E-mailové chyby mohou mít nepříjemné a dokonce nákladné následky. Abychom vám pomohli předejít chybám v e-mailu, společnost Microsoft implementovala e-mailové tipy aplikace Outlook. Můžete například nastavit tipy pro e-maily, které spustí upozornění, když vás stiskněte tlačítko Odpovědět všem. Vždy je nejlepší věnovat pár minut a znovu si přečíst svůj e-mail, než jej odešlete velkému seznamu příjemců, zejména pokud obsahuje citlivé informace.
Pokud jste ještě nepoužili e-mailové tipy, jste na správném místě. V tomto rychlém průvodci vám ukážeme, jak používat tipy pro e-maily v aplikaci Outlook.
Jak nastavíte e-mailové tipy?
Mějte na paměti, že tato funkce vyžaduje účet Microsoft Exchange Server. Jinými slovy, tato funkce je dostupná pouze na e-mailových účtech spravovaných organizací. Váš správce IT musí ve vašem účtu povolit e-mailové tipy; jinak pro vás tato možnost nebude dostupná. Váš správce IT může zároveň vynutit konkrétní nastavení e-mailových tipů na uživatelských účtech.
E-mailové tipy jsou v aplikaci Outlook ve výchozím nastavení povoleny. Pokud chcete tuto možnost zakázat nebo upravit nastavení, spusťte aplikaci Outlook, přejděte na
Soubor, vyberte Možnostia poté klikněte na Pošta.Jít do E-mailové tipya klikněte na Možnosti e-mailových tipů. Vyberte svůj účet a zvolte, jaké akce chcete spouštět upozornění MailTips.
Pokud chcete zakázat e-mailové tipy, zaškrtněte Nikdy nezobrazovat e-mailové tipy zaškrtávací políčko.
Jak fungují e-mailové tipy
Jakmile jsou tipy pro e-mail povoleny, aplikace Outlook bude při psaní zprávy zobrazovat různé zprávy. Exchange analyzuje obsah e-mailu, který píšete. Pokud zjistí problém, Outlook vás upozorní, abyste mohli upravit zprávu, abyste se vyhnuli trapným situacím. Například pokud příjemce je mimo kancelář a požádáte je, aby naléhavě odpověděli, e-mailové tipy vám dají vědět, že to udělat nemohou.
Mezi další příklady situací, které by mohly spustit e-mailové tipy, patří:
- Schránka příjemce je plná.
- E-mailová adresa příjemce byla dočasně deaktivována nebo trvale smazána.
- Váš e-mail porušuje zásady nebo omezení vaší organizace.
- Nemáte oprávnění kontaktovat příjemce nebo odesílat e-maily externím příjemcům.
- Schránka příjemce je moderovaná, což znamená, že vyžaduje schválení zprávy.
Omezení e-mailových tipů
- Tato možnost není dostupná v režimu offline.
- Pokud váš seznam příjemců obsahuje více než 200 příjemců, nebudou tipy pro e-maily vyhodnocovat jednotlivé poštovní schránky.
Závěr
MailTips je užitečná funkce Outlooku, která vám pomůže vyhnout se trapným situacím, jako je odesílání e-mailů nesprávným příjemcům. Pokud například váš e-mail porušuje zásady vaší organizace, MailTips vás na problém upozorní. Plánujete používat tipy pro e-mail v aplikaci Outlook? Dejte nám vědět v komentářích níže.