Typy pracovních postupů Automator: Pochopení rozdílů

Vítejte zpět u dalšího vydání naší probíhající série automatizace. Během posledních několika týdnů jsem psal o aplikaci Zkratky pro iPhone a aplikaci Automator pro Mac. Dnes budu na této sérii stavět tím, že rozeberu různé typy pracovních postupů Automator.

Kupodivu je to první příspěvek, který jsem zatím napsal, kde výzkum příliš nepomohl. Na toto téma jsem nic nenašel, ani od Applu. O důvod víc to napsat, abyste měli informace po ruce!

Je velmi důležité porozumět různým typům dokumentů, které máte v Automatoru k dispozici. Koneckonců, první věc, kterou Automator udělá při vytváření pracovního postupu, je vybrat si typ pracovního postupu, který chcete vytvořit. Pokud nerozumíte rozdílům mezi nimi, pak budete mít problém vytvořit pracovní postupy, které budou fungovat tak, jak očekáváte!

Tohle bude docela přímočarý příspěvek. Začnu tím, že vysvětlím, co myslím pod pojmem „typy pracovních postupů Automator“, pak teprve projdu každou z dostupných možností. Vysvětlím vám, co jsou jednotlivé typy a kdy byste je měli použít.

Tento příspěvek můžete považovat spíše za cheat než za typický článek. Stačí přidat tento příspěvek do záložek a vraťte se k němu, jak potřebujete.

Dobře, můžeme začít!

Jaké jsou různé typy pracovních postupů Automator?

Pokud jste v Automatoru nováčkem, možná nevíte, že existují různé typy pracovních postupů, nebo dokonce to, na co odkazuji. Kdykoli poprvé otevřete Automator za účelem vytvoření nového pracovního postupu (nikoli úpravy stávajícího), zobrazí se vám následující obrazovka:

Jak můžete vidět na obrázku výše, máte na výběr z osmi možností:

• Pracovní postup
• aplikace
• Rychlá akce
• Print Plugin
• Akce složky
• Kalendář Alarm
• Zásuvný modul pro zachycení obrazu
• Diktátové příkazy

Každý z nich vytváří jiný druh rutiny Automator. Ten, který asi nejvíce znáte, je typ aplikace. Každý z nich má však roli, která se vám v určitém okamžiku s největší pravděpodobností bude hodit.

Pochopení toho, k čemu každý z nich slouží, není důležité pouze pro výběr mezi nimi, ale může také rozšířit to, čeho jste si mysleli, že Automator dokáže. Možná jste například nevěděli, že můžete mapovat rutiny Automatoru na hlasové příkazy. Jak to funguje, popíšu později v tomto článku!

Nyní se pustíme do prvního z typů pracovních postupů Automator – Pracovní postupy!

Typy pracovních postupů automatu: Pracovní postupy

Prvním z typů pracovních postupů Automatoru je vhodně Workflow.

Pracovní postupy jsou nejzákladnějším typem souboru, který můžete v Automatoru vytvořit. Jediné, co dělají, je držet soubor akcí. Workflow můžete spustit pouze z Automatoru. Jde tedy o samostatný soubor akcí.

Můžete si to představit jako soubor Photoshopu. Soubor Photoshopu můžete exportovat do řady různých typů obrázků a tyto typy obrázků můžete použít nejrůznějšími způsoby. Svůj obrázek můžete také uložit jako soubor Photoshopu, ale pokud to uděláte, můžete tento soubor použít pouze ve Photoshopu.

Jinými slovy, pracovní postupy jsou nejomezenější z typů pracovních postupů. To ale neznamená, že jsou k ničemu.

Vlastně ani zdaleka ne! Pracovní postupy lze použít k uspořádání a vytváření podmnožin akcí. Pokud například vytvoříte chytrou sekvenci kroků, můžete je uložit jako pracovní postup a poté je použít v jiných rutinách Automatoru.

