Existuje spousta způsobů, jak uspořádejte si doručenou poštu Gmailu a udržujte jej bez nepořádku. Pokud dostáváte desítky nebo stovky e-mailů každý den, musíte se vědomě snažit udržet věci uspořádané. Jedním ze způsobů, jak to udělat, je archivovat své e-maily. Pokud používáte Gmail, dokončete práci podle níže uvedených kroků.
Jak automaticky archivovat e-maily v Gmailu
Archivujte své e-maily pomocí štítků a filtrů
Chcete-li automaticky archivovat e-maily v Gmailu, musíte to udělat vytvořit konkrétní štítky. Tyto štítky pak můžete použít k vytvoření filtrů, které automaticky přesunou vaše e-maily do konkrétní složky. Představte si tuto složku jako archiv pro tuto konkrétní kategorii e-mailů.
Jak automaticky archivovat e-maily pomocí štítků a filtrů
- Jít do Gmaila vyberte Nastavení.
- Klikněte na Zobrazit všechna nastavení.
- Vybrat Štítky tab.
- Poté přejděte dolů na Štítkya vyberte Vytvořte nový štítek.
- Přidejte název nového štítku a stiskněte Vytvořit knoflík.
- Poté otevřete jednu ze zpráv, které chcete archivovat.
- Klikněte na Více možností (ty tři tečky) a vyberte Filtrujte zprávy jako je tato.
- Gmail načte všechny e-maily od tohoto odesílatele. Zprávy můžete dále filtrovat na základě konkrétních slov.
- Udeř Vytvořit filtr pro vytvoření specifického filtru pro tyto e-maily.
- Vyberte štítek archivu, který jste dříve vytvořili. Můžete si také vybrat konkrétní kategorii pro své e-maily.
- Uložte změny.
Od této chvíle budou všechny e-maily, které splňují kritéria, automaticky odesílány do vaší archivní složky.
Případně můžete k archivaci e-mailů použít také možnosti „Archivovat“ nebo „Odeslat a archivovat“.
Archivujte všechny své e-maily
- Spusťte Gmail a přihlaste se ke svému účtu.
- Klikněte na Vyhledávací pole a filtrujte e-maily, které chcete archivovat, pomocí následujícího formátu:
- štítek: doručená pošta starší_než:Xd
- štítek: doručená pošta starší_než:Xm
-
štítek: doručená pošta starší_než:Xy.
- X je počet dní, měsíců nebo let, které chcete použít k filtrování e-mailů. Chcete-li například archivovat e-maily, které jsou starší než 40 dní, zadejte štítek: doručená pošta starší_než: 40d.
- Stisknutím klávesy Enter zobrazíte seznam filtrovaných e-mailů.
- Vyberte všechny e-maily. Pokud máte více než 50 e-mailů, které odpovídají vyhledávání, klikněte na Vyberte všechny konverzace, které odpovídají hledání.
- Pak stiskněte Archiv knoflík.
⇒ Poznámka: E-maily můžete filtrovat podle dnů, měsíců a let. Pokud chcete například archivovat e-maily, které jsou starší než 3 měsíce, použijte štítek: doručená pošta starší_než: 3m. Pokud chcete archivovat e-maily starší než jeden rok, použijte štítek: doručená pošta starší_než: 1r.
Použijte možnost Odeslat a archivovat
Můžete také použít funkci Odeslat a archivovat. Možnost je k dispozici vedle Poslat a automaticky odešle vaše e-maily na adresu Všechny zprávy označení. Gmail automaticky přesune e-mail zpět do vaší doručené pošty, když na něj někdo odpoví.
Chcete-li povolit tuto možnost, přejděte na Nastavení Gmailua vyberte Zobrazit všechna nastavení. Poté klikněte na Všeobecné kartu a přejděte dolů Odeslat a archivovat. Vybrat Zobrazit v odpovědi tlačítko „Odeslat a archivovat“..
Závěr
Chcete-li automaticky archivovat své e-maily v Gmailu, vytvořte konkrétní štítek a poté jej použijte k vytvoření filtru, který tento štítek použije na sadu e-mailů. Alternativně můžete také použít možnosti „Archivovat“ nebo „Odeslat a archivovat“, abyste získali archiv svých e-mailů.
Jak často v Gmailu používáte možnost Archivovat? Dejte nám vědět v komentářích níže.