Adobe PDF (som er en forkortelse for Portable Document Format) er faktisk en af de mest almindelige filtyper på nettet i disse dage. Hvorfor? Simpelt, kære venner: en PDF er den nemmeste måde at bevare formatering på enhver type dokument. Lad os for eksempel sige, at du opretter et nyhedsbrev ved hjælp af Microsoft Word og gemmer det i standard Word-format. Du sender dit nyhedsbrev ud, og halvdelen af de mennesker, der prøver at læse det, bruger IKKE Microsoft Word. Meget af din formatering og hårde arbejde kan gå tabt og gøre dokumentet ulæseligt. Ved at omdanne dit dokument til en PDF-fil, vil det sikre, at alt ser ud præcis, som det gjorde, da du afsluttede det. Det er et simpelt format at arbejde med, at konvertere filer til, og der er et væld af gratis programmer tilgængelige til at bruge til at åbne dem med.
IRS er et godt eksempel på, hvor du kan støde på et PDF-dokument. Hvis du går til deres hjemmeside og prøver at downloade enhver form for formular eller instruktioner, vil du modtage en PDF-fil. Nogle af deres formularer, sammen med dem, der findes på tusindvis af andre websteder, er den type, der kan udfyldes direkte online. Disse bruger en funktion kaldet formularfelter, der giver dig mulighed for at klikke i en boks (såsom at indtaste dit navn eller din adresse) og indtaste de korrekte oplysninger, før du gemmer.
Der kan dog være tidspunkter, hvor du bliver nødt til at underskrive, datere og returnere en PDF-formular til en virksomhed, såsom dem, der håndterer dine forsikrings- eller sundhedsbehov. Hvis du har forsøgt at gøre dette online, fordi du ikke vil udskrive dokumentet, underskrive det og scanne det, har du måske haft lyst til at banke hovedet mod en væg eller to. Det kan være et mareridt at finde ud af i starten. Jeg vil dog vise dig, hvordan du opnår dette med blot et par hurtige og nemme trin.
Sådan downloader, underskriver og e-mailer du et PDF-dokument
Først skal du downloade Adobe Acrobat Reader DC gratis. Når du har installeret programmet, skal du åbne det og derefter bruge "Åben fil" mulighed for at vælge din PDF, som du allerede skulle have gemt på din computer eller bærbare computer fra din e-mail.
Med dokumentet åbent, se til højre og vælg "Udfyld og underskriv" mulighed. På værktøjslinjen, der dukker op, skal du klikke på "Skilt" knappen og vælg derefter "Tilføj signatur."
Der er tre muligheder for at tilføje en signatur. Det nemmeste er blot at skrive dit navn og lade Adobe konvertere det til en "signatur". Dette vil åbenbart ikke se ud DIN signatur – måden du underskriver dit eget navn på. Selvom det er lovligt og acceptabelt til de fleste formål, er det ikke den sikreste mulighed.
Den anden metode er at bruge din mus eller finger (hvis du bruger en berøringsskærm) til selv at tegne din signatur og derefter indsætte den. Jeg har prøvet denne metode, før jeg brugte en mus. Lad mig bare sige dette: Jeg fik aldrig min signatur til at se noget ud, som den rent faktisk gør, når jeg skriver den ud på papir... ikke engang i nærheden!
Den sidste metode er at underskrive dit navn fysisk med mørkt blæk på hvidt papir. Scan dette papir ind på din computer som et billede, og upload det derefter ved at bruge ovenstående "Opret signatur" fungere.
Når du er færdig med at oprette din signatur, skal du klikke på "Ansøge" knappen for at tilføje det til dokumentet. Sørg for at beholde kassen "Gem signatur" markeret, så du kan genbruge den samme signatur i fremtiden på andre dokumenter. (Du finder det hurtigt i "Skilt" menuen næste gang du skal igennem denne proces.) Placer signaturen på det rigtige sted i PDF-filen ved ved at klikke på den med musen, holde den venstre museknap nede og trække signaturen til den relevante placere.
Når du er færdig med at underskrive dokumentet, skal du gemme det på din computer ved at klikke "Fil" i øverste venstre hjørne og derefter vælge "Gemme." Navngiv filen, uanset hvad du vælger, og gem den på et sted, du vil huske. Gå tilbage til din e-mail og vedhæft den som et svar til den, der sendte dokumentet til dig i første omgang - og du er færdig!
Jeg ved, at dette kan virke svært og tidskrævende bare ved at læse instruktionerne igennem, men det er det virkelig ikke. Det tager kun et par øjeblikke at konfigurere din signatur og gemme den. Når du har gjort det, er halvdelen af kampen vundet!