Zlepšete své uživatelské prostředí Gmailu pomocí těchto sedmi hacků produktivity.
Gmail je jednou z nejoblíbenějších e-mailových služeb pro osobní použití. Mnoho organizací využívajících Google Workspaces nabízí také Gmail jako e-mailového klienta. Ve výchozím nastavení jich Google nabízí mnoho zajímavé funkce v Gmailu které fungují tak, jak je inzerováno. Ale s několika drobnými úpravami byste mohli skutečně pomoci vylepšit celý svůj Gmail.
Poslali jste někdy e-mail, abyste si uvědomili, že je překlep, a přáli jste si, abyste ho neodeslali? A co klávesové zkratky na Gmailu? Věděli jste, že můžete šablonovat odpovědi pro rutinu? e-maily? Pokud jste se nikdy neobtěžovali šťourat v nabídce Nastavení Gmailu, zde je sedm jednoduchých způsobů, jak se stát zkušeným uživatelem Gmailu.
7 Klávesové zkratky
Dělejte vše pomocí klávesnice
Jedním z hlavních znaků toho, že jste zkušený uživatel jakékoli aplikace, je znalost klávesových zkratek, bez ohledu na to, zda používáte Windows PC, Mac nebo Chromebook
Chcete si vytvořit vlastní zkratky? Poté klikněte na ikonu ozubeného kola v pravé horní části prohlížeče Gmail. Jít do Ikona ozubeného kola >Zobrazit všechna nastavení > Upřesnit > Vlastní klávesové zkratky a vyberte Povolit. Po aktivaci se zobrazí karta Nastavení klávesnice, která zobrazuje všechny akce spolu s odpovídajícími klávesami. Můžete si to upravit podle svého a kliknout na Uložit změny. Jen zajistěte, aby se přizpůsobený příkaz nekolidoval s jinými zkratkovými příkazy.
6 Vrátit zpět odeslání
Jak získat více času na zrušení odeslání e-mailu?
Všichni jsme v určitém okamžiku poslali e-mail ve spěchu, jen abychom si uvědomili, že jsme propásli některé aspekty, které byly aby bylo projednáno v odpovědi, e-mail byl plný překlepů, v horším případě byl e-mail odeslán nesprávnému příjemce. Gmail nabízí výchozí příkaz Zpět odeslání na 5 sekund, ale lze jej prodloužit na 30 sekund.
Klikněte na Ikona ozubeného kola >Zobrazit všechna nastavení > Obecné > Vrátit zpět odeslání. Z rozbalovací nabídky vedle vyberte mezi 5, 10, 20 a 30 sekundami doby vyrovnávací paměti a poté stiskněte Uložit změny. Nyní, kdykoli odešlete e-mail, uvidíte v plovoucím černém pruhu, který se zobrazí po odeslání e-mailu, možnost Zpět.
5 Šablony
Zbavte se psaní opakujících se e-mailů
Jsou chvíle, kdy některé e-maily vyžadují stejné nebo podobné odpovědi. V takové situaci nemusíte pokaždé znovu psát celou zprávu. Místo toho můžete vytvořit šablonové odpovědi. Klikněte na Ikona ozubeného kola >Zobrazit všechna nastavení > Upřesnit > Šablony a vyberte Umožnit a Uložit nastavení.
Nyní, kdykoli napíšete nadbytečný text do a Nová zpráva (ujistěte se, že je smazán podpis e-mailu), že text lze kliknutím uložit jako šablonu Další možnosti > Šablony > Uložit koncept jako šablonu > Uložit jako novou šablonu. Šablonu můžete pojmenovat. Příště, kdykoli budete chtít odpovědět stejným textem, jednoduše vyberte potřebnou šablonu místo opětovného psaní zprávy.
4 Úprava podokna pro čtení
Optimalizujte zobrazovací nemovitosti
Výchozí způsob, jakým vám Gmail zobrazuje zprávy, když je otevřete, nevyužívá možnosti zobrazení nejlépe. To platí zejména v případě, že máte větší displeje. To lze vyladit povolením podokna čtení.
Klikněte na Ikona ozubeného kola > Vybrat všechna nastavení > Doručená pošta > Povolit podokno čtení. Vyberte buď Vpravo od doručené pošty nebo Pod doručenou poštou možnost získat panely náhledu pro vaše e-maily, které nevyžadují, abyste ztráceli ze zřetele jiné e-maily.
