Jak archivovat a zálohovat e-maily na vašem Macu

Nikdo nemá rád přeplněnou schránku. Není však nutné uchovávat staré e-maily ve vaší doručené poště jen proto, že se je bojíte smazat. Aplikace Mail na vašem Macu – stejně jako většina oblíbených e-mailových aplikací – vám umožňuje archivovat e-maily a skrýt je z doručené pošty, aniž byste o ně navždy přišli.

Pokud vaše doručená pošta potřebuje jarní úklid a obáváte se, že smažete něco důležitého, zjistěte, jak archivovat e-maily níže. Ukážeme vám také, jak zálohovat e-maily lokálně, takže o ně nepřijdete, ani když svůj e-mailový účet smažete.

Příbuzný:

• Mail nefunguje v macOS Catalina, jak opravit
• Stahuje se aplikace Mail vždy na Mac? Jak opravit
• Kde se v Mailu na macOS ukládají archivované zprávy?
• 21 tipů a triků Apple Mail, které jste možná nevěděli pro iOS a macOS

Co znamená archivace v aplikaci Mail?

Všichni víme, co se stane, když odstraníte e-mail: tato zpráva se přesune do složky koše a po chvíli zmizí navždy.

Naproti tomu, když archivujete e-mail na Macu, přesune se do samostatné složky, ale nikdy se nesmaže. Všechny své archivované e-maily můžete kdykoli zobrazit procházením archivní složky. Zůstanou v této složce, dokud se nerozhodnete je odstranit.

Ještě pohodlněji můžete hledat zprávy v aplikaci Mail a automaticky prohledá vaše archivované e-maily i vaši doručenou poštu.

Představte si archivaci e-mailu, jako byste jej ukládali do kartotéky. Už se na to nikdy nemusíte dívat, ale víte, že to máte, pokud to potřebujete.

Je dobré archivovat faktury, potvrzení rezervací, e-maily zákaznické podpory a jakékoli další oficiální dokumenty, na které se budete muset v budoucnu znovu obrátit.

Jak archivovat e-maily v aplikaci Mail

Archivace e-mailů v aplikaci Mail pro macOS je snadná. Stačí vybrat e-mail ve vaší doručené poště a kliknout na Archiv nad náhledem zprávy vypadá jako úložný box.

Pokud má váš Mac Touch Bar nad klávesnicí, můžete také klepnout na Archiv ikona, která se zobrazí na Touch Baru, když vyberete e-mail.

Případně klepněte na e-mail se stisknutou klávesou Ctrl a vyberte Archiv z vyskakovací nabídky.

Můžete také vybrat e-mail a přejít na Zpráva > Archivovat z panelu nabídek.

Nebo pro pokročilé uživatele vyberte e-mail a stiskněte Ctrl + Cmd + A pro okamžitou archivaci.

Archivovat zprávy ve výchozím nastavení

Pokud chcete zprávy archivovat přejetím prstem, musíte to nastavit jako výchozí akci pro zahazování e-mailů. Chcete-li to provést, spusťte Pošta aplikaci a přejděte na Mail > Předvolby z panelu nabídek. Přejít na Prohlížení a poté nastavte Přesunout zahozené zprávy linka do Archiv.

Nyní můžete po e-mailech přejet dvěma prsty doleva a rychle je archivovat.

Nastavení Archivovat jako výchozí akci také znamená, že můžete archivovat e-maily přímo z oznámení na vašem Macu. Chcete-li tak učinit, klikněte Volby > Archivovat když se v pravém horním rohu zobrazí upozornění Mail.

Pokud tuto možnost nevidíte, přejděte na Předvolby systému > Oznámení a ujistěte se Upozornění jsou zapnuty pro Pošta.

Jak najít archivované e-maily v aplikaci Mail

Hlavní výhodou archivace e-mailů namísto jejich mazání je, že je lze snadno najít, pokud je někdy v budoucnu budete potřebovat. Existuje několik způsobů, jak najít archivované e-maily na vašem Macu pokud je potřebujete.

Když archivujete e-mail v macOS, aplikace Mail vytvoří ve vašem e-mailovém účtu složku Archived. Každý další e-mail, který se rozhodnete archivovat z tohoto účtu, také přejde do této složky.

Mail vytváří samostatné složky Archiv pro každý z vašich e-mailových účtů. Můžete si ale také zobrazit všechny své archivované e-maily ze všech účtů současně ve složce All Archive.

Nejrychlejším způsobem, jak najít archivovaný e-mail, je vyhledat jej pomocí Zvětšovací sklo ikonu v pravém horním rohu aplikace Mail.

Seznam výsledků ukazuje, kde se každý e-mail nachází, a obsahuje e-maily ze složek archivu, pokud některý z nich odpovídá hledaným výrazům.

Případně můžete přidat složky Archiv na postranní panel a ručně je procházet, abyste našli e-mail.

Pokud nevidíte složku Archiv na postranním panelu, klikněte na Přidat tlačítko vedle Oblíbené. Poté zvolte přidat Vše archiv ze seznamu poštovních schránek v rozevírací nabídce a klepněte na OK.

Nyní klikněte Vše archiv na postranním panelu zobrazíte všechny své archivované e-maily.

Pokud postranní panel vůbec nevidíte, stiskněte Shift + Cmd + M abych to odhalil.

Jak zálohovat e-maily na Macu

Když používáte Mail k archivaci e-mailů na Macu, tyto e-maily se stále ukládají na servery vašeho poskytovatele e-mailu. To znamená, že pokud smažete svůj e-mailový účet nebo zapomenete heslo, přijdete o všechny své archivované e-maily.

To se samozřejmě moc často nestává. Pokud se však chcete ujistit, že své archivované e-maily nikdy neztratíte, měli byste si je také vytvořit místní zálohu.

To lze snadno provést exportem poštovní schránky Archiv z aplikace Mail.

Chcete-li tak učinit, otevřete Pošta a klepněte na Archiv nebo Vše archiv schránku na postranním panelu a poté vyberte možnost Exportovat poštovní schránku.

Vyberte cíl, kam chcete uložit exportované archivní e-maily. V závislosti na tom, kolik e-mailů jste za ta léta archivovali – a kolik velkých příloh máte – může vaše exportovaná poštovní schránka na vašem Macu zabírat poměrně hodně místa.

Export poštovní schránky tímto způsobem neodstraní žádné zprávy z vašeho e-mailového účtu, pouze vytvoří místní kopii těchto e-mailů na vašem Macu.

Svou poštovní schránku byste měli pravidelně exportovat, abyste měli aktuální zálohu svých archivovaných e-mailů.

Přečtěte si ještě další tipy pro používání pošty na Macu

Archivace e-mailů na Macu je skvělý způsob, jak uklidit schránku pošty, aniž byste ztratili přístup k důležitým zprávám. Archivace e-mailů je však pouze jedním ze způsobů, jak zlepšit způsob používání aplikace Mail na vašem Macu.

Podívejte se na náš seznam Mailové tipy a triky se dozvíte více užitečných věcí, jako je přizpůsobení panelu nástrojů, snížení počtu oznámení, která dostáváte, nebo zavedení chytrých pravidel, díky nimž se vaše poštovní schránka uspořádá sama.