Microsoft Excel je skvělý nástroj pro ukládání kontaktních a adresních informací zákazníků, takže je ideální volbou pro vytváření a organizování seznamu poštovních adres vašich kontaktů. Pokud však chcete tisknout štítky na obálky, blahopřání atd. ze seznamu adres, který jste vytvořili v aplikaci Microsoft Excel, musíte použít funkci "Hromadná korespondence" aplikace Microsoft Word.
Konkrétněji, Microsoft Word nabízí výkonnou funkci nazvanou „Mail Merge“, která usnadňuje vytváření a tisk štítků z listu aplikace Excel.
V této příručce vám krok za krokem ukážeme, jak vytvořit seznam adres v aplikaci Microsoft Excel a jak tisknout štítky z tohoto seznamu pomocí funkce „Mail Merge“ aplikace Microsoft Word.
Jak tisknout štítky ze souboru seznamu adres aplikace Excel pomocí hromadné korespondence aplikace Word.
Krok 1. Připravte seznam adresátů v aplikaci Excel pro tisk štítků.
Před vytvořením a tiskem adresních štítků je třeba správně nastavit seznam adres v aplikaci Excel. To zahrnuje zadání záhlaví sloupců pro každý prvek požadavku, který chcete přidat do štítků, jako je jméno, příjmení, adresa, PSČ atd.
Podívejme se, jak vytvořit seznam adres v aplikaci Excel pro tisk adresních štítků:
1. Otevřete Microsoft Excel a vytvořte nový sešit.
2. Zadejte následující záhlaví sloupců pro každou položku, která má obsahovat adresa příjemce:
- Jméno
- Příjmení
- Adresa ulice
- Město
- Stát
- PSČ
3. Nyní vyplňte příslušné informace pod záhlavím každého sloupce.
4. Po dokončení se ujistěte, že zde nejsou žádné prázdné řádky nebo sloupce, a list uložte.
Krok 2. Pojmenujte seznam adresátů (volitelné).
Po vytvoření seznamu adresátů v aplikaci Excel je užitečné dát mu název. Pojmenováním datové sady na ni můžete snadno odkazovat, když ji připojujete k dokumentu aplikace Word za účelem hromadné korespondence.
1. Chcete-li pojmenovat seznam adresátů, vyberte seznam adres včetně záhlaví.
2. Přejít na Vzorce kartu a klikněte na Definujte název ze skupiny Definovaná jména.
3. Do pole zadejte název tabulky název pole a klikněte OK.*
* Poznámka: Pokud se název skládá z více slov, použijte mezi nimi podtržítko „_“ a nepoužívejte mezery nebo spojovníky.
4. Uložit a zavřít Microsoft Excel.
Krok 3 Nastavte dokument hromadné korespondence ve Wordu.
Nyní je čas nastavit dokument hromadné korespondence v aplikaci Microsoft Word a vytisknout štítky.
1. Otevřete prázdný dokument aplikace Word.
2. z poštovní zásilky klepněte na kartu Spusťte hromadnou korespondenci a vyberte Štítky možnost z rozbalovací nabídky.
3. Vyberte dodavatele štítku a číslo produktu v Možnosti štítků dialogové okno.
4. Dále klikněte na Podrobnosti tlačítko v levém dolním rohu okna.
5. V případě potřeby pokračujte v úpravě okrajů štítku, výšky, šířky, rozteče a velikosti a klikněte OK.
6. Poté klikněte OK v dialogovém okně Možnosti štítku uložte změny.
Krok 4. Povolit převod formátu souboru mezi Excelem a Wordem.
Chcete-li připojit dokument aplikace Word k listu aplikace Excel se seznamem adres, musíte se ujistit, že je povolen převod formátu souboru mezi dvěma programy společnosti Microsoft.
1. Ve Wordu klikněte na Soubor kartu a poté vyberte Možnosti ve spodní části levého postranního panelu.
2. V okně Možnosti aplikace Word vyberte Pokročilý v levém panelu.
3. Nyní přejděte dolů na rodyl sekce, zkontrolujte Při otevření potvrďte konverzi formátu souboru možnost a klikněte na OK.
Krok 5. Vyberte seznam adres aplikace Excel pro vaše štítky.
Nyní pokračujte k „propojení“ dokumentu aplikace Word s vaším seznamem adres aplikace Excel.
