Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu dvěma způsoby

Pokud máte potíže s rozesíláním hromadných e-mailů nebo e-mailů klientům a zákazníkům přizpůsobením obsahu každého dokumentu, může vám pomoci hromadná korespondence. Pro hromadnou korespondenci je nejlepší kombinace Excel a Word. Zde najdete postup hromadné korespondence z Excelu do Wordu dvěma snadnými metodami.

Hromadná korespondence je nejdostupnější formou automatizace kancelářské práce na stolních a přenosných počítačích. Stačí nakonfigurovat aplikaci Microsoft Word pro načítání dat pro zástupné texty z databáze, jako je soubor Excel pro jeden dokument.

Po nastavení můžete jediným kliknutím vytvářet personalizované dopisy, obálky, e-maily, adresáře, adresní štítky a tak dále. Pokud se naučíte, jak provést hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu, můžete vytvářet faktury, měsíční faktury, podrobnosti o předplatném a mnoho dalších oficiálních dokumentů pro stovky a tisíce zákazníků v několika málo kliknutí.

Naučíte-li se provádět hromadnou korespondenci ve Wordu z Excelu, můžete vytvářet e-maily a e-maily bohaté na data a vyhnout se lidským chybám, které při ručním vytváření takových dokumentů představují riziko. Začněme tedy s metodami hromadné korespondence z Excelu do Wordu.

Hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu lze provést dvěma způsoby. První z nich je ruční metoda, kdy sami přidáte zástupné texty pro jeden dokument a Word udělá zbytek pro zbývající e-maily nebo e-maily. Postup ruční hromadné korespondence naleznete zde:

Nejprve musíte vytvořit databázi, ze které bude MS Word načítat data do polí hromadné korespondence v šabloně e-mailu, pošty, faktury atd. Excelovou databázi musíte vytvořit tak, aby všechna data týkající se jednoho příjemce byla dostupná v jednom řádku.

Můžete oddělit různá data v jednom řádku pod různými záhlavími sloupců. Tato záhlaví sloupců budou fungovat jako protějšek pro pole hromadné korespondence v aplikaci Word. Záhlaví sloupce si nyní můžete vytvořit dle libosti. Později však musíte provést drobné úpravy v záhlaví sloupců, aby odpovídala polím ve Wordu.

Níže naleznete základní kroky k vytvoření databáze pro hromadnou korespondenci v Excelu. Tento tutoriál vytvoří fakturu pro malou nebo domácí firmu, kde můžete odesílat hromadné faktury a měsíční účty tisícům zákazníků za dostupnou cenu, aniž byste se spoléhali na nákladná online řešení nebo třetí strany agentury:

• Vytvořte prázdný soubor Excel a přejmenujte název listu na Faktury.
• V tomto listu musíte vyplnit všechna data pro hromadnou korespondenci.
• Nyní vytvořte položky, které chcete zahrnout do dokumentu hromadné korespondence jako záhlaví sloupců. Tyto budou fungovat jako Pole hromadné korespondence ve Wordu.
• Do záhlaví příslušného sloupce ve stejném řádku zadejte jméno zákazníka a všechny další související informace. Pokud změníte řádky pro stejného zákazníka, Word nebude moci naplnit správné informace ve sloučeném dokumentu.

• Jak se vaše klientská základna rozrůstá, můžete začít přidávat nová jména zákazníků pod Záhlaví sloupce zákazníka.
• Můžete také přidat nová data pro stávající nebo nové zákazníky pod konkrétními záhlavími sloupců.
• Pokaždé, když aktualizujete tuto databázi, hromadná korespondence Word automaticky vytvoří nový zákaznický dokument pro přidání zákazníků, vynechejte klienty, pokud některé odstraníte, a také aktualizujte čísla v dokumentu podle informací z Excelu databáze.
• Hromadná korespondence aplikace Word neimportuje formátování čísel z Excelu. Chcete-li zachovat prvky formátování čísel, jako jsou desetinná čísla, symboly měny atd., musíte do konkrétních polí hromadné korespondence vložit krátký kód. Kód a trik pro jeho použití zmíním později v tomto tutoriálu.