Část toho, co dělá pracovní postupy užitečnými, je to, že jsou jediným typem pracovního postupu, který lze umístit doprostřed jiné rutiny Automatoru jako akci. Můžete uložit pracovní postup, vytvořit nový postup a poté přetáhnout původní soubor pracovního postupu doprostřed nového postupu.

Kdy použít pracovní postupy v Automatoru

Přestože jsou pracovní postupy základním a flexibilním typem pracovních postupů, může se stát, že je používáte jen výjimečně.

Je to proto, že pracovní postupy jsou výrazně méně užitečné díky výkonu, který přinášejí ostatní typy pracovních postupů Automator. Zatímco ostatní typy lze v určitých situacích spustit z kontextových nabídek nebo dokonce hlasem, pracovní postupy jsou omezeny na aplikaci Automator.

I když je aplikace Automator skvělá (proto o ní píšu), cílem je strávit používáním aplikace Automator co nejméně času, aby veškerou práci udělala za vás. Už jen z tohoto důvodu se pravděpodobně budete vyhýbat vytváření pracovních postupů po většinu času v Automatoru.

Podle mého názoru existují dva způsoby použití pracovních postupů.

První je chtít přidat vlastní akci do Automatoru. Řekněme například, že máte nápady na několik rutin Automatoru, které budou muset získat kopii každého telefonního čísla ve vašem seznamu kontaktů. To může vyžadovat trochu skriptování a také nějaké akce.

Namísto vytváření této sady akcí znovu a znovu můžete vytvořit jeden pracovní postup a přetáhnout jej do svých budoucích pracovních postupů. To vám může ušetřit spoustu času a může to také udělat z Automatoru výkonnější aplikaci.

Druhý scénář, ve kterém jsou pracovní postupy užitečné, je, když chcete vytvořit rutiny, které vám pomohou při používání aplikace Automator. Pokud například chcete získat názvy souborů při používání Automatoru, bude spuštění pracovního postupu z aplikace Automator méně otravné.

Typy pracovních postupů automatizace: Aplikace

Další na seznamu typů pracovních postupů Automatoru jsou Aplikace. Ačkoli o tom, pokud vím, neexistují žádné důkazy, předpokládal bych, že se jedná o nejoblíbenější typ pracovního postupu. Aplikace v Automatoru jsou vaším chlebem a máslem.

Aplikace vám nabízí ikonu aplikace, na kterou můžete poklepat a spustit ji. Tyto ikony můžete umístit do Finderu, na plochu nebo dokonce do doku.

Na tyto ikony můžete dokonce přetáhnout soubory/složky a použít je jako vstup pro daný pracovní postup.

Například rutina na výše uvedeném snímku obrazovky bere jako vstup soubory. Tyto soubory pak připojí k e-mailu a odešle je klientovi podle mého výběru.

Kdy použít Aplikace

Myslím, že byste měli v Automatoru neustále používat aplikace. Pokud nevíte, jaký typ vybrat, vyberte Aplikace ze seznamu typů pracovních postupů Automatoru.

Jsou všestranné, přímočaré a snadno sledovatelné. Pokud se rozhodnete, že už je nechcete, můžete je přetáhnout do koše. Pokud je chcete upravit, můžete je otevřít v Automatoru.

Pracovní postupy aplikace můžete umístit vedle relevantního obsahu. Moje aplikace Faktury je například ve složce, kde uchovávám faktury. Snadný!

Pracovní postupy aplikace můžete také kopírovat a vkládat, kamkoli chcete. Takže pokud bych chtěl, mohl bych použít různé složky faktur pro každého ze svých klientů a pouze zkopírovat/vložit ikonu aplikace do každé z těchto složek.

Jedinou nevýhodou aplikací je, že nejsou tak specifické jako jiné typy pracovních postupů. Nemáte k nim přístup z nabídky po kliknutí pravým tlačítkem, nelze je spustit samostatně, nelze je synchronizovat s vaším kalendářem atd. Takže bych se jim vyhnul, když existuje jiný typ, který bude lépe vyhovovat vašim potřebám.