1. V dokumentu aplikace Word přejděte na poštovní zásilky znovu klepněte na kartu Vyberte Příjemci a pak si vyberte Použijte existující seznam z rozbalovací nabídky.
2. Vyhledejte a vyberte soubor aplikace Excel obsahující seznam adresátů a poté klikněte OTEVŘENO.
3. V dialogovém okně Potvrdit zdroj dat vyberte Databázové soubory OLE DB a klikněte OK.
4. Potom vyberte pojmenovaný seznam adresátů nebo list obsahující seznam adres a klepněte OK.
5. Dokument aplikace Word je nyní naplněn adresními štítky označujícími „Další záznam".
Krok 6. Upravte seznam příjemců pro hromadnou korespondenci.
Jakmile je dokument aplikace Word propojen s e-mailovým seznamem aplikace Excel, přejděte před konečným sloučením ke kontrole a v případě potřeby k úpravě seznamu příjemců.
1. v poštovní zásilky klepněte na kartu Upravit seznam příjemců.
2. V okně "Příjemci hromadné korespondence" se zobrazí všichni příjemci z vašeho seznamu adres. Pokračujte v řazení, filtrování nebo odstraňování příjemců v případě potřeby zrušením zaškrtnutí políčka u všech příjemců, které nechcete zahrnout. Poté klikněte OK potvrdit.
Krok 7. Přizpůsobit pole hromadné korespondence (položky štítků)
Nyní pokračujte v přizpůsobení položek štítků a jejich vzhledu podle vašich potřeb.
1. Klikněte na Blok adresy možnost v poštovní zásilky skupina "Zapsat a vložit pole".
2. Pokračujte a určete formát jména příjemce výběrem požadovaného ze seznamu dostupných možností v části „Vložit jméno příjemce v tomto formátu“.
3. Dále klikněte na Shoda polí tlačítko, aby odpovídalo správným polím ze seznamu adres aplikace Excel.
4. V okně "Match Fields" zkontrolujte, zda jsou požadovaná pole pro štítky správně namapována na odpovídající pole (záhlaví sloupců) v seznamu adres aplikace Excel.
Pokud se neshodují, použijte rozbalovací tlačítko vedle každého pole a vyberte správné záhlaví sloupce seznamu adres aplikace Excel. Poté klikněte OK pro potvrzení shody.
5. Pak klikněte OK znovu použít změny.
6. Nyní, "Blok adresy" zástupný symbol se objeví na prvním štítku.
7. Klikněte Aktualizovat štítky (na poštovní zásilky tab) aktualizujte všechny ostatní štítky v dokumentu aplikace Word.
Krok 8. Náhled štítků a dokončení hromadné korespondence.
Nyní se podívejme, jak budou štítky vypadat po vytištění.
1. Na kartě Pošta klikněte na Náhled výsledků knoflík.
2. Nyní se podívejte, jak budou štítky vypadat po vytištění. Pokud chcete změnit jejich vzhled, vyberte první štítek a použijte nástroje Formátování textu v Domov tab. Až budete hotovi, klikněte Aktualizovat štítky v poštovní zásilky pro použití formátování na všechny štítky.
3. Pokud vše vypadá OK, přejděte na poštovní zásilky klepněte na kartu Dokončit a sloučit možnost a vyberte Upravit jednotlivé dokumenty z rozbalovací nabídky.
4. V okně Sloučit do nového dokumentu vyberte Všechno pod Sloučit záznamy a klikněte na OK.
5. Zobrazí se nový dokument s poštovními štítky vygenerovanými z vašeho seznamu adres aplikace Excel a tento dokument můžete upravovat, formátovat, tisknout a ukládat jako kterýkoli jiný dokument aplikace Word.
Krok 9.Bonusový tip: Přidejte okraje k štítkům. (Volitelný)
Chcete-li si usnadnit řezání štítků (pokud již nejsou nařezané), přidejte k nim okraje.
1. Klikněte na plus (+) ikonu v levé horní části dokumentu a vyberte všechny štítky.
2. Poté klikněte na okraj ikonu v plovoucí nabídce a vyberte Všechny hranice z možností.
3. Mezi každý štítek budou přidány okraje, aby bylo snadné je oříznout.
4. Nyní jsou vaše štítky připraveny k tisku.
A je to! Dejte mi vědět, zda vám tento průvodce pomohl, a zanechte svůj komentář o své zkušenosti. Lajkujte a sdílejte tento návod, abyste pomohli ostatním.