V tomto jednoduchém průvodci vysvětlíme, jak snadno vytvořit soubor PDF, ať už pro práci nebo jen pro sdílení důležitých dokumentů.
Portable Document Format, běžně známý jako PDF, je formát souboru používaný primárně k prezentaci dokumentů, zvláště když potřebujete uložit soubor, který třetí strana nemůže upravit a který vypadá konzistentně bez ohledu na to, kde se nachází vidíte to. Typické dokumenty, jako je to, co používá Microsoft Word, se na různých zařízeních vykreslují odlišně a nemusí být všude podporovány, ale soubory PDF fungují a vypadají stejné téměř všude, Adobe poprvé vytvořilo PDF v roce 1993 a ode dneška je to nyní otevřený standard spravovaný Mezinárodní organizací pro standardizaci (ISO). V podstatě je podporován téměř každým operačním systémem a umožňuje vám vytvářet a otevírat soubory PDF na většině počítačů, Mac, smartphony a tablety.
Ale proč byste měli používat PDF? Pro životopisy, právní dokumenty, informační bulletiny, soubory určené ke čtení a tisku a soubory určené pro profesionální tisk se doporučuje používat formát PDF. Soubory PDF vypadají na většině počítačů stejně. Vzhledem k tomu, že PDF je založeno na jazyku PostScript, je soubor zabalen do úplného popisu pevného rozvržení plochý dokument, včetně textu, písem, vektorové grafiky, rastrových obrázků a dalších informací, které je třeba zobrazeno. Mají také menší velikost a vyhovují průmyslovému formátu. Soubory PDF jsou navíc poměrně bezpečnější, protože je nelze upravovat a lze je zašifrovat heslem nebo digitálním podpisem.
Jak vytvořit soubor PDF od začátku
Vytvoření PDF je poměrně jednoduché, protože většina softwaru a aplikací nabízí vestavěnou funkci pro export souboru přímo do formátu PDF. Pokud máte například dokument v aplikaci Microsoft Word, musíte udělat následující.
- Zamiřte k Soubor v levém horním rohu a vyberte Uložit jako.
- Tím by se mělo otevřít nové okno, kde si můžete dokument uložit do počítače.
- Přímo pod Název souboru možnost, měla by existovat možnost Uložit jako typ.
- Klikněte na rozevírací nabídku a měla by se zobrazit možnost uložení souboru jako PDF.
- Vyberte možnost a stiskněte Uložit.
V případě, že používáte starší verzi Microsoft Office, možná si budete muset stáhnout malý plugin, který lze stáhnout z tady.
Podobně to můžete udělat pro všechny aplikace Microsoft Office (Excel, Powerpoint atd.), aplikace Google Workspace (Docs, Tabulky atd.) a řadu kancelářského softwaru a aplikací, jako je Office 365, WPS Office, LibreOffice a OpenOffice. Přesné kroky se samozřejmě mohou mírně lišit v závislosti na aplikaci, kterou používáte, ale vždy by měly být dosti podobné.
Mnoho platforem a aplikací také umožňuje vytvářet soubory PDF pomocí funkce tisku. Pokud se pokusíte vytisknout dokument, webovou stránku nebo obrázek v moderních verzích systému Windows, můžete jej uložit jako PDF pomocí možnosti Microsoft Print to PDF. To dokonce umožňuje ukládat věci, jako jsou poznámkové bloky OneNotu, jako PDF.
Smartphony to také umí, i když to může záviset na vašem konkrétním modelu.
Pokud chcete vytvořit soubor PDF, který lze upravovat, abyste mohli někomu sdílet formulář, který vyplní, podívejte se na našeho průvodce na jak udělat PDF vyplnitelný.
Vytvořte PDF z fyzického dokumentu
Soubory PDF také řeší problém sdílení fyzické dokumentace v digitálním formátu. Pomocí fotoaparátu chytrého telefonu nebo tabletu můžete naskenovat dokument a uložit jej do souboru PDF. Aplikace jako Adobe Scan, Microsoft Office, Genius Scan, a Skener dokumentů jsou některé z nejlepších aplikací, které můžete na svém mobilním zařízení vyzkoušet pro skenování, ukládání a sdílení souborů PDF. Můžete dokonce naskenovat více dokumentů a uložit je jako jeden soubor PDF.
Ve skutečnosti může aplikace, jako je tato, dokonce v některých ohledech nahradit tradiční skener. Smartphony mají v dnešní době velmi dobré fotoaparáty, takže můžete skenovat některé dokumenty tímto způsobem namísto toho, abyste měli k počítači připojený objemný skener. notebook. Tyto aplikace mohou také převést existující dokument nebo obrázek do formátu PDF.
Dalším jednoduchým způsobem, jak rychle vytvořit PDF, je použití jedné z mnoha online služeb, které vám umožní nahrát soubor (soubory), převést a stáhnout přímo do vašeho systému. Některé ze spolehlivých online služeb, které můžete použít k převodu určitého souboru do PDF, zahrnují Adobe, Smallpdf, iLovePDF, a mnoho dalších. Tyto nástroje také často umožňují sloučit soubory PDF do jednoho nebo rozdělit jeden soubor na více.
Je však třeba mít na paměti několik věcí. Tyto služby mohou nebo nemusí ukládat vaše soubory na své servery. Proto doporučujeme tuto metodu použít pouze v případě, že nezacházíte s citlivými nebo důvěrnými informacemi. Některé z těchto online webových stránek pro převod PDF také nabízejí omezenou podporu, pokud jde o velikost souboru, stránek a možná dokonce přidat vodoznak do převedeného souboru, což znamená, že možná budete muset zaplatit nějaké peníze v závislosti na souboru, se kterým chcete pracovat s.
A to jsou základy vytváření souboru PDF na základě existujícího dokumentu. Adobe si samozřejmě přeje, abyste to udělali pomocí firemního softwaru Acrobat, ale tyto možnosti jsou z velké části zdarma, takže pro většinu lidí mohou být o něco pohodlnější.