Jinak jsou skvělé výchozí!

Typy pracovních postupů Automator: Rychlé akce

Třetím typem pracovního postupu, kterým se budeme zabývat, jsou Rychlé akce. Rychlé akce byly mým oblíbeným typem pracovních postupů Automator a stále jsou tam nahoře. Pravděpodobně jsem vytvořil více rychlých akcí než jakýkoli jiný typ pracovního postupu.

Rychlé akce jsou pracovní postupy, které lze spustit z nabídky po kliknutí pravým tlačítkem. Objeví se vždy, když klepnete pravým tlačítkem na soubor, složku, obrázek nebo výběr textu.

Obecně platí, že jako vstup pro pracovní postup použijí vše, na co jste klikli pravým tlačítkem. Pokud tedy kliknete pravým tlačítkem na obrázek, bude tento obrázek předán do Rychlé akce. Můžete vytvořit Rychlé akce, které to nedělají, i když tato funkce je součástí toho, co dělá Rychlé akce tak mocnými.

Zatímco rychlé akce mohou být o něco omezenější než některé jiné typy, jsou neuvěřitelně pohodlné. Spíše než automatizaci procesů na vašem Macu považuji Rychlé akce za způsob, jak do vašeho Macu přidat nové funkce.

Přáli byste si, abyste mohli kliknout pravým tlačítkem na obrázek a zmenšit jej o 50 %? Teď můžeš!

Chcete převádět mezi typy souborů, aniž byste museli otevírat jakékoli aplikace? Stačí použít rychlou akci!

Chcete přepínat mezi tapetami, aniž byste museli procházet nastavení? Stačí kliknout kamkoli pravým tlačítkem!

Kdy použít Rychlé akce

Jak jsem právě krátce prozkoumal, v kontextových situacích budete chtít používat Rychlé akce. Tím chci říct, že tyto typy pracovních postupů Automator fungují nejlépe, když jsou aplikovány situačně.

Toto jsou rutiny, které nebudete používat neustále. Ale když je chcete používat, chcete, aby byly snadno dostupné.

Je to proto, že Rychlé akce jsou přístupné prostřednictvím nabídky po kliknutí pravým tlačítkem. A stejně jako vše ostatní v nabídce po kliknutí pravým tlačítkem by měly být implementovány s ohledem na kontext. Koneckonců, sekundární název nabídky po kliknutí pravým tlačítkem je „kontextová nabídka“.

Rychlé akce si můžete představit jako „něco udělat“ se soubory a složkami v počítači. Chcete tento typ souboru změnit? Nebo upravit ten dokument? Nebo přeorganizovat tu složku? Pravděpodobně to budete chtít udělat kliknutím pravým tlačítkem, než hledat ikonu, na kterou byste dvakrát klikli.

Možná si myslíte, že mapování všech vašich pracovních postupů na Rychlé akce je správná cesta. Chápu, proč tam tvůj mozek může jít. To však může vést k nepřehledné a nepřehledné nabídce po kliknutí pravým tlačítkem.

Rychlé akce se také obtížněji upravují a odstraňovají než aplikace nebo pracovní postupy. Je to proto, že nebudete mít soubor nebo ikonu, kterou byste mohli snadno najít a vyladit. Soubory pro Rychlé akce jsou pohřbeny ve skrytých složkách na vašem Macu. Nemáte je po vytvoření upravovat a vylepšovat.

Ze všech těchto důvodů se Rychlé akce nejlépe hodí právě k tomu: Rychlé akce! Krátké jedno- nebo dvoukrokové rutiny, ke kterým chcete mít snadný přístup. A to je vše!

Typy pracovních postupů automatu: Zásuvné moduly pro tisk

Další položkou v našem seznamu typů pracovních postupů Automator je ta, kterou jsem dosud nepoužil. Netisknu věci příliš často a ani nevlastním tiskárnu. Mají příliš mnoho potíží! Následující informace tedy budou zkušenostmi z druhé ruky.

