Jak automaticky archivovat poštu na MacBooku

Mnoho z nás si myslí, že archivace je zbytečný krok, pokud jde o naše e-maily. Většina našich kolegů zde na AppleToolBox to ani nedělá. Dávají přednost ponechání příchozích e-mailů ve své doručené poště a pomocí „Označit jako přečtené“ a dalších příznaků označují akce, které je třeba provést s příchozími e-maily. Nejčastější odpovědí na neprovedení archivace, kterou jsme slyšeli, je „Uchovávám si e-maily ve své doručené poště, abych je mohl snadno najít“.

Archivace e-mailů usnadňuje správu času a poskytuje určitou strukturu. Když archivujete e-maily, se kterými jste skončili, zůstane vám čistá schránka s e-maily, které si zaslouží vaši pozornost. Bez nepořádku! Už žádné ztráty důležitých e-mailů. V tomto příspěvku vám ukážeme krok za krokem průvodce, který můžete použít k nastavení archivní schránky a také k automatické archivaci e-mailů.

Krok 1. Otevřete aplikaci Mail a klikněte na Schránka > Nová schránka

Krok 2 Zadejte název nové poštovní schránky a vyberte umístění z rozevíracího seznamu. Doporučujeme, abyste jako umístění použili „Na mém Macu“ a vhodně jej pojmenovali. V tomto příkladu použijeme jako název složky ATB_Archive.

Krok – 3 Jakmile toto nastavíte, budete mít poštovní schránku k dispozici na levé straně, stejně jako kterákoli jiná poštovní schránka, a můžete e-maily přetahovat ručně, jakmile s nimi skončíte.

Krok – 4 Nyní přichází zábavná část automatizace procesu archivace pomocí pravidel. Je to docela jednoduché, jakmile to pochopíte.

Krok – 5 Klikněte na Mail > Předvolby. Klikněte na Pravidla a vyberte Přidat pravidlo

Krok -6 Označte složku poštovní schránky jako složku, kterou jste vytvořili v kroku 2.

Krok – 6 Pojmenujte pravidlo v poli popisu a přidejte podmínky. Můžete přidat podmínky, jako je e-mail starší než dva týdny. Stisknutím tlačítka + přidáte další podmínky. Zde můžete získat docela konkrétní informace, například „Všechny e-maily od odesílatele x nebo odesílatele y“ nejsou archivovány. Uložte si pravidla.

Krok – 7 Vyzkoušejte to a máte hotovo. Jakmile budou e-maily ve vaší doručené poště splňovat pravidla, která jste nastavili, vaše pošta je automaticky přesune z doručené pošty do místní archivní složky, kterou jste nastavili.

Někdy jsou to jednoduché věci, které nás dělají produktivnějšími. Pokud jste někdy otevřeli svou doručenou poštu a cítili, že se potřebujete napít, nejste sami. Vyzkoušejte prosím funkci automatické archivace a ověřte si ji sami!

Vítejte ve dnech doručené pošty bez nepořádku!