Schopnost rychle spolupracovat se členy týmu a externími partnery je v dnešním uspěchaném obchodním světě klíčová.
Microsoft Office 365 umožňuje organizacím spolupracovat s lidmi mimo organizaci. Tato funkce se nazývá Skupiny a můžete ji použít k udělení práva externím spolupracovníkům připojit se ke skupinovým konverzacím, přistupovat k souborům, událostem kalendáře a dalším.
Ale jak přesně umožňujete hostům připojit se ke skupinám vaší organizace? V tomto praktickém průvodci uvádíme seznam kroků, které je třeba dodržovat.
Nejprve je zde stručný přehled procesu:
- Vlastník skupiny nebo její člen přidá nového hosta do skupiny.
- Vlastník skupiny je jediný, kdo může schvalovat přístup hostů a rozhodovat o tom, k jakému druhu obsahu a souborům budou mít uživatelé přístup.
- Hostující uživatelé obdrží potvrzovací e-mail, který jim uděluje přístup ke skupinovým konverzacím a souborům.
Mějte na paměti, že přístup pro hosty nastavují správci IT.
Jak přidat hosty do skupin Office 365
Pokud host, kterého chcete přidat, již existuje ve vašem adresáři na základě pozvánky, kterou obdržel, postupujte takto:
- Přejít na Admin Center → Ukázat vše
- Navigovat do Nastavení → Nastavení organizace
- Vybrat Služby tab
- Klikněte na Skupiny Microsoft 365 a umožnit externím spolupracovníkům přístup k vašim skupinám
- Vraťte se do Centra pro správu a přejděte do Skupiny → vyberte Skupiny strana
- Vyberte skupinu, do které chcete přidat nového hosta (měla by být viditelná ve vašem adresáři)
- Klikněte Zobrazit vše a vyberte členové kartu pro správu členů skupiny
- Vybrat Přidat členy a přidejte nového uživatele typu host
- Uložte změny.
Jak odebrat hostujícího uživatele z Office 365
Pokud váš tým nebo skupina již nespolupracuje s uživatelem typu host, můžete jej rychle odebrat z skupině, abyste jim zablokovali další přístup k obsahu a souborům souvisejícím se skupinou aktivita.
- Přejděte do centra pro správu Microsoft 365
- Rozšířit Uživatelé
- Vybrat Hostující uživatelé
- Vyberte uživatele, kterého chcete odebrat
- Klikněte Vymazat k odebrání příslušného hosta.
A takto mohou vlastníci skupin a správci IT povolit přístup hostům v Office 365.