Print Plugins jsou pracovní postupy, které spouštíte z dialogového okna tisku. Toto je pole, které se objeví, kdykoli se pokusíte vytisknout dokument. Má možnosti, jako je výběr počtu kopií k tisku a výběr mezi černobílým nebo barevným.

Pokud to zní trochu zbytečně, je to proto, že to tak trochu je. Podle mě každopádně. Pokud nepracujete v kanceláři, kde celý den tisknete, zdá se to pro Automator jako zvláštní volba.

Přesto budete mít přístup k celé řadě akcí Automatoru. Pokud chcete, můžete dělat věci, které s tiskem zcela nesouvisí. A nezískáváte ani přístup k žádným speciálním možnostem specifickým pro tisk.

Jedinou jedinečnou funkcí, kterou mají tiskové pluginy, je to, že předávají dokumenty v dialogovém okně tisku do Automatoru jako vstup PDF.

Pokud tedy chcete udělat něco, jako je uložení všech vytištěných dokumentů do konkrétní složky na vašem Macu, převést je na obrázky nebo přidat další stránku na konec dokumentu před jeho tiskem, to je pro vy.

Kdy použít Print Plugins

Print Pluginy jsou podle mého názoru nejomezenějším typem workflow Automator. Pokud věci netisknete příliš často, pravděpodobně nebudete nikdy potřebovat ani chtít vytvořit pracovní postup s tímto typem. Takže pokud máte potíže s přemýšlením o tom, proč byste chtěli používat tento typ, pravděpodobně jej používat nemusíte.

Na druhou stranu, pokud jste někdo, kdo již dostává několik nápadů pro tento typ pracovního postupu, pak jste pravděpodobně cílovým uživatelem.

Konkrétně si myslím, že cílovým uživatelem tohoto typu pracovního postupu je někdo, kdo často tiskne dokumenty. A pokud jste touto osobou, pak pravděpodobně máte několik opakujících se tiskových úloh, které můžete automatizovat. Koneckonců, tisk je již docela zdlouhavý a téměř autonomní proces.

Tady není moc co říct! Použijte Print Plugins, kdykoli chcete vytvořit pracovní postupy související s tiskem. V opačném případě zvolte cokoli jiného.

Typy pracovních postupů Automator: Akce složky

Contrasting Print Plugins je jedním z typů pracovních postupů Automator, které používám nejčastěji. Akce složek jsou super užitečné pro všechny druhy věcí, i když mi chvíli trvalo, než jsem se k nim dostal.

Tento typ pracovního postupu je skutečně automatizovaný. Běží na pozadí, takže jej nikdy nespustíte ručně.

Místo toho připojíte Akce složky ke složce podle vašeho výběru. Kdykoli jsou do této složky přidány nové složky nebo soubory, spustí se připojené Akce složky.

Nejen, že to způsobí spuštění akcí složek, ale také použijí přidané soubory/složky jako vstup.

Mám například akci složky, která automaticky zmenší všechny obrázky na mé ploše, které jsou větší než 5 MB. Takže kdykoli přidám na plochu obrázky, které jsou větší než velikost souboru, automaticky se zmenšují. Nemusím nic dělat, aby se to stalo.

Kdy použít Akce složky

Existují dvě situace, kdy jsou akce složky nejlepší volbou z typů pracovních postupů Automator.

První je zjevnější. Pokud chcete automatizovat určité akce ve složce, budete chtít použít Akce složky! To zahrnuje věci jako:

• Automatické přejmenování souborů v určité složce
• Vytvoření nové složky v jiné složce každý měsíc
• Změna všech souborů ve složce, které splňují určitá kritéria
• Mazání souborů ve složce po dvou měsících
• atd.

Druhý scénář je trochu nepřímý. Je to, když chcete vytvořit plně automatizovanou rutinu.

Akce složek jsou jedinečné v tom, že jsou jedním z mála pracovních postupů Automatoru, které jsou skutečně autonomní. Nepotřebují vás, abyste je přiměli běžet. Nemusíte si pamatovat ani nic dělat. Prostě fungují.