A je to! Úspěšně jste vytvořili databázi Excel pro projekt hromadné korespondence. Dobrá práce! Začněme vytvářet šablonu hromadné korespondence v aplikaci Microsoft Word.

Nejprve musíte připravit e-mail s fakturou nebo e-mail, který chcete poslat svým klientům a zákazníkům. Dopis musí obsahovat některé základní informace o vás, jak je uvedeno níže. Tyto jsou statické pro všechny e-maily a e-maily.

• Tvé jméno
• Vaše obchodní jméno
• Adresa vaší firmy
• Logo společnosti (pokud existuje)
• Podpisová řada

Nyní, když jste vytvořili šablonu aplikace Word, do které přidáte pole hromadné korespondence, podívejme se na následující kroky:

• Klikněte na kartu Korespondence na pásu karet aplikace Word a poté vyberte Spusťte hromadnou korespondenci.

• z rozbalovací seznam, vyberte typ dokumentu, který chcete vytvořit. Pojďme vybrat E-mailové zprávy.
• Nyní znovu klikněte poštovní zásilky ale tentokrát si vyberte Vyberte Příjemci.
• Protože chcete provést hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu, vyberte Použijte existující seznam volba.

• Nyní vyhledejte databázi hromadné korespondence vytvořenou dříve v Excelu a vyberte Faktury pracovní list v Vyberte Tabulka dialogové okno.
• Nyní byste měli vidět, že Psaní a vkládání polí skupina příkazů se aktivuje na pásu karet aplikace Word > poštovní zásilky.

Dosud jste připojili databázi Excel pro hromadnou korespondenci k Wordu. Dále se naučíme, jak vyplnit požadovaná pole v dokumentu šablony hromadné korespondence níže:

• Klikněte na S pozdravem Linka možnost na kartě Zásilky a vytvořte řádek s pozdravem, který chcete přidat. The "Greeting Line" zobrazí se zástupný text.

• Nyní můžete napsat prohlášení o platbě faktury. Toto bude statický výpis, který se zobrazí všem příjemcům.
• Pod řádek s pozdravem můžete přidat další pole hromadné korespondence, např E-mail uživatele«E-mail_zákazníka»; Číslo faktury: «Číslo_faktury»; Datum faktury: «Datum_faktury», atd.

• Poté klikněte na Vložit slučovací pole možnost začít přidávat dynamické součásti projektu hromadné korespondence.
• Příkaz Vložit slučovací pole zobrazí všechna záhlaví sloupců dostupná v databázi Excel, kterou jste přidali do dokumentu hromadné korespondence. Udělejte si čas na přidání požadovaných polí.

• Můžete například přidat tato slučovací pole: «Services_Line_1»; «Datum_Line_1»; "Částka_1. řádek"; «Řádek_služeb_2»; «Datum_Line_2»; "Řádek_2"; "Částka_celkem_".

• Nyní, když jste přidali všechna dynamická pole, můžete svůj e-mail zavřít přidáním závěrečné poznámky a řádku podpisu. Opět by se jednalo o statickou součást.
• Nyní můžete kliknout na Náhled výsledků na kartě Korespondence zobrazíte první sloučený dokument.

Jak můžete vidět v náhledu, částka faktury nezobrazuje měnu ani desetinné čárky. Chcete-li tento problém vyřešit, postupujte podle kroků uvedených zde:

• Klepněte pravým tlačítkem myši na "Částka_1. řádek" pole hromadné korespondence a klikněte Přepnout kódy polí.

• Nyní byste měli vidět MERGEFIELD a poté pole.
• Zadejte následující kód, jak je znázorněno na obrázku výše:

#$0.00

• Nyní znovu vyberte pole, klikněte pravým tlačítkem a Přepnout kódy polí.

• Poté se podívejte na náhled, abyste si ověřili, zda hromadná korespondence importuje formátování čísel nebo ne.
• Nyní můžete výše uvedený kód zadat do jiných polí hromadné korespondence s čísly jako "Řádek_2" a "Částka_celkem_".

