Hromadná korespondence je funkce sady Microsoft Office. Umožňuje uživatelům odesílat hromadné zprávy. Pomocí sady Microsoft Office můžete napsat zprávu a poté ji odeslat mnoha lidem současně.
Hromadná korespondence vám ušetří nutnost posílat samostatné e-maily pro každý kontakt pomocí aplikace Microsoft Outlook k odesílání hromadných e-mailů. Může to znít složitě, ale jakmile víte, jak používat hromadnou korespondenci, je to docela snadné.
Výhody a nevýhody používání hromadné korespondence pro Word
I když je to celkově užitečná funkce, existuje několik nevýhod při použití slučování e-mailů ve Wordu.
Je vhodné, abyste měli přístup k tomu, které e-maily budete moci sloučit bez ztráty kvality a informací a které by měly být vyrobeny na míru pro soukromou nebo obchodní korespondenci.
Profesionálové
– Rychleji
– Snazší zadržení olova
– Odeslat více dat
– Lepší sledování
Nevýhody
– Menší personalizace
– Neadaptivní formátování
– Zvýšená možnost chybného odeslání
MS Word získáte v libovolné sadě MS Office. Aktivační kartu si můžete zakoupit za
Krok 1: Vytvořte e-mail
Svou zprávu můžete napsat v aplikaci Microsoft Word. Microsoft Word je součástí sady Microsoft Office. Nyní postupujte podle těchto kroků a odešlete hromadný e-mail.
1. Otevřete Microsoft Word z plochy. Microsoft Office můžete otevřít také z nabídky programů. Nyní vyberte Microsoft Word ze seznamu programů Microsoft Office.
2. Klikněte na Soubor Nyní klikněte na Spusťte hromadnou korespondenci.
3. Z nabízených možností vyberte E-mailová zpráva.
4. Microsoft Word vám poskytne e-mailové rozhraní. Dokument nebude mít na rozdíl od běžného dokumentu žádné okraje.
5. Dodržujte běžný formát e-mailu. Zadejte úvodní pozdravy a tělo vaší e-mailové zprávy.
6. Můžete také uvést svůj e-mailový podpis. Za tímto účelem musíte zkopírovat svůj e-mailový podpis z aplikace Microsoft Outlook.
7. Hromadná korespondence vám také umožňuje přidávat personalizovaný obsah do vašeho e-mailu.
Krok 2: Vytvořte seznam příjemců
Dále budete chtít sestavit seznam příjemců pro svůj e-mail. Svůj seznam můžete uložit jako dokument Microsoft Word nebo z něj vytvořit soubor Microsoft Excel. Budou fungovat všechny programy pro vytváření dokumentů podporované systémem Windows.
K vytvoření seznamu příjemců můžete také použít průvodce hromadnou korespondencí. Nyní postupujte podle těchto jednoduchých kroků a přidejte své příjemce:
1. Klikněte na Tlačítko příjemce z karty Hromadná korespondence.
2. Nyní klikněte na Zadejte Nový seznam. Můžete také přidat svůj již existující seznam příjemců.
3. V okně seznamu příjemců můžete přidat relevantní informace. Stejně jako název a adresa společnosti.
4. Použití Přizpůsobit tlačítko Nežádoucí pole můžete vyloučit. K dispozici je také funkce přejmenování. Uložte změny v seznamu adres. Váš nově vytvořený seznam adres bude vložen do Moje datové zdroje adresář s .mdb
5. Klikněte OK pro uložení vaší práce.
Krok 3: Dokončete hromadnou korespondenci
Nyní, když máte vytvořený e-mail a seznam příjemců, dokončete hromadnou korespondenci podle následujících kroků.
1. Vybrat Pole hromadné korespondence možnost zobrazit rozbalovací nabídku. Ze seznamu vyberte požadovaná pole.
2. Nyní na obrazovce uvidíte seznam kódů polí. Budou vypadat takto <
3. Aktuální text e-mailu můžete vidět v
4. Vybrat Dokončit a sloučit možnost na kartě pošta. Nyní je váš e-mail připraven k odeslání.
5. Klikněte OK na závěrečném dialogovém okně pro dokončení hromadné korespondence.
Je to tak jednoduché. Jste připraveni odeslat e-mail velké skupině příjemců. Své e-mailové zprávy budete moci zobrazit kdykoli.