To vám umožní vytvořit docela složité pracovní postupy Automatoru, které běží na pozadí vašeho počítače. Bude to vyžadovat určitou kreativitu, ale existují možnosti jedinečné pro tento typ pracovního postupu.

Typy pracovních postupů automatu: Alarmy kalendáře

To nás přivádí k alarmům kalendáře. Alarmy kalendáře jsou pracovní postupy, které se přidávají do vašeho kalendáře Apple.

Chvíli mi trvalo, než jsem přišel na to, jak přesně to funguje. Nebyl jsem si jistý, zda byly připojeny k vašim událostem v kalendáři, byly to akce, které můžete provádět na událostech kalendáře, nebo zda probíhaly ve vámi zvolený čas.

Odpověď byla nakonec poslední možností! Kdykoli vytvoříte upozornění kalendáře, bude přidáno do vašeho kalendáře v době, kdy jste jej vytvořili. Chcete-li jej zobrazit, musíte na Macu otevřít aplikaci Kalendář.

Jakmile se rozhodnete, co bude tento alarm kalendáře dělat, můžete se rozhodnout, kdy to udělá. Můžete to udělat tak, že s ním budete manipulovat stejně jako s jakoukoli jinou událostí kalendáře. Přetáhněte jej, změňte datum a čas, vyberte, jak dlouho to bude trvat, nastavte, jak často se má opakovat (pokud chcete, aby se opakoval) a další.

Kdy použít budíky kalendáře

Alarmy kalendáře jsou skvělé, když chcete vytvořit rutiny, které se budou spouštět každý den, týden, měsíc nebo rok.

Když se vrátím k mému příkladu faktury, mohl bych vytvořit alarm kalendáře, který mi každý týden posílá faktury. Mohl bych také vytvořit další kalendář Alarm, který mi na začátku každého týdne vystaví novou fakturu, kdybych věděl, jak pro něj napsat skript.

Alarmy kalendáře můžete také použít k činnostem, jako je zavírání a otevírání určitých aplikací v určitou dobu. Můžete například otevřít Slack, když pracujete, a zavřít jej, když skončíte, aniž byste s ním museli pracovat.

Další situace, ve které jsou alarmy kalendáře užitečné, je, když chcete nastavit automatizaci kolem neopakujících se událostí kalendáře. Možná vás čeká schůzka, prezentace v práci nebo plány na příští víkend. Můžete vytvořit automatizaci, která vám a účastníkům události pošle upozornění, přidá něco do vašich poznámek a tak dále.

Typy pracovních postupů Automator: Zásuvné moduly pro zachycení obrazu

Za tři roky, co jsem uživatelem a autorem Macu, jsem se ani jednou nesetkal s Image Capture, natož s Image Capture Pluginy. Takže i v tomto případě chci mít jasno, že s tímto typem pracovního postupu nemám mnoho zkušeností.

Pro ty, kteří (jako já) neznají Image Capture, je to funkce na Macu, která se objeví, kdykoli přesouváte obrázky do Macu ze zařízení. To znamená, že jste připojili fotoaparát přímo k Macu a přesouvali z něj soubory do Macu. Může to být doslova fotoaparát, stejně jako iPhone nebo iPad.

Podobně jako u tiskových zásuvných modulů jsou zásuvné moduly pro zachycení obrazu automatizace, které jsou dostupné pouze v dialogovém okně Zachycení obrazu. Jsou velmi specifické.

Pokud však importujete obrázky do svého Macu často, pravděpodobně si budete nadávat, že jste o tom nevěděli.

Můžete použít moduly Image Capture Plugins k automatickému přejmenování obrázků, když je importujete, a převést je na a jiný typ obrázku, oříznout je, změnit jejich velikost, použít na ně filtry, přesunout je do konkrétních složek a mnoho dalšího více.

Přestože jsou pluginy pro zachycování obrázků tak úzce specializované, vidím, že jsou jedním z nejužitečnějších typů pracovních postupů Automatoru. Pro fotografy by to mohl být dar z nebes.