Nyní můžete zvýraznit důležitá data v šabloně e-mailu. Hromadná korespondence Word přenese formátování do všech ostatních dokumentů, které vytvoříte v tomto projektu hromadné korespondence.

Jakmile budete připraveni, klikněte Dokončit a sloučit > Upravit jednotlivé dokumenty > Všechno v Sloučit záznamy dialogové okno. Klikněte OK vytvořit všechny sloučené dokumenty pro každého zákazníka v databázi Excel.

Hromadná korespondence aplikace Word vytvoří nový dokument se sloučenými e-maily. Soubor tedy musíte uložit samostatně nebo rovnou odeslat e-maily.

Druhým způsobem hromadné korespondence je použití průvodce hromadnou korespondencí aplikace Microsoft Word. To je však ošemetná metoda. Zdrojovou databázi v aplikaci Excel musíte upravit podle dostupných polí hromadné korespondence ve Wordu. Zde je to, co musíte udělat, abyste mohli vyzkoušet automatickou hromadnou korespondenci ve Wordu:

• Vytvořte šablonu dokumentu aplikace Word a klepněte na tlačítko poštovní zásilky > Spusťte hromadnou korespondenci > typ dokumentu, který chcete vytvořit.

• Poté klikněte Spusťte hromadnou korespondenci znovu a poté vyberte Průvodce hromadnou korespondencí krok za krokem.

• Pokyny se zobrazí v šesti krocích v pravém navigačním podokně aplikace Word.
• Chcete-li postupovat podle průvodce, musíte provést úlohu zobrazenou v prvním kroku a poté kliknout na tlačítko Další: Spouštěcí dokument.

Data můžete sloučit do Wordu z Excelu automaticky pomocí funkce hromadné korespondence Wordu. K tomu musíte mít s sebou soubor Excel. Poté vytvořte nový dokument aplikace Word a začněte psát svůj e-mail nebo e-mail. V místech, kde potřebujete importovat hodnoty z Excelu, klikněte na pole Vložit hromadnou korespondenci a přidejte požadovanou hodnotu.

Než to uděláte, musíte přidat databázi Excel tak, že přejdete na Mailing > Select Recipients > Use an Existing List a vyberte soubor Excel. Jakmile ručně vytvoříte šablonu dokumentu, dokončete hromadnou korespondenci a Word automaticky vytvoří všechny ostatní e-maily nebo e-maily pro příslušné příjemce.

Hromadnou korespondenci můžete vytvořit z dat aplikace Excel jako obvykle pro nový seznam kontaktů nebo kontaktů z aplikace Outlook. Chcete-li však použít data z listu aplikace Excel, postupujte takto:

• Uložte soubor aplikace Excel a šablonu hromadné korespondence aplikace Word na místní úložiště.
• Otevřete soubor Word a klikněte na Pošty.
• Nyní vyberte možnost Vybrat příjemce a klikněte na Použít existující seznam.
• Nyní přejděte na jednotku, kde soubor Excel existuje, vyberte jej a klikněte na Otevřít.
• A je to! Úspěšně jste propojili soubor Excel pro hromadnou korespondenci.

Podle podrobného průvodce hromadnou korespondencí následuje šest kroků hromadné korespondence v aplikaci Word:

• Vyberte typ dokumentu, jako jsou dopisy, obálky, adresáře atd.
• Vyberte počáteční dokument, jako je aktuální dokument nebo existující dokument
• Vyberte příjemce z existujícího seznamu (Excel), kontaktů aplikace Outlook nebo nového seznamu
• Napište svůj dopis
• Prohlédněte si svá písmena
• Dokončete sloučení

Nyní víte, jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu provést buď ruční metodou, nebo pomocí průvodce hromadnou korespondencí aplikace Word. Vyzkoušejte kteroukoli z metod v závislosti na dokumentu hromadné korespondence, databázi a stupni přizpůsobení, který potřebujete.

Nezapomeňte níže komentovat, pokud znáte nějaké další snadné metody, jak provést hromadnou korespondenci ve Wordu z Excelu. Možná byste to také rádi věděli jak tisknout štítky z Excelu pomocí hromadné korespondence MS Word a sloučit komentáře a změny z více dokumentů.