a Information.
• Poté zadejte krátký text pro Titul z Upozornění na chybu.
• Nyní zadejte podrobnou zprávu do Chybové hlášení pole.

Skvělá práce! Při aktivovaném zobrazení upozornění na chybu zobrazí sešit chybové dialogové okno, pokud někdo zadá něco jiného než položky uvedené v rozevíracím seznamu v aplikaci Excel.

Nyní víte, jak vytvořit seznam v aplikaci Excel pomocí rozevíracího seznamu dvěma různými metodami. Můžete vyzkoušet způsoby, jak vytvořit rozevírací seznamy aplikace Excel a vytvořit formuláře pro zadávání dat, které pomohou vašim zaměstnancům.

Můžete také vytvořit intuitivní seznam domácích potřeb pro potraviny, hardware, oblečení, pomůcky a další pomocí rozevíracích seznamů v Excelu.

Pokud znáte další skvělý způsob, jak vytvořit rozevírací seznam v aplikaci Excel, nezapomeňte níže napsat komentář.

Dále se naučte zobrazit řádky nebo sloupce v aplikaci Excel a nějaký Šablony kalendáře Excel pro každý rok.