3 Přepínání mezi mnoha podpisy
Osvoboďte se od ruční změny podrobností podpisu
V profesionálním nastavení je důležité mít e-mailový podpis. Někdy ale možná nebudete chtít sdílet některé podrobnosti ze svého podpisu, jako je vaše telefonní číslo. Ruční přidávání nebo odstraňování věcí z podpisu je zdlouhavé. Místo toho můžete vytvořit více podpisů a jednoduše mezi nimi přepínat v závislosti na kontextu nebo příjemci.
Klikněte na Ikona ozubeného kola > Vybrat všechna nastavení > Obecné > Podpis. Kliknutím na pole Vytvořit nový přidáte nový podpis. Starší podpisy se zobrazí v poli vlevo. Výchozí nastavení podpisu můžete vybrat z níže uvedených rozevíracích nabídek: Pro nové e-maily použijte a Při použití odpovědi/přesměrování. Poté klikněte na Uložit změny. Nyní, když jste v poli pro psaní, kliknutím na symbol pera se zobrazí všechny podpisy, které jste uložili. Můžete si jednoduše vybrat ten, který chcete použít.
2 Více formátů hvězd
Chytřejší způsob kategorizace důležitých e-mailů
Ať už se jedná o váš osobní nebo profesionální účet, v sekci Označené hvězdičkou v Gmailu je několik e-mailů, které chcete označit hvězdičkou, aby se rychle dostaly. Ve výchozím nastavení vám Gmail umožňuje používat pouze žlutou hvězdu. Pokud máte hodně e-mailů označených hvězdičkou, může být také únavné rychle najít správný e-mail, který jste hledali.
Klikněte na Ikona ozubeného kola > Zobrazit všechna nastavení > Obecné> Hvězdy. Zde si můžete vybrat mezi 1 hvězdičkou, 4 hvězdičkami a všemi hvězdičkami, v závislosti na vašich preferencích, a poté Uložit změny. Nyní můžete přepínat mezi hvězdami postupným kliknutím na ikonu hvězdičky. Tímto způsobem můžete mít skvělé vizuální podněty pro různé typy prioritních e-mailů. Po najetí myší na hvězdu zjistíte její název. Když jste v části S hvězdičkou a chcete zobrazit pouze e-maily označené hvězdičkou modrá hvězda, jednoduše zadejte tento příkaz do vyhledávacího pole Gmailu: má: modrou hvězdu. Můžete dokonce přiřadit určité ikony hvězd pro určité typy e-mailů.
1 Filtrování e-mailů s příkladem
Doplňte svou doručenou poštu
Toto je jedna z nejvýkonnějších funkcí Gmailu, a pokud je používána s rozmyslem, může vám skutečně pomoci uspořádat doručenou poštu, zbavit se nechtěných e-mailů a vytvořit složky pro konkrétní typy e-mailů. I když má Gmail karty, jako je Propagace, Aktualizace a Sociální sítě, někdy mezi nimi některé e-maily proklouznou a zobrazí se na kartě Primární. Chcete, aby na kartě Primární byly pouze absolutně důležité e-maily.
Klikněte na Zobrazit možnosti vyhledávání, nacházející se na pravé straně ve vyhledávací liště v Gmailu. Nyní, v závislosti na cíli, kterého chcete dosáhnout, můžete přidat podrobnosti do příslušných polí a vytvořit filtry.
Řekněme, že chci přidat newsletter (od Prohlížeč), která se zobrazuje na mé kartě Primární, do složky, kde mám všechny zpravodaje, k jejichž odběru jsem přihlášen. V takovém případě přidám ID e-mailu Prohlížeč newsletter a klikněte Vytvořit filtr. Na další obrazovce se mi zobrazí další možnosti. vybral jsem Přeskočit doručenou poštu, Použijte štítek (název složky Zpravodaj), a Použít filtr také na odpovídající konverzace. Tím zajistíte, že každý e-mail od Prohlížeč zobrazí se v mé složce Newsletter a nezobrazí se v mé doručené poště.
Můžete dělat mnoho věcí, jako je automatická archivace marketingových e-mailů, vymazání vaší schránky Gmail, pokud zaplňuje se, automaticky maže e-maily z určitých e-mailových ID nebo ze složky Spam a podobně více.
Převzetí kontroly nad vaším účtem Gmail
Sedm výše zmíněných hacků určitě do určité míry zlepší vaši zkušenost s Gmailem. Když se seznámíte s nabídkou Nastavení v Gmailu a Zobrazit možnosti vyhledávání, jistě z vás udělá pokročilého uživatele Gmailu. Použití těchto tipů také nakonec ušetří spoustu času, který by jinak strávil nadbytečnými úkoly. Nezapomeňte se také podívat, jak můžete spravovat svá hesla s Google.