Med så meget digital information, der kommer ind og ud af dine enheder, kan det være noget af en opgave at håndtere elektroniske filer. Disse filer flyttes fra et sted til et andet uden stop og ofte med hast. Det er godt, at teknologien har indhentet disse problemer.
Filorganisation 101
Teknologi gør deling, lagring og hentning effektiv og mindre besvær. Problemfri adgang til de nødvendige filer er nu muliggjort. Denne artikel vil diskutere nogle vigtige tips til at forbedre din filhåndteringseffektivitet og guide dig til at sortere tingene igennem.
1. Improviser din fildelingsproces
Når du taler om effektiv filorganisering, taler du ikke kun om opbevaring. Det ville være bedst at tage fat på, hvordan du håndterer, sender eller deler disse dokumenter med afdelingsmedlemmer.
For det første er fax en standardmetode for dokumentdeling, som alle i erhvervslivet implementerer dagligt. Institutioner, der tilhører finans, jura og regeringen har en tendens til at bruge dette som et af værktøjerne til at kommunikere. Hvad hvis der er en måde at maksimere sit potentiale, mens fildeling bliver en effektiv proces som f.eks fax uden faxmaskine? Ville det ikke hjælpe med at organisere tingene omkring dit kontor?
Hvis fildelingsprocessen foregår på arbejdspladsen, kan du etablere en filserver eller et fildelingsnetværk. Det ville hjælpe folk, der har adgang til at hente deres filer.
2. Gem dokumenter på ét sted
Spørgsmålet om filorganisering har plaget virksomheder i lang tid nu. Det er en voksende bekymring blandt virksomheder, fordi mange af deres elektroniske filer ofte bliver forlagt under opbevaring og overførsel. Dette problem komplicerer situationen yderligere, fordi virksomheder har tendens til at dele mange filer med kolleger.
For at bekæmpe dette foreslår eksperter at oprette en enkelt rodmappe for at give nem adgang til de filer, du forsøger at hente. I denne metode skal du gemme alle dine arbejdsfiler i en mappe. For pc-brugere er standarden Mine dokumenter.
I et delt miljø kan du også oprette en mappe med delte dokumenter. Begge processer gør det muligt for dine kolleger at finde vigtige filer lige fra starten. Dette baner desuden vejen for nem backup og arkivering, når lagerpladsen løber tør.
Læs også: 13 bedste gratis filhåndteringer til Windows 10 i 2021
3. Undgå at gemme filer på dit skrivebord
Dette emne er en opfølgning på andet punkt ovenfor. Husk, at dit skrivebord ikke skal være den primære lagerplads til dine filer. I stedet skal det være pænt og ryddeligt. Hvis du placerer mange filer og efterlader dem rundt omkring, kan det få hele rummet til at se rodet ud.
Ydermere kan det se ud til, at det kan være en tidskrævende indsats at rengøre dit operationsrum. For et meget uorganiseret skrivebord anbefales det at bruge programmer, der hjælper med at rydde og sortere dine dokumenter.
4. Følg fastlagte retningslinjer for filnavngivning
Før du gemmer dit arbejde filer i dit skylager eller rodmappe, prøv at observere deres etablerede filnavneskemaer. Normalt vil virksomheder forsøge at løse uenighed blandt tusindvis af dokumenter, der bevæger sig rundt i hver afdeling ved at etablere regler og retningslinjer for filnavngivning. Læg mærke til velkendte karakterer såsom understregninger, bindestreger og prikker.
Det anbefales også at bruge standardforkortelser og beskrivende navne. Glem ikke at tilføje datoer og vær specifik, hvis du skal. Målet med at navngive filer er at fortælle indholdet korrekt uden at skulle åbne dem. Du kan følge nogle standardnavnekonventioner, såsom følgende:
- Efter dokumentdato;
- Efter dokumenttype; og
- Efter afdeling eller virksomhed.
For eksempel, hvis filen handler om et forsinket brev, kan du gå med noget, der passer passende til din besked. Hvis alle disse kan virke overvældende, skal du altid huske på, at disse små detaljer vil hjælpe dig med at identificere og hente filer.
Læs også: 11 Bedste File Shredder Software til Mac i 2021
5. Udfør jævnligt sikkerhedskopiering af filer
Udførelse af sikkerhedskopiering af data er en afgørende del af at sikre et jævnt flow af forretningsprocesser og kontinuitet. Det beskytter virksomheden mod uheldige hændelser såsom tab af data, som kan være et resultat af følgende:
- Malware angreb;
- Skader på drevene;
- Stjålne lagerdrev;
- Ransomware angreb;
- Hacking af lagerkonti; og
- Fil sletning.
Disse ting kan undgås, hvis du etablerer en sikkerhedskopieringsprotokol. For at give tilstrækkelig beskyttelse til din virksomhed skal du implementere et omfattende databackup-system efter disse sæt processer:
- Udfør data backup regelmæssigt;
- Gem data på drev og cloud-tjenester; og
- Har en adgangskode til mapper og filer
- Opbevar lagerdrevene på et privat sted.
Hvis et datatab ville resultere i en forretningsinterferens, skal du sikkerhedskopiere de nødvendige dokumenter. Slettede filer kan gendannes hvis du installerer gendannelsessoftware. Visse detaljer fra en forretningstransaktion er dog højst sandsynligt uigenkaldelige, hvis lagerfilerne er hacket, beskadiget eller tabt.
6. Slet gamle, unødvendige filer
Det kan være en nervepirrende ting at slette gamle filer. Du skal dog også overveje, at disse unødvendige dokumenter tilføjer rod til et allerede rodet filsystem. Tjek din virksomheds retningslinjer for sletning af filer, og sørg for, at du ikke får brug for disse virksomhedsfiler igen.
Hvis du er usikker, skal du oprette en mappe i din rodmappe og navngive den 'inaktiv' eller 'gammel'. Gem de gamle filer i mappen til opbevaring, indtil du er sikker på, at den ikke vil blive brugt mere.
7. Opret genveje og favoritter
Disse funktioner er gode til filer og mapper, du bruger hver dag. I stedet for at grave dig igennem myriader af lagerplaceringer, så prøv at skabe adgang til disse filer. Det kan være omkring fanen Finder for Mac-brugere eller File Explorer-sidebjælken, hvis du bruger en pc. Brug af disse muligheder ville gøre din filsøgning til en leg.
Læs også: 22 bedste gratis driveropdatering til Windows 10, 8, 7 i 2021 [Opdateret]
Afsluttende tanker: Organisation er nøglen
Det er vigtigt altid at huske, at det er bedst at holde dine filer opdateret og organiseret for at bevare sammenhængen, uanset hvor du opbevarer dine dokumenter. Dit primære mål her er at garantere, at du stadig kan finde det, du leder efter, efter det er oprettet i et filhåndteringssystem.
Desuden er korrekt styring og organisering af elektroniske filer utvivlsomt afgørende i et delt miljøopsætning. Hvis dine kolleger ikke er i nærheden, kan du hurtigt finde og få adgang til filer, de har oprettet.
Mens du går med dine daglige opgaver, skal du overveje de ideer, der er nævnt her, for at sortere de filer, du har. I det lange løb vil det være praktisk for dig og din organisation.