Vždy se najde důvod posílat e-maily různým lidem. Zde je návod, jak vytvořit distribuční seznam v aplikaci Outlook.
Jako uživatel Outlooku možná budete muset posílat důležité oficiální nebo osobní e-maily více lidem. V takových situacích bude individuální odesílání e-mailů vyžadovat více času a úsilí.
V aplikaci Outlook můžete nastavit distribuční seznam a eliminovat potíže s přidáváním více e-mailových adres do pole Komu.
Nejprve se však pojďme dozvědět více o distribučním seznamu a jeho důležitosti.
Co je distribuční seznam v aplikaci Outlook?
Distribuční seznam je seznam kontaktů nebo e-mailových adres, které lze použít k distribuci nebo odesílání e-mailů všem z nich.
Jde tedy o skupinu e-mailových adres, které můžete použít k odeslání e-mailu. Tyto seznamy jsou také uvedeny v různých verzích aplikace Outlook jako Seznam kontaktů a Kontaktní skupina.
Pokud máte distribuční seznam, objeví se ve vašem seznamu kontaktů a adresáři.
Proč potřebujete distribuční seznam v aplikaci Outlook?
Odeslání e-mailu různým lidem může být obtížné, zvláště pokud jste součástí organizace se stovkami nebo tisíci zaměstnanců.
Distribuční seznam automatizuje tento všední a opakující se úkol přidávat e-mailové adresy jednotlivě, kdykoli chcete poslat e-mail skupině lidí.
Seznam můžete vytvořit jednou a používat ho roky, pokud se do organizace nebo týmu nepřipojí nebo neopustí někteří zaměstnanci.
V takovém případě můžete také distribuční seznam plynule upravovat, aby byl aktuální. Kromě toho vám distribuční seznam pomůže vyhnout se náhodnému přidání někoho jako příjemce e-mailu.
Rozdíl mezi distribučním seznamem, distribuční skupinou a kontaktní skupinou
Zjistíte, že pojmy jako distribuční seznam a skupina kontaktů se v ekosystému Microsoft nebo Outlook používají zaměnitelně.
I když to znamená totéž, distribuční seznam se používá ve starších verzích aplikace Outlook.
Někteří lidé mohou také používat termíny jako distribuční skupina a seznam kontaktů, aby odkazovali na distribuční seznam.
V případě předplatného Office 365 jsou distribuční seznamy určeny pro celou organizaci.
Kromě toho, že jsou spravovány centrálně, dostávají tyto seznamy e-maily z e-mailu organizace namísto osobní e-mailové adresy.
Skupiny kontaktů lze naopak vytvořit na osobním e-mailovém účtu Outlook.
Vytvoření distribučního seznamu v aplikaci Outlook z webové aplikace
Při přístupu k Outlooku z webové aplikace můžete podle následujících kroků přidat seznam kontaktů nebo distribuční seznam:
- OTEVŘENO Výhled ve webovém prohlížeči a klikněte na Lidé ikona.
- Klikněte na rozbalovací šipka vedle Nový kontakt pro výběr Nový seznam kontaktů.
- Na obrazovce se objeví vyskakovací okno.
- Musíte zadat název seznamu.
- Přidejte e-mailové adresy všech lidí, které chcete zahrnout do tohoto distribučního seznamu.
- Pokud chcete, můžete přidat i popis.
- Klikněte Hotovoa právě jste vytvořili soubor Distribuční seznam aplikace Outlook.
- Při odesílání e-mailu skupině přidejte název skupiny Do pole.
Jak vytvořit distribuční seznam v aplikaci Outlook Desktop
I když máte v systému Windows aplikaci Outlook, můžete snadno vytvořit distribuční seznam známý jako skupina kontaktů. Zde jsou rychlé kroky k vytvoření distribučního seznamu aplikace Outlook:
- Otevři aplikace Outlook a vyberte Lidé tab.
- Klikněte na Nový kontakt rozbalovací šipka.
- Vybrat Kontaktní skupina.
- Zobrazí se nové okno pro danou skupinu nebo seznam.
- V Název pole, přidejte název seznamu.
- Klikněte na Přidat člena knoflík.
- Vyberte si odkud (Kontakty aplikace Outlook, Adresář, E-mailový kontakt) chcete přidat lidi do této skupiny.
- Vyberte někoho a klikněte na členové tlačítko pro jejich přidání do seznamu.
- Chcete-li vybrat více osob současně, stiskněte tlačítko Ctrl při výběru všech jmen.
- Až budete hotovi, klikněte OK vrátit se k Kontaktní skupina okno.
- Klikněte Uložit a zavřít aplikovat změny.
Jak vytvořit distribuční seznam v Outlooku pro Mac
Funkce distribučního seznamu aplikace Outlook je k dispozici také pro uživatele počítačů Mac. Takže můžete vytvořit distribuční seznam v Outlook Mac pomocí těchto kroků:
- OTEVŘENO Outlook pro Mac a vyberte Lidé.
- Vybrat Nový seznam kontaktů pod Domov tab.
- Přiřaďte seznamu název.
- Klikněte na Přidat a zadejte několik prvních písmen jména kontaktu, které chcete zahrnout.
- Vyberte toto jméno a přidejte jej.
- Zadejte e-mailovou adresu pro přidání někoho, kdo není v seznamu kontaktů.
- Klikněte na Uložit a zavřít po úspěšném přidání všech jmen.
Závěr
Nyní, když víte, jak vytvořit distribuční seznam v aplikaci Outlook, můžete bez problémů posílat své e-maily mnoha lidem.
Ať už používáte Windows nebo Mac, následující kroky vám pomohou vytvořit distribuční seznam aplikace Outlook.
Můžete komentovat a sdílet své zkušenosti s nastavením distribučního seznamu v Outlooku. Po vytvoření seznamu možná budete chtít sdílet seznam kontaktů s jiným uživatelem aplikace Outlook.