Kdy použít moduly Image Capture Plugins

Opět zde není moc co říci. Je celkem jasné, kdy použít moduly Image Capture Plugins oproti jiným typům pracovních postupů Automator.

Nejlepší čas pro použití modulů Image Capture je, když chcete automatizovat část vaší rutiny při používání Image Capture. Pokud zjistíte, že neustále přejmenováváte soubory, neustále ořezáváte určité obrázky nebo organizujete soubory, které importujete, pravděpodobně to vše můžete urychlit pomocí modulů Image Capture Plugins.

V opačném případě byste neměli používat moduly Image Capture!

Typy pracovních postupů automatu: Příkazy diktátu

Posledním z typů pracovních postupů Automatoru jsou příkazy Diktování. V tomto příspěvku jsme na ně odkazovali a konečně jsme k nim dospěli.

Příkazy diktování jsou pracovní postupy, které se spouštějí, kdykoli vyslovíte jejich klíčovou frázi do funkce diktování vašeho Macu. Chcete-li tuto funkci aktivovat, stiskněte tlačítko fn klíč dvakrát. Schvalte dialogová okna, která se objeví, a poté mluvte se svým Macem.

Při vytváření příkazu diktování si můžete vybrat klíčovou frázi v horní části editoru.

Vyslovením této klíčové fráze po aktivaci Diktování se spustí pracovní postup, který k této frázi připojíte.

Kromě toho neexistuje žádný rozdíl mezi příkazy Diktování a jinými typy pracovních postupů Automatoru. Je to aktivace, která je odlišná.

Kdy použít příkazy diktování

Existuje několik důvodů, proč byste mohli chtít používat příkazy Diktování namísto běžnějších typů pracovních postupů Automatoru, jako jsou Rychlé akce a Aplikace.

První je cool faktor. Můžete si nastavit zábavný příkaz diktování a později jej spustit před svými přáteli, abyste na ně udělali dojem.

Můžete například mapovat tento příkaz terminálu, který hraje Star Wars v aplikaci Terminál, na příkaz Diktování. Pak, abyste udělali dojem na své přátele, můžete říct: „Počítači, hraj Star Wars Episode IV“.

Můžete také použít tento příkaz terminálu pro konverzaci s vaším Macem. Stačí nastavit klíčovou frázi jako: „Jak se máš na počítači?“ Pak vám automatická odpověď zní: „V pohodě, a ty sám uživatel?“

Pokud se ptáte sami sebe: "Proč by to někdo chtěl dělat?" možná jsi na špatném blogu.

Dalším využitím příkazů diktování je přidávání hlasových příkazů, které Siri ještě nemá. Aby bylo jasno, ze Siri nemůžete spouštět příkazy diktování. Ale protože se Siri a diktování aktivují podobným způsobem, můžete k příkazům diktování přistupovat z podobného způsobu myšlení.

A konečně, příkazy diktování lze použít pro účely usnadnění. Pokud vy nebo někdo, koho znáte, spoléháte při používání svého Macu na hlasové příkazy, může to být pro danou osobu extrémně výkonné.

Pomocí typů pracovních postupů Automatoru změňte způsob, jakým používáte Mac

A to je vše! Toto je osm různých typů pracovních postupů Automator a různé situace, ve kterých se nejlépe používají. Jejich výběrem a kreativním kombinováním můžete na Macu maximalizovat svou produktivitu.

Jak již bylo zmíněno, během několika příštích týdnů jsem se věnoval a nadále budu pokrývat další tipy, triky a návody k používání aplikací Automator a Shortcuts na Macu a iPhonu. Tak se určitě nalaďte blog AppleToolBox za ty příspěvky!

Také se blíží srpen a září, což znamená, že se brzy začnou hrnout zvěsti o iPhone 13. Ujistěte se, že se přihlásíte k odběru našeho newsletteru, abyste získali nejnovější zprávy o tom všem!

Uvidíme se potom!