Představte si, že máte na svém pracovišti na starosti různé projekty a musíte odpovídat na různé e-maily týkající se projektů. Ne všechny projekty jsou však velmi důležité. Některé mohou být projekty rozvoje komunity, s jejichž realizací společnost nespěchá, ale e-maily přicházejí a zaplňují vaši schránku. V důsledku toho nemůžete říct, na který e-mail je důležité odpovědět jako první. Stává se nudným úkolem třídit e-maily a hledat důležité, na které bychom mohli odpovědět, a ty méně důležité nechat na později.
Gmail tento problém vyřešil tím, že svým uživatelům poskytuje Štítky jako prostředek k uspořádání jejich doručené pošty. Ostatní poskytovatelé e-mailu, jako je Outlook, používají Složky které plní podobnou funkci jako štítky. Štítky umožňují uživatelům Gmailu kategorizovat svou poštu, jakkoli chtějí. Pokud například pracuji s různými týmy na dvou projektech, řekněme „Vyřazení čerpadla užitkové vody“ a „Analýza trhu produktu X“, pak budu mít dva štítky, jeden pro každý z projektů, a pokud obdržím e-mail od kteréhokoli člena týmu, bude e-mail automaticky přiřazen ke štítku, který jsem vytvořil pro projekt, ke kterému patří. To usnadňuje hledání konkrétního e-mailu.
Než budu pokračovat, mějte na paměti, že Gmail nemá složky, má však štítky, které fungují jako složky a další. Své e-maily můžete přesunout do libovolného štítku, vytvořit libovolný počet štítků a nejlepší na štítcích je to, že e-mail může patřit více než jednomu štítku.
Vyprázdnění složek Gmailu
Za předpokladu, že jste dokončili veškerou práci na projektu a veškerá komunikace související s projektem se stala irelevantní a nechcete je archivovat, můžete e-maily v projektu trvale smazat označení. Všimněte si také, že pokud používáte bezplatný Gmail, jste omezeni pouze na 15 GB úložiště. To znamená, že jakmile využijete až 15 GB, váš e-mail se zaplní a budete si muset buď dokoupit úložný prostor, nebo odstranit staré e-maily, abyste vytvořili prostor. Pravidelné mazání e-mailů je tedy dalším způsobem, jak ušetřit místo v úložišti Gmailu.
Trvalé smazání obsahu štítku je s Gmailem snadné. Chcete-li odstranit obsah štítku, postupujte takto:
Krok první:
Pokud ještě nejste přihlášeni, přihlaste se do svého Gmailu na počítači. Máte přístup k Gmailu tady.
Krok dva:
Na levé straně stránky přejděte dolů na štítek, který chcete vyprázdnit. Kliknutím na štítek jej otevřete. Řekněme, že chci otevřít štítek „Příjmy“.
Krok tři:
V levé horní části štítku klikněte na rozbalovací šipku pod čtvercem. Zobrazí se vyskakovací okno s různými možnostmi. Vybrat Všechno z možností. Tím vyberete všechny konverzace na stránce. Můžete také kliknout na čtverec.
Krok čtyři:
Pokud počet e-mailů ve štítku není větší než 50 a na stránce jsou zobrazeny všechny e-maily ve štítku, budou vybrány všechny; ale pokud je počet e-mailů ve štítku větší než 50, bude vybráno pouze prvních 50 e-mailů. Chcete-li vybrat všechny e-maily ve štítku, klikněte na Vyberte Všech 3 600 konverzací (počet závisí na celkovém počtu e-mailů ve vašem štítku) v části Promo akce (název štítku).
Krok pátý:
Všechny e-maily ve štítku jsou nyní vybrány. Přejděte do horní části stránky a klikněte na symbol odpadkového koše. Pokud na symbol najedete myší, zobrazí se Vymazat. Kliknutím odstraníte veškerý obsah štítku.
Doufám, že jste úspěšně vyprázdnili svou složku/štítek v Gmailu. Jsou chvíle, kdy složku nechcete jen vyprázdnit, ale úplně ji odstranit ze svého Gmailu. Gmail nabízí jednoduchý způsob odstranění štítku. Pokud byste si tedy možná přáli smazat celý štítek, můžete tak učinit následovně:
- Přejděte na štítek, který chcete odstranit, a najeďte na něj myší.
- Štítek se zvýrazní a na pravém konci zvýraznění se objeví tři tečky. Tečky jsou dočasné a po odstranění myši zmizí.
- Přesuňte myš na tři tečky a klikněte na ně.
- Zobrazí se vyskakovací okno s možnostmi. Klikněte na Odebrat štítek k odstranění štítku z vašeho Gmailu.
Výše uvedené kroky ukazují, jak odstranit celý štítek z vašeho účtu Gmail. Vědět, jak správně spravovat svou poštu, je klíčovou dovedností pro produktivitu v práci, zejména pro ty, jejichž práce vyžaduje zpracování velkého množství pošty.