Sådan bruges numre på Mac: Avancerede teknikker

For et par uger siden dækkede vi de grundlæggende teknikker til brug af Numbers på Mac. Hvis du gik glip af det indlæg, udforskede vi Numbers-funktioner som formler, skabeloner, ark og sortering.

I dag vil vi udvide det indlæg ved at dække mere avancerede teknikker. Hvis du ikke er bekendt med de emner, der er dækket i det første indlæg, anbefaler jeg kraftigt, at du læser det, før du arbejder igennem dette. For dem, der dog bliver fortrolige med Numbers, og ønsker at udvide deres arbejdsviden, så er dette indlæg for dig.

I dette indlæg skal vi se på avancerede teknikker såsom oprettelse af diagrammer, pivottabeller, tilføjer filtrering og betinget formatering og udforsker mulighederne for at kombinere Numbers med AppleScript. Det her bliver lidt af et "level up", så gør dig klar, og lad os komme i gang!

Sådan bruger du Numbers på Mac: Avancerede teknikker

Pivottabeller

Den første ting, vi skal dække, er en funktion, der er relativt ny for Numbers på Mac: Pivottabeller. Det plejede at være, at dette var en funktion, som kun Excel-brugere kunne nyde. Men i de seneste opdateringer har Apple bragt pivottabeller til Mac.

Så hvad er pivottabeller? For dem, der ikke ved det, er en pivottabel ligesom en standardtabel med data, bortset fra at den er interaktiv. De interaktive aspekter af en pivottabel giver dig mulighed for hurtigt at organisere, filtrere igennem, sortere og bedre forstå dataene i din tabel.

For eksempel vil du i en typisk Numbers-tabel se adskillige rækker og kolonner med data, som, uanset hvor organiseret, det sandsynligvis er vanskeligt hurtigt at få indsigt fra. Så du kan kortlægge denne tabel med data til en pivottabel, som hurtigt viser dig opsummeringer af dataene, viser relationer mellem dine data og mere.

For at oprette en pivottabel i Numbers skal du først bruge en tabel eller et dataområde. En række data er blot en række eller kolonne af data, mens en tabel er en række rækker og kolonner.

Vælg dit område eller din tabel, og klik derefter Pivottabel på værktøjslinjen øverst på skærmen. Du bliver bedt om at vælge mellem en af ​​disse fire muligheder:

• På nyt ark: Dette opretter et nyt ark, der indeholder din pivottabel. Dette adskiller dit bord og dit pivotbord visuelt for at holde tingene organiseret.
• På nuværende ark: Dette føjer pivottabellen til det ark, du bruger i øjeblikket, så du kan se din tabel og pivottabel på samme tid.
• For udvalgte celler på nyt ark: Hvis du ikke vil oprette en pivottabel ved hjælp af en tabel, kan du i stedet vælge et område. Hvis du vælger denne mulighed, vil du oprette en pivottabel for dit udvalg på et nyt ark.
• For udvalgte celler på det aktuelle ark: Til sidst, som forventet, tager denne mulighed dit valgte celleområde og opretter en pivottabel for dem på dit nuværende Numbers-ark.

Den bedste måde at få styr på pivottabeller er at begynde at skabe og eksperimentere med dem. Vi har ikke tid i dette indlæg til at gå meget mere i dybden end dette, men vi vil lave et fremtidigt indlæg om pivottabeller, hvor vi udforsker dem mere detaljeret. Så hold øje med det!

Oprettelse af diagrammer

Den næste avancerede teknik, du vil lære, når du bruger Numbers på Mac, er at oprette diagrammer. Selvom diagrammer ikke er strengt nødvendige, når du bruger Numbers, er de et fantastisk visualiseringsværktøj.

For dem, der ikke er fortrolige med diagrammer, er de en måde at tage data i en tabel og vise dem på en mere visuel måde. Dette er fantastisk til at fjerne hurtig indsigt samt vise dine data til ikke-tekniske personer. For eksempel, hvis du har holdt styr på udgifter i Numbers og har brug for at vise disse udgifter under en konference, kan du oprette et diagram og vise det frem i en præsentation.

Det er super nemt at oprette et diagram i Numbers. Bare vælg Diagram fra værktøjslinjen og vælg et 2D-, 3D- eller interaktivt diagram til dit datasæt. Hvis du ikke er sikker på, hvad du skal gå med, så er det nok bedst at holde sig til en 2D-mulighed.

Igen, vi har ikke tid nok i dette indlæg til at gå i dybden med oprettelse af diagrammer. Men generelt er cirkeldiagrammer og søjlediagrammer et godt valg. Cirkeldiagrammer hjælper med at vise procenter og mængder, mens søjlediagrammer er bedre til at sammenligne ting i et visuelt hierarki.

Ligesom med pivottabeller hjælper det at eksperimentere med de forskellige diagrammuligheder. Så opret et datasæt og begynd at lave diagrammer baseret på det datasæt.

Også! Et sidste råd. Når du opretter et diagram, der har en X- og Y-akse (søjlediagrammer har du f.eks. dette), så prøv at holde konstante tal på X-aksen og variable tal på Y-aksen. For eksempel er det almindelig praksis at sætte tidsvariable på X-aksen (måneder, år, uger, kvartaler osv.) og finansielle værdier på Y-aksen (valutaer, indtjening, udgifter, tab, vækst osv.).

Betinget fremhævning i Numbers på Mac

En anden vigtig teknik til at mestre i Numbers på Mac er betinget fremhævning. Som du måske har bemærket nu, kan du formatere indholdet i dine celler. Du kan ændre baggrundsfarven for en celle, ændre skrifttypefarven og -typen og så videre.

Ligesom diagrammer kan formatering bruges til at hjælpe visuelt med at organisere dine data. Ved at farvekode dataindtastninger kan du hurtigt skelne mellem positive og negative værdier, datoer og dollarbeløb, klienter og så videre.

Selvfølgelig kan det tage meget tid at ændre al denne formatering manuelt. Det er her betinget fremhævelse kommer ind. Det giver dig mulighed for at oprette automatiske regler, der øjeblikkeligt ændrer formateringen af ​​dine celler. Så hvis du har klient A, B og C, kan du oprette regler, så alle A-poster er grønne, alle B-poster er blå, og alle C-poster er røde.

For at opsætte regler for betinget fremhævning skal du vælge en celle, et celleområde eller en hel kolonne/række. Klik derefter Format øverst til højre på talskærmen. Dette skulle vise (ikke skjule) Format-panelet på højre side af din skærm.

Vælg øverst i dette panel Celle. Klik derefter Betinget fremhævning…

Vælg Tilføj en regel. Du kan derefter oprette en regel, der er baseret på tal, tekst, datoer og så videre. Hver type regel har sine egne parametre, så vælg den, der bedst opfylder dine behov. For eksempel, hvis du vil have hver celle med teksten "Client A" til at være grøn, ville du vælge Tekst > Er…

Du kan selvfølgelig ændre disse regler, så de passer til dine behov. Hvis du dog konfigurerer det, som jeg har gjort, så vil baggrundsfarven øjeblikkeligt blive grøn, hver gang du skriver "Client A" i en celle med disse betingede fremhævningsregler.

For at være klar, ændrer dette ikke nødvendigvis funktionen af ​​dine data eller din tabel. Det hjælper bare med at gøre tingene klart visuelt og sparer dig tid.

Formatering af tal

Svarende til betinget fremhævning er formatering af tal i Numbers på Mac. Som standard vil alle de tal, du indtaster i Numbers, se relativt ens ud. Dog skal ikke alle tal formateres på samme måde. Du har datoer, tidspunkter, valutaer og procenter.

For at sikre, at disse tal ser ud, som de er beregnet til, kan du angive regler for formatering af forskellige celler og områder. For at konfigurere dette, vil du gerne sikre dig, at Format sidebjælken er åben, og du vil gerne vælge Celle i denne sidebar igen.

Du vil bemærke, at der nær toppen af ​​denne sektion af sidebjælken er en rullemenu mærket Dataformat. Når du vælger denne rullemenu, vil du se følgende muligheder:

Alt du skal gøre herfra er at vælge den formatering, du vil bruge til dine valgte celler. Fra da af vil dine celler automatisk blive formateret korrekt.

Og hvis du vælger Nummer fra rullemenuen kan du endda vælge antallet af decimaler, der vises. Dette kan være virkelig nyttigt til at vise oplysninger, som du ønsker det vist.

Filtrering

En anden nyttig visningsmulighed i Numbers på Mac er filtrering. Filtrering, i lighed med pivottabeller, giver dig mulighed for kun at vise de oplysninger, der er relevante for dig. For eksempel kan du bruge filtrering til at skjule udgifter, du ikke har råd til, kun vise de kunder, du skylder, eller vise alle kommende poster.

Med andre ord giver det dig mulighed for at udfylde alle dine data og derefter filtrere gennem dem baseret på regler, du vælger.

Når du opretter filtreringsregler, har du to muligheder:

• Hurtige filtre: Disse er automatisk genererede filtreringsregler, der vises baseret på de data, du har indtastet i din tabel. De er nyttige, når du bare hurtigt vil filtrere visse oplysninger fra og ikke nødvendigvis ønsker at organisere dit datasæt på en bestemt måde.
• Filtreringsregler: Filtreringsregler er på den anden side regler, som du opretter for din tabel/datasæt. De er mere permanente, strukturerede og kan tilgås, når du har brug for dem.

For at bruge hurtige filtre skal du vælge en kolonne med data eller en specifik celle, holde markøren over det tilsvarende kolonnebogstav og derefter klikke på pilen, der vises ved siden af ​​kolonnebogstavet. Dette åbner en rullemenu, som du finder Hurtigt filter muligheder.

Vælg det, og vælg derefter blandt de tilgængelige filtreringsmuligheder, det præsenterer for at ændre de synlige data. Dataene bliver ikke slettet eller ændret, bare skjult.

For filtreringsregler skal du vælge den kolonne, række eller celler, du vil filtrere. Højreklik derefter på dem og vælg Vis filterindstillinger.

Dernæst kan du i sidebjælken (som burde have ændret sig til at vise filtreringsmuligheder) tilføje et filter til en kolonne efter eget valg. Ligesom med betinget fremhævning, kan du oprette regler, der giver dig mulighed for at vise/skjule data strategisk.

Mestring af COUNTIF i Numbers på Mac

En af de mest kraftfulde funktioner i Numbers på Mac er COUNTIF. Teknisk set er der andre "IF"-funktioner, men når du først forstår, hvordan COUNTIF fungerer, vil du også kunne finde ud af resten.

I bund og grund tillader COUNTIF brugere at anvende en formel på en række tal, men også at udelukke tal, der ikke opfylder visse betingelser. Så du "COUNT" numre "HVIS" de opfylder dine betingelser.

For eksempel kan du bruge dette til kun at tælle dine salg, der er større end 100 USD, ignorere kunder, der har brugt mindre end 10 USD, eller kun se på betalinger, der ikke er blevet behandlet.

For at bruge en COUNTIF-funktion skal du klikke Indsæt øverst på skærmen, så Formel, derefter Ny formel. Dette vil ændre sidebjælken til at vise alle de formler, der er tilgængelige for dig. I søgefeltet i dette sidepanel skal du skrive "IF" og trykke Vend tilbage.

Når du gør dette, vil du se funktioner som IF, SUMIF, AVERAGEIF og selvfølgelig COUNTIF. Det er alle funktioner, der udnytter IF-funktionen, så vælg bare den, der passer til dine behov.

Du vil bemærke, at der også er "-IFS" funktioner. Disse fungerer mere eller mindre på samme måde, bortset fra at de giver dig mulighed for at kontrollere flere samlinger for flere samlinger i stedet for en enkelt samling for en enkelt betingelse.

Brug af VLOOKUP

Næste er VLOOKUP. VLOOKUP er en hæftefunktion i Excel, og det er en, som dem, der bruger Numbers på Mac, gerne vil lære at kende. Når du først er det, vil du finde dig selv at bruge denne funktion hele tiden.

For dem, der ikke ved det, er VLOOKUP en funktion, der giver dig mulighed for at slå et bestemt stykke data op, der svarer til et andet stykke data. Du kan f.eks. slå timeprisen op (kolonne B), der debiteres en klient (kolonne A).

Derfra kan du bruge den værdi, du har slået op i en anden funktion. Så det er en fantastisk måde at begynde at organisere og transponere stykker data omkring dit datasæt.

For at bruge VLOOKUP skal du gense trinene i den sidste teknik, vi dækkede. Vælg Indsæt øverst på skærmen, og vælg derefter Formel og Ny formel. Dette skulle ændre dit sidepanel til at vise formelvalgspanelet.

I dette panels søgelinje skal du skrive "VLOOKUP" og trykke på Vend tilbage på dit tastatur. Du skulle se VLOOKUP vises med det samme.

Gå videre og vælg VLOOKUP for at begynde at oprette formlen i en celle efter eget valg.

For at få denne funktion til at fungere, skal du udfylde følgende oplysninger:

• Søge efter: Det er her, du skal indtaste den værdi, du vil finde. Du kan indtaste et tal eller en REGEX-streng. Hvis du ikke er bekendt med REGEX, dette indlæg vil få dig op i fart.
• Kolonneområde: Det næste afsnit er valget af celler, som du skal søge igennem. Så angiv hvilke celler du vil finde Søge efter indhold i.
• Returkolonne: Returkolonnen er, hvor du skal angive, hvilket stykke data du vil have returneret. For eksempel, hvis du leder efter nogens Timeløn (Kolonne A), så vil du måske faktisk trække værdien indeholdt i kolonne B, som har det dollarbeløb, de tjener. Med andre ord er dette den værdi, der angiver, hvilket stykke data denne funktion vil returnere.
• Tæt kamp: Denne parameter giver dig mulighed for at vælge, hvor meget spillerum du giver til de data, din VLOOKUP-formel finder. Sig for eksempel, at du leder efter tallet "5.5", men formlen finder "5.6" i stedet. Du kan bruge Tæt kamp for at beslutte, om dette vil dukke op som en fejl, eller om du vil tælle det som værende nøjagtigt nok.

Og det er det! VLOOKUP kan være lidt vanskelig at få styr på, men når du først gør det, vil det være et virkelig kraftfuldt værktøj i dit arsenal. Så brug meget tid med den, indtil du er tryg ved at bruge den. Jeg har fundet ud af, at Reddit-fællesskaber til Excel og Numbers har en masse indsigt i, hvordan VLOOKUP fungerer, hvis du har brug for lidt ekstra læsning.

Samarbejde med kolleger

En af de enkleste avancerede teknikker, vi kommer til at dække i denne tutorial om Numbers på Mac, er samarbejde. I de seneste opdateringer har Apple tilføjet muligheden for, at brugere kan samarbejde med hinanden i Numbers.

At gøre dette er en super nem og god måde at gøre dig og dit team mere produktive. For at gøre dette skal du blot klikke på Samarbejde knappen på værktøjslinjen og del adgangen til dit regneark med andre via e-mail, tekst eller AirDrop.

De personer, du samarbejder med, skal have en Apple-enhed, helst en Mac eller iPad, selvom en iPhone også fungerer.

Når du samarbejder om en Numbers-fil, vil du kunne se de nøjagtige redigeringer og bidrag, som andre har lavet. Dette er fantastisk til at dele dokumenter med folk, arbejde på den samme fil ved hjælp af forskellige enheder eller på forskellige tidspunkter og holde dit team på arbejdspladsen forbundet.

Tilføjelse af AppleScript til Numbers

Sidst, men ikke mindst, er en ret avanceret teknik til Numbers på Mac at bruge AppleScript med dine regneark. For dem, der ikke ved det, er AppleScript et grundlæggende scriptsprog fra Apple, der kan bruges til at automatisere visse opgaver.

For dem, der er fortrolige med Excel, har du måske erfaring med makroer. Makroer giver dig mulighed for at automatisere grundlæggende opgaver, såsom indtastning af tal eller opdatering af oplysninger. Det er en fantastisk tidsbesparelse og en, der er indbygget i Excel.

Desværre har Apple endnu ikke indbygget en funktion, der ligner Numbers. I stedet skal du stole på AppleScript.

Den gode nyhed er, at AppleScript er ret simpelt. Hvis du allerede har noget programmeringserfaring, burde du være i stand til at hente det ret hurtigt. Og hvis du ikke gør det, kan du enten lære det grundlæggende eller kopiere kode, som andre har skrevet online.

Ligesom meget af det, der står i denne artikel, har vi ikke tid til at gå på et dybt dyk i alle de ting, du kan gøre med AppleScript i Numbers. Bare ved, at hvis du finder dig selv i at udføre en masse gentagne opgaver i Numbers, kan du bruge AppleScript til at begynde at overføre det arbejde til din computer.

Numre på Mac: At blive en professionel

Og det er det! Ved at mestre de teknikker, der er skitseret i dette indlæg, kan du begynde at skærpe dine færdigheder i Numbers på Mac og gøre fremskridt mod at blive en ægte professionel. Selvom nogle af disse koncepter kan være svære at pakke hovedet rundt om i starten, er der gode chancer for, at du ender med at bruge en masse af disse ting på daglig basis.

Disse er gode teknikker at lære, hvis du ønsker at arbejde i Numbers eller Excel for at leve. Og for dem, der bare har brug for Numbers til projekter derhjemme, vil dette gøre dig i stand til at lave en lang række nye ting. Fortæl mig i kommentarerne nedenfor, hvordan du planlægger at bruge disse forskellige teknikker!

For mere indsigt, nyheder og vejledninger om alt, hvad Apple har, tjek resten af ​​AppleToolBox-bloggen.

Vi ses